RMA Consultant

Focus van de rol: Het overbruggen van de kloof tussen wetgeving (beleid), de IV-organisatie en haar eindgebruikers (processen en cultuur) en de Microsoft-suite bestaan uit Purview, Exchange en SharePoint (techniek).

Kernverantwoordelijkheden voor de professional binnen het project:

• Definieren & Vertalen: Het leiden van workshops om de definities ('record', 'document', 'archiefstuk') en rollen (wie is eigenaar, wie mag vernietigen?) vast te leggen. Hierbij vertaalt de professional de formele eisen van de (nieuwe) Archiefwet naar begrijpelijke, dagelijkse taal voor de medewerkers.
• Architectuurontwerp: Het opstellen van de doelarchitectuur voor Records Management (RMA) binnen de Microsoft 365-omgeving van het (a)CBG, met oog op schaalbaarheid naar andere toepassingen.
• Inrichting & uitrollen van de pilot: Het functioneel configureren en testen van de gekozen pilot-applicatie binnen Microsoft Purview (o.a. met retentielabels en documentensets) en deze uitrollen naar productie voor de pilot onderdelen. Je denkt mee over een provisioning oplossing voor SharePoint teamsites naast labeling.
• Kennisoverdracht: Aangezien het (a)CBG nog geen Purview-kennis heeft, verwachten we van de professional een sterke educatieve rol. Het team wordt gaandeweg meegenomen in de mogelijkheden en beperkingen van het platform.

• Je beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met de modules Data Governance en Records Management van Microsoft Azure Purview.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het inrichten van Purview in combinatie met Exchange Online en/of SharePoint Online ten behoeve van (e-mail)archivering.

Wensen

• Mate waarin de professional ervaring heeft met het inrichten van recordmanagementprocessen in een regie-organisatie.
• Mate waarin de professional ervaring heeft bij het inrichten van E-mailarchivering bij overheidsinstellingen.
• Mate waarin de professional ervaring heeft met het vertalen van de archiefwet naar recordmanagement* *Heeft dus praktijkervaring en/of kennis van de archiefwet, en/of van de Capstone-methode en/of van de standaarden voor duurzame toegankelijkheid (zoals MDTO of DUTO).
• Mate waarin de professional beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).
• Mate waarin ervaring met het overbrengen van kennis en communiceren met verschillende soorten stakeholders: ICT-technici, functionele gebruikers, management.

Competenties

• Vertaler: Bezit het vermogen om complexe compliancy-regels te vertalen naar de praktijk, zodat medewerkers snappen waarom ze iets doen, zonder te verdrinken in jargon.
• Conceptueel & praktisch: Je kunt op strategisch/tactisch niveau meepraten over de doelarchitectuur, maar bent niet te beroerd om daarna zelf de labels in Purview aan te maken en te testen.
• Resultaatgericht: Sterk in het leiden van ontwerpsessies en het creëren van draagvlak bij stakeholders met verschillende belangen (IT, Legal, de Business) en levert concrete resultaten.
• Didactische vaardigheden: Je kunt zich verplaatsen in de schoenen van de verschillende doelgroepen van het (a)CBG (informatiebeheer, functioneel beheer, architectuur maar ook de eindgebruiker van onze applicaties) om kennis en vaardigheden effectief over te dragen aan anderen.
• Je kunt een bijdrage leveren aan het opstellen van Record Management-doelarchitecturen en het toetsen van compliance-eisen op applicatieniveau.

Het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) beoordeelt en bewaakt de werkzaamheid en veiligheid van geneesmiddelen voor mens en dier. Ook beoordeelt het CBG de veiligheid van nieuwe voedingsmiddelen voor de consument. Als onafhankelijke autoriteit reguleert het CBG de kwaliteit, werking en veiligheid van een medicijn, en stimuleert het CBG het juiste gebruik door de juiste patient. Daarbij zoekt het CBG nadrukkelijk de samenwerking met patienten, artsen, apothekers en wetenschappers. Het CBG bevindt zich in de frontlinie van de Europese ontwikkelingen op dit gebied. Iedereen die een medicijn gebruikt moet daarop kunnen vertrouwen. Dit is waar het CBG elke dag aan werkt, in Nederland en Europa. Het CBG is zelfstandig bestuursorgaan en wordt ondersteund door het agentschap College ter Beoordeling van Geneesmiddelen(aCBG) Het aCBG is onderdeel van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).

Het (a)CBG heeft begrippen en verantwoordelijkheden voor wat betreft records management (RM) op een hoog abstractieniveau gedefinieerd. In de praktijk zijn processen onvoldoende helder en er is nog geen Recordmanagementapplicatie (RMA) ingericht. Deze situatie bemoeilijkt het naleven van de Archiefwet en van de verplichtingen van e-mailarchivering.

Een expertgroep is in 2026 aan de slag gegaan om hieraan te werken onder leiding van de CIO Office en met vertegenwoordiging van Informatiebeheer, Informatiemanagement, Architectuur en Informatiebeveiliging en Privacy (IB&P). Er is besloten om een proefproject met een pilot-applicatie uit te voeren om de RM-processen te ontwikkelen samen met de implementatie van een technische oplossing. Voor dit pilotproject bestaat het team uit: projectleider, CIO-adviseur, informatiebeheerspecialisten, information architect, informatiemanager, functioneel beheerder, infrastructuur engineer (van leverancier). Het (a)CBG heeft haar infrastructuur en het beheer daarvan uitbesteed aan een externe partij en dus is hiervan afhankelijk.

Om de pilot tot een succes te maken, zoekt het CBG een zeldzame combinatie: iemand die zowel de juridische taal van de Archiefwet begrijpt, als de knoppen van Microsoft Purview beheerst. Minstens zo belangrijk: iemand die over voldoende didactische vaardigheden beschikt om zijn/haar kennis duurzaam over te dragen, zodat wij als organisatie zelfstandig verder kunnen op dit onderwerp.

De scope die gekozen is voor de pilot bestaat uit de Microsoft 365 applicaties Exchange Online en SharePoint Online in combinatie met twee modules van Azure Purview, Data lifecycle management en Records management. Voor het eind van het jaar willen wij ten minste emailarchivering hebben ingericht.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het tarief.