Twee opvangcoördinatoren voor Oekraïense ontheemden

De gemeente Oegstgeest biedt sinds 2022 opvang aan Oekraïense ontheemden als onderdeel van de landelijke opvangopgave. Hiervoor zijn twee opvanglocaties ingericht: het Dienstencentrum (70 bewoners) en het Hoefijzergebouw (64 bewoners).

Om de continuïteit en kwaliteit van de opvang te waarborgen, is de gemeente op zoek naar twee opvangcoördinatoren. Je bent als opvangcoördinator eindverantwoordelijk voor de opvang van Oekraïense bewoners op beide locaties. De wijze waarop deze verantwoordelijkheid wordt ingevuld verschilt echter per locatie.

Op de locatie Dienstencentrum ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie, uitvoering en de totale exploitatie van de opvanglocatie. Vanuit een zichtbare en toegankelijke aanwezigheid op de locatie draag je bij aan een veilige, stabiele en leefbare opvangomgeving voor bewoners. Je coördineert de dagelijkse gang van zaken, signaleert en adresseert knelpunten en onderhoudt contacten met bewoners, medewerkers en samenwerkingspartners. Daarnaast werk je nauw samen met het facilitair beheer.

In het Hoefijzergebouw wordt de woon- en programmabegeleiding uitgevoerd door het COA. Daar ben je niet verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie, maar blijf je wel eindverantwoordelijk voor de opvang en initieer je periodiek overleg met de locatiemanager van het COA.

De functie wordt uitgevoerd door twee opvangcoördinatoren die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de opvang. Beide coördinatoren zijn 24 uur per week inzetbaar en hebben één vaste overlappende werkdag voor afstemming en overdracht.

Taken en verantwoordelijkheden

Voor de locatie Dienstencentrum:

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor bewoners bij vragen, zorgen en praktische zaken en het vervullen van een signalerende en doorverwijzende rol.
• Bieden van een luisterend oor en een vertrouwde gesprekspartner zijn, met begrip voor de persoonlijke verhalen en uitdagingen van elke bewoner.
• Ontvangen van nieuwe bewoners en verzorgen van een passende introductie.
• Zorgdragen voor een veilige, leefbare en respectvolle woonomgeving en signaleren van knelpunten, incidenten en ontwikkelingen en waar nodig zorgen voor opvolging of opschaling.
• Onderhouden van contacten met gemeentelijke collega's, facilitair beheer, beveiliging, regiogemeenten, inwoners, externe partners, vrijwilligersorganisaties en andere betrokken partijen.
• Afstemmen met gemeentelijke overleggroepen over werkafspraken, casuïstiek en benodigde maatregelen.
• Organisatie en afstemming rondom (doorverwijzing voor) afspraken rondom onder meer onderwijs, medische zorg en andere voorzieningen voor bewoners.
• Bijhouden en verwerken van mutaties in de bezetting van de opvanglocaties.
• Afstemmen van de inzet en coördinatie van vrijwilligers.
• Bevorderen van heldere communicatie tussen alle betrokken partijen.

Voor de locatie Hoefijzergebouw:

• Fungeren als gemeentelijk aanspreekpunt voor de locatiemanager van het COA en periodiek afstemmen over de uitvoering van de opvang, ontwikkelingen op locatie en eventuele aandachtspunten.
• Organiseren en faciliteren van structureel overleg tussen de gemeente en het COA en zorgen voor goede afstemming over verantwoordelijkheden, werkafspraken en signalen vanuit de locatie.
• Beschikbaar zijn als sparringpartner voor het COA bij vraagstukken, knelpunten of situaties waarin aanvullende afstemming met de gemeente nodig is.
• Ondersteunen bij incidenten, complexe casuïstiek en andere situaties waarbij opschaling binnen de gemeente of regio nodig is.
• Verbinden van het COA met gemeentelijke betrokkenen, regionale partners en regiogemeenten wanneer aanvullende inzet, besluitvorming of afstemming nodig is.
• Bewaken van de gemeentelijke betrokkenheid en verantwoordelijkheid voor de opvang van Oekraïense bewoners op de locatie.

Gedurende de looptijd van de overeenkomst zullen de bewoners verhuizen naar een nieuwe opvanglocatie. Je speelt een belangrijke rol in deze overgang en bent verantwoordelijk voor:

• Het begeleiden van bewoners bij de verhuizing naar de nieuwe locatie.
• Het coördineren van de operationele overgang.
• Het afstemmen van gewijzigde afspraken rondom beveiliging en facilitair beheer.

Profiel

De gemeente zoekt zelfstandige, flexibele en daadkrachtige professionals die gemakkelijk schakelen tussen bewoners, de gemeentelijke organisatie en externe partners. Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en weet zowel in de dagelijkse praktijk als tijdens incidenten rust, overzicht en structuur te behouden. Door een betrokken en proactieve houding lever je een belangrijke bijdrage aan een veilige en leefbare opvang.

• Je bent geen ZZP'er en bent dus in loondienst.
• Je bent beschikbaar per de uiterlijke startdatum van 1 november 2026.
• Je beschikt over minimaal drie jaar werkervaring in een coördinerende rol.
• Je beschikt over hbo-werk en denkniveau.

Wensen

• Je hebt ervaring met de doelgroep nieuwkomers.
• Je beschikt over communicatieve en schriftelijke adviesvaardigheden.
• Je bent organisatorisch sterk.
• Je kunt zelfstandig je werk uitvoeren en kunt goed samenwerken.
• Toelichting op de motivatie om de rol van opvangcoördinator van een opvang voor Oekraïners op te nemen.
• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen in het dagelijks coördineren van de opvanglocatie voor Oekraïense ontheemden.
• Beheersing van de Nederlandse taal en interculturele communicatie. Beheersing van de Oekraïense taal is een pré.

Competenties

• Motivatie en affiniteit met de functie en doelgroep, waaronder ervaring met het coördineren van werkzaamheden en het aansturen van processen binnen een opvang- of maatschappelijke omgeving.
• Communicatieve en samenwerkingsvaardigheden, waaronder het voeren van gesprekken met bewoners, collega's en ketenpartners.
• Organisatorisch vermogen en prioritering, waaronder het behouden van overzicht in een dynamische omgeving.
• Zelfstandigheid, besluitvaardigheid en eigenaarschap.
• Flexibiliteit, stressbestendigheid en het vermogen om adequaat te handelen bij onverwachte situaties.

Het cluster Interne Dienstverlening en Advisering (IDA) van de gemeente Leiden voert deze aanbestedingsprocedure uit. De gemeente Leiden treedt op als vertegenwoordiger van de aanbestedende dienst(en): de gemeente Leiden, gemeente Leiderdorp, gemeente Oegstgeest, gemeente Zoeterwoude, DZB, Holland Rijnland en Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland. De overeenkomst wordt gesloten met de aanbestedende dienst (gemeente Oegstgeest).

De gesprekken met kandidaten staan gepland op 24 augustus 2026.

Je wordt voor het gesprek uitgenodigd wanneer je op basis van het CV en de beantwoording van de gunningscriteria beoordeeld bent met een '8' of hoger.

Optie tot verlenging: De opdracht heeft een duur van 12 maanden met een optie tot verlenging van maximaal 2 keer 12 maanden.

Hybride: Thuiswerken is in overleg mogelijk. Hierbij geldt dat dit geen standaardonderdeel van de functie is.

Overig algemeen:

Voor de uitvoering van deze opdracht is een geldige VOG-P verplicht. Je verklaart ermee akkoord te gaan dat voor de functie een VOG-P vereist is. De kosten voor het aanvragen van de VOG-P komen volledig voor jouw rekening. Je dient een goedgekeurde VOG-P aan te tonen binnen 14 kalenderdagen na gunning.