Omschrijving

In het kader van een recent adviesrapport over de organisatiestructuur van ArtEZ wordt het Bestuursbureau versterkt. Om de bestuurssecretaris en beleidsadviseur/adjunct-secretaris meer ruimte te geven voor strategische advisering van het College van Bestuur en de organisatie in den brede, wordt de afdeling uitgebreid met een adjunct-secretaris, in eerste instantie tijdelijk. Doel van deze tijdelijke uitbreiding is mede om het gewenste takenpakket en omvang voor een structurele versterking van de afdeling scherp te krijgen.

Als adjunct-secretaris fungeer je als rechterhand van de bestuurssecretaris. Je maakt deel uit van het Bestuursbureau, dat naast deze nieuwe functie bestaat uit de bestuurssecretaris, een beleidsadviseur/adjunct-bestuurssecretaris, drie managementassistenten, de ambtelijk secretaris MR, een coördinator medezeggenschap en de Functionaris Gegevensbescherming.

Taken en verantwoordelijkheden

Voorbereiden en verslagleggen van de vergaderingen van het College van Bestuur, in goede afstemming met de managementassistenten, de bestuurssecretaris en de aandragers van agendapunten.
Communiceren van besluiten aan betrokkenen en de organisatie.
Uitzetten, bewaken en uitvoeren van actiepunten.
Mede voorbereiden van de Planning- & Controlgesprekken met de verschillende eenheden van ArtEZ (in afstemming met de bestuurssecretaris, concern controller en de afdeling Control & Advies) en het verzorgen van de verslaglegging hiervan.
In voorkomende gevallen ondersteunen van andere vergaderingen en overleggen op instellingsniveau.
In samenwerking met collega's van het bestuursbureau of andere afdelingen inhoudelijk en procesmatig voorbereiden en opstellen van bestuursbesluiten op verschillende terreinen.
Op eigen initiatief of op verzoek voorstellen doen voor het vormgeven en verbeteren van besluitvormings- en organisatorische processen, inclusief archivering van besluiten en documenten.
Het toevoegen van een juridische blik op verschillende terreinen, waarbij waar nodig gespecialiseerd extern juridisch advies wordt ingewonnen.

Eisen

Je gaat akkoord met de procedure en inhuurvoorwaarden (o.a. all-in tariefstelling wat betreft reiskosten woon-werkverkeer).
Je gaat akkoord met het ondertekenen van een integriteitsverklaring bij gunning.
Je bent akkoord dat deze opdracht voor 32 uur per week wordt uitgevoerd gedurende de gevraagde periode.
Je bent in bezit van een officiële geldige (Nederlandse) Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) conform het bij de opdracht behorende screeningsprofiel.
Je voegt een zelf geschreven motivatie toe aan het CV.
Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift op minimaal taalniveau C2 conform het Europees referentiekader van het CEFR.
Je beheerst de Engelse taal in woord en geschrift op minimaal taalniveau C1 conform het Europees referentiekader van het CEFR.
(School)vakanties worden niet vergoed en kunnen derhalve niet in rekening gebracht worden (drie verplichte vrije weken).

Wensen en competenties

Wensen

Je hebt Hbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur een juridische opleiding. (5 Punten)
Je hebt enkele jaren werkervaring als secretaris of beleidsmedewerker, bij voorkeur in het hoger onderwijs. (8 Punten)
Je hebt affiniteit met de kunsten.
Je hebt een uitstekende beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels in woord en geschrift.
De professional wordt in loondienst aangeboden. (5 Punten)

Competenties

Zorgvuldig en werkt met oog voor detail.
Integer; je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
Flexibel; je kunt goed kunnen inspelen op onverwachte omstandigheden.
Zelfstandig, proactief en resultaatgericht.
Een goede planner, die hoofd- en bijzaken onderscheidt en gemakkelijk de juiste prioriteiten stelt.

Organisatie en team

In het kader van een recent adviesrapport over de organisatiestructuur van ArtEZ wordt het Bestuursbureau versterkt. Om de bestuurssecretaris en beleidsadviseur/adjunct-secretaris meer ruimte te geven voor strategische advisering van het College van Bestuur en de organisatie in den brede, wordt de afdeling uitgebreid met een adjunct-secretaris.

Je maakt deel uit van het Bestuursbureau, dat naast deze nieuwe functie bestaat uit de bestuurssecretaris, een beleidsadviseur/adjunct-bestuurssecretaris, drie managementassistenten, de ambtelijk secretaris MR, een coördinator medezeggenschap en de Functionaris Gegevensbescherming.

Gespreksinformatie

De beste aanbiedingen worden door de manager uitgenodigd voor een intake. Het gesprek betreft een toetsing op de gunningscriteria.

Overige informatie

Benodigd aantal professionals: 1

Hybride werken: Nee

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 3 maanden worden verlengd.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

CV eisen

Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de professional. Dit in het Nederlands opgesteld en in Word of PDF-formaat van maximaal 5 pagina's A4. De administratieve partner behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het CV voorkomen. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.

Overig

Bij gunning dien je een Verklaring Betalingsgedrag van de Belastingdienst te kunnen overleggen. Deze mag niet ouder zijn dan 3 maanden. Indien de opdracht verlengd wordt dien je een nieuwe Verklaring Betalingsgedrag te overleggen.

Hieronder vind je meer informatie over het aanmeldproces en antwoorden op veelgestelde vragen. Niet gevonden wat je zoekt? Neem dan contact op met Nina de Jong via nina.dejong@kbenp.nl of met Susan Peschier via susan.peschier@kbenp.nl.