Projectmanagement Ondersteuner I&I

Bij de afdeling ICT&Informatievoorziening (I&I) lopen vele projecten. Hiermee zetten we de kaders neer voor de realisatie van o.a. de VRU-brede informatiestrategie, het compliancy-programma van Informatiebeveiliging en interne I&I-projecten. Daarnaast lopen er meerdere projecten in opdracht van de business zoals vervanging of uitbreiding van softwareapplicaties. Het team InformatieVoorziening en met name de informatiemanagers spelen hierin een cruciale rol. Deze informatiemanagers, de (deels ingehuurde) projectleiders en de teamleider ga jij helpen om effectiever en gestructureerder te werken.

Geen week is hetzelfde in deze functie, maar je bent altijd bezig met overzicht creëren en voortgang bewaken. Zo start je bijvoorbeeld met het bijwerken van de projectplanning en actielijsten: wat is afgerond, wat staat er op stapel, en waar lopen we mogelijk vast? Je houdt in de gaten wat er speelt, signaleert knelpunten en zorgt dat deadlines in zicht blijven. Als je proactief al kan inspringen op een voorzien knelpunt, dan ga je daar gelijk al mee aan de slag.

Daarnaast plan en bereid je overleggen en werkbezoeken voor: je stemt agenda's af, regelt locaties of online bijeenkomsten, en zorgt dat iedereen goed voorbereid aanschuift. Tijdens de overleggen maak je heldere verslagen en noteer je actiepunten die je daarna netjes verwerkt in het digitale projectdossier.

Je werkt nauw samen met projectleiders, teamleiders, informatiemanagers en andere collega's. Ondersteuners zoals jij werken vaak op meerdere projecten tegelijk en zijn ook inzetbaar voor regelwerk in de lijnorganisatie. Met jouw scherpe blik en praktische aanpak draag je bij aan een professionele projectstructuur en meer structuur en ordening op de afdeling. Ook denk je graag mee over hoe dingen beter of slimmer kunnen in de uitvoering. Dankzij jouw ruime ervaring in het werkveld kun je je geleerde lessen mooi toepassen in de praktijk.

Je bent de enige projectondersteuner binnen I&I, maar er zijn andere projectondersteuners aan de slag binnen de Veiligheidsregio Utrecht die je kunnen helpen je weg te vinden. Daarnaast heb je contact met externe partijen en met je collega's binnen de hele VRU.

Kortom: in jouw week draait het om overzicht, ondersteuning en structuur, zodat plannen ook écht werkelijkheid worden.

• Je stelt zich voor in een persoonlijke motivatie en waarom je geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door jouzelf. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden. In de motivatie dienen de volgende elementen concreet benoemd te worden;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteuner, projectmedewerker, projectsecretaris of PMO-medewerker;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het ondersteunen van diverse en gelijktijdige ict/IV projecten;
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en notuleren van project-, stuurgroep- of werkgroepoverleggen;
• Aantoonbare werkervaring met het bewaken van projectplanningen, actielijsten, voortgangsrapportages en projectdossiers;
• Aantoonbare werkervaring met microsoft office elementen, benoem dit concreet in het cv.

Wensen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris of PMO-medewerker (25 punten);
• Aantoonbare werkervaring binnen ICT-, informatievoorzienings-, digitaliserings- of automatiseringsprojecten. Benoem hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken volgens een projectmethodiek, zoals PRINCE2, Agile, Scrum of vergelijkbaar. Benoem dit duidelijk in het cv (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het beheren van projectadministraties, projectdossiers, planningen en voortgangsrapportages. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv (15 punten);
• Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie, veiligheidsregio of vergelijkbare publieke organisatie (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren en coördineren van bijeenkomsten, werksessies, projectoverleggen of bestuurlijke overleggen. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het cv (10 punten);
• Een aantoonbare afgeronde opleiding (10 punten).
  • Geen herleiding (0 punten);
  • een mbo 4 opleiding (5 punten);
  • een hbo bachelor opleiding (10 punten).

Competenties

• Analyserend vermogen;
• Nauwkeurigheid;
• Samenwerkingsgericht;
• Plannen en organiseren;
• Integriteit;
• Resultaatgerichtheid;
• Servicegerichtheid;
• Kritisch.

Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een samenwerkingsverband van de 26 Utrechtse gemeenten. Dagelijks zetten wij ons in voor de veiligheid van iedereen die in onze regio woont, werkt of verblijft. Dit doen wij met bevlogen centralisten op de 112-meldkamer, brandweermensen in het veld en specialisten op het gebied van risicobeheersing, crisisbeheersing en geneeskundige hulpverlening.

Onze maatschappelijke verantwoordelijkheid is groot. Burgers vertrouwen op onze professionaliteit, zeker wanneer het er écht toe doet. Samen met onze partners streven we continu naar verbetering, vernieuwing en samenwerking.

De afdeling I&I (Informatievoorziening & ICT) bevindt zich in een ontwikkeltraject dat aansluit op de organisatiebrede ontwikkelkoers waarin informatiegestuurd werken centraal staat. Het realiseren van onze ambitieuze ontwikkelagenda vraagt veel betrokkenheid, initiatief en innovatie van I&I. Daar is geavanceerde ICT-technologie en -ontwikkeling voor nodig.

Het team Informatievoorziening (IV) is één van de twee teams binnen de afdeling Informatievoorziening & ICT (I&I) en bestaat uit drie subteams: informatiemanagement, informatiebeheer en functioneel beheer. Je werkt met informatieadviseurs, informatiearchitecten, data engineers, informatiebeheerders en functioneel beheerders.

Er is bij het team IV veel in beweging. Vanwege de ambitie van de VRU om meer op basis van informatie te gaan werken en omdat de wereld om ons heen verder digitaliseert, wordt het belang van een meer volwassen Informatiebeheer, Informatiemanagement en Functioneel beheer steeds groter. Bij team IV zijn we hard bezig om de voorwaarden daarvoor vorm te geven. Er loopt een programma met vele deelprojecten en ook de basis moet op orde komen. In deze sfeer van 'schouders eronder' is het team bezig grip te krijgen op de eigen rollen, de workload, en de bedrijfsvoeringsprocessen om zodoende verder te professionaliseren.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV's van de professionals die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:
• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. De beste drie professionals worden uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie.

Planning
De gesprekken bij de VRU zijn gepland op 14 of 15 september 2026. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 11 september 2026 bericht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 6 maanden worden verlengd.

Hybride: De opdracht wordt vervuld op nader in te vullen werkdagen, in ieder geval op maandag. Dit impliceert dat maandag een kantoordag is.

Overig algemeen:

• De VRU kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• De opdracht wordt vervuld op nader in te vullen werkdagen, in ieder geval op maandag.