De afdeling Telefonie staat aan de vooravond van de implementatie van een nieuwe Contact Center as a Service (CCaaS)-oplossing. Om de inrichting en implementatie van deze nieuwe omgeving succesvol te laten verlopen, is een gedetailleerde beschrijving en harmonisatie van processen, datadefinities en stuurinformatie noodzakelijk.
Voor deze opdracht zoekt de afdeling Telefonie een ervaren processpecialist / business consultant Klantcontact/contact center. De professional brengt bestaande processen, werkwijzen, definities en informatiebehoeften in kaart, analyseert deze en vertaalt deze naar uniforme, toekomstbestendige procesbeschrijvingen die als basis dienen voor de inrichting van de nieuwe CCaaS-oplossing.
De opdracht omvat zowel het beschrijven van de huidige situatie als het identificeren en uitwerken van noodzakelijke verbeteringen in processen, definities en stuurinformatie. Daarbij ligt de focus op het creëren van een eenduidige en hoogwaardige basis voor de toekomstige contactcenteromgeving.
Je opereert als inhoudelijk specialist voor de afdeling Telefonie en hebt geen verantwoordelijkheid voor projectleiding, programmasturing of implementatiemanagement.
Werkzaamheden
- Inventariseren, analyseren en beschrijven van bestaande klantcontactprocessen.
- Uitwerken van inbound- en outbound contactstromen.
- Beschrijven van agentprofielen, skillstructuren, routeringsprincipes en IVR-structuren.
- Vastleggen van processen rondom capaciteitsmanagement, forecasting en personeelsplanning.
- Inventariseren, beschrijven en uniformeren van KPI-definities en prestatie-indicatoren.
- In kaart brengen van databronnen, datastromen en rapportageprocessen.
- Vastleggen van de informatiebehoeften van verschillende gebruikersgroepen.
- Opstellen van procesdocumentatie, werkinstructies en definities die gebruikt kunnen worden als input voor de implementatie van de nieuwe CCaaS-oplossing.
- Signaleren van inconsistenties, onvolledigheden en kwaliteitsproblemen in bestaande processen, rapportages en datadefinities.
- Formuleren van verbetervoorstellen ten behoeve van standaardisatie, datakwaliteit en sturing.
- Afstemmen met operationele medewerkers, teamleiders, planners, forecasters, kwaliteitsmedewerkers, controllers, analisten en overige stakeholders.
- Signaleren van kansen om processen, werkwijzen en stuurinformatie toekomstbestendig in te richten, passend bij de ontwikkeling naar een moderne contactcenterorganisatie en de implementatie van.
Beoogd resultaat
- Gevalideerde IST-processen voor alle relevante klantcontactstromen.
- Ontworpen en afgestemde SOLL-processen voor de toekomstige contactcenterorganisatie.
- Processen sluiten aan op de vastgelegde klantreizen en routeringsprincipes (zover die al zijn uitgewerkt).
- Eenduidige KPI-, rapportage- en datadefinities inclusief governance en eigenaarschap.
- Gedocumenteerde databronnen, informatiestromen en systeemafhankelijkheden.
- Beschreven functionele uitgangspunten voor routing, workforce management, rapportages en kanaalinrichting.
- Procesdocumentatie die geschikt is als basis voor de inrichting van de nieuwe CCaaS-oplossing.
- Inzicht in benodigde integraties met o.a. WFM- en BI-oplossingen.
- Een samenhangend procesontwerp dat direct bruikbaar is als basis voor de inrichting en implementatie van de nieuwe CCaaS-oplossing.