Projectondersteuner

Wat houdt je functie in?

Je ondersteunt projectmanagers en/of projectteams in de organisatie die zich bezighouden met gebiedsontwikkelingen, anterieure projecten of gemeentelijke projecten. Je gaat ondersteunen op projectbeheersingsaspecten zoals de financiën, planning en documentmanagement. Van een aanzet tot een voortgangsrapportage tot aan een praktische basistaak om in het financieel systeem verplichtingen aan te maken, te coderen en de facturatie in het proces te bewaken. Je werkt samen met 4 collega-projectondersteuners. Jullie zijn elkaars back-up. Ook ben je bereid om aanwezig te zijn bij overleggen die in de avond of incidenteel in het weekend plaatsvinden. In verband met de ambtelijke fusie dit jaar met de gemeente Wijdemeren, kan je ook voor de projecten uit die gemeente ingezet worden.

Wat ga je concreet doen?

• Je beheert de agenda van het projectteam voor in- en externe overleggen. Denk hierbij ook aan het plannen van complexe afspraken tussen de gemeente, inwoners, bedrijven en organisaties;
• Je notuleert deze overleggen en stelt verslagen en actielijsten op;
• Je bewaakt mijlpalen en deadlines in het project en zorgt dat gemaakte afspraken na worden gekomen;
• Je houdt je bezig met het opzetten en onderhouden van digitale archieven in het zaaksysteem en in Teams;
• Je geeft ondersteuning op projectbeheersing en bereidt projectrapportages voor;
• Ook ondersteun je in de planning, plaatsing en verwerking van stukken in Ibabs;
• Je ondersteunt in de communicatie rond het project, je houdt de mailbox van het project bij en verzorgt mailings aan bewoners en organiseert bijeenkomsten met externen/bewoners;
• Verder houd jij je bezig met het aanmaken van inkoopopdrachten, verplichtingen en coderen van facturen in Key2Financiën en toets je of de inkoopopdracht binnen de budgetten passen;
• Daarnaast ondersteun je in het omgevingsmanagement, houd je de eisen en wensen van stakeholders bij en ben je de vraagbaak voor in- en externe contacten.
• Je regelt locaties voor vergaderingen, eventueel de catering en zorgt ervoor dat externen zijn aangemeld via Topdesk.

• Een aantoonbare afgeronde HBO bachelor opleiding;
• Aantoonbare werkervaring met MS-Office en Share-point (benoem dit duidelijk in het cv);
• Beschikbaar per maandag 21 september 2026 voor minimaal 32 uur per week gedurende gehele opdracht inclusief mogelijke verlengingen;
• Minimaal 50% van de werktijd op kantoor aanwezig zijn;
• Een maximum uurtarief van €75,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon- en werkverkeer.

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteuner bij een overheidsinstelling (50 punten);
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke organisatie op het gebied van gebiedsontwikkeling/openbare ruimte (30 punten);
• Aantoonbare werkervaring met de systemen iBabs en Case (benoem dit duidelijk in het cv) (20 punten).

Competenties

• Goed kunnen plannen en organiseren
• Zelfstandig
• Hands-on mentaliteit

Samen sterker!

Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.

De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de 5 offertes van de professionals die in de vorige stap zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) professionals die op basis van deze gunningscriteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. De overige professionals worden in eerste instantie niet uitgenodigd voor een gesprek en ontvangen een voorlopige afwijzing. Zij nemen plaats in de zogenaamde wachtkamer.

Stap 2: Selectiegesprek
Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De opdrachtgever verifieert in het selectiegesprek of de betreffende professional (inderdaad) voldoet aan het gewenste profiel (knock-outcriteria en de gunningscriteria). De opdrachtgever beoordeelt de betreffende professional in onderlinge vergelijking op de in de inhuuropdracht genoemde competenties.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 24 augustus 2026, 13:00 uur. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk 24 uur voor de gespreksdatum bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: 2 x 5 maand(en)

Hybride: Minimaal 50% van de werktijd op kantoor aanwezig zijn. De opdracht wordt vervuld op maandag tot en met vrijdag, in overleg.

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning. De opdrachtgever verwacht dat dit tarief ligt rond de 75 euro.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.
• We vergoeden geen reiskosten aan de professional die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het 'DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN'.
• 'Bring your own device' is van toepassing. Dit houdt in dat de professional die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.