AFAS specialist

Gemeente Haarlemmermeer werkt met het goede gesprek: onze manier om met elkaar in gesprek te gaan over talent en energie, werk, ontwikkeling en toekomst. De cyclus bestaat uit een startgesprek (vooruitkijken en afspraken maken), een evaluatiegesprek (terugkijken en reflecteren) en afstemmomenten (tussentijdse voortgangsgesprekken). Sinds 2025 werkt de gemeente met AFAS als HRM-systeem. We zoeken nu consultants die ons kunnen helpen bij het ontwikkelen en implementeren van workflows binnen AFAS die het goede gesprek ondersteunen voor onze circa 1400 FTE medewerkers. We hebben een duidelijke visie op het goede gesprek (zie bijgevoegde documenten: veranderagenda, handreiking en gesprekskaart). Tot op heden is deze visie ondersteund met een aparte applicatie. We zoeken nu consultants deze visie kunnen vertalen naar werkende workflows in AFAS. We zoeken een duo van consultants (in onze ogen de beste constructie om deze opdracht tot een succes te maken) dat deze opdracht volledig uit kan voeren. Uiteraard wel in nauwe samenwerking met medewerkers van Haarlemmermeer die input geven op inhoudelijk fundament en visie, meedenken, feedback geven, meedraaien in de test periode en uiteindelijk akkoord geven.

De belangrijkste onderwerpen die hierbij spelen zijn:

• Ontwerp en bouw van workflows die de complete gesprekscyclus ondersteunen (voorbereiding, uitvoering, vastlegging, opvolging);

• Maximaal benutten van standaard AFAS-functionaliteiten (we maken bewust geen gebruik van de gesprekkenmodule die AFAS kent), met maatwerk waar nodig;

• Flexibele inrichting die aansluit bij onze visie en toekomstige aanpassingen mogelijk maakt;

• Gebruiksvriendelijke interface voor medewerkers, leidinggevenden en HRM;

• Mogelijkheden voor feedback en ontwikkeling;

• Onderzoek naar koppelingen (LMS, Microsoft 365, eventueel strategisch personeelsmanagement);

• Kennisoverdracht zodat we zelf het systeem kunnen beheren en aanpassen.
  

Werkzaamheden
Ten behoeve van de ontstane behoefte zoekt de gemeente Haarlemmermeer naar:
Twee AFAS-professionals met expertise in het bouwen van workflows voor performance management / gesprekkencycli:

1. Een consultant/adviseur op strategisch en inhoudelijk niveau die de wensen en visie op het goede gesprek vertaalt naar een optimale inrichting binnen AFAS. Deze consultant adviseert gevraagd en ongevraagd over de beste aanpak, zorgt voor afstemming met stakeholders en bewaakt de integrale oplossing.
2. Een bouwer die de workflows daadwerkelijk ontwerpt, bouwt en inricht in AFAS. Deze professional adviseert over technische keuzes en oplossingen, test de werking en zorgt voor een robuuste implementatie. Een belangrijk onderdeel is het overdragen van kennis aan de functioneel beheerders, key-users en HRM-medewerkers, zodat de organisatie na oplevering zelfstandig met de workflows kan werken en deze kan onderhouden.

De focus van de werkzaamheden zal met name liggen op het ontwerp en de bouw van de workflows, het testen (met belangrijke stakeholders zoals medewerkers, leidinggevenden en OR), de implementatie, kennisoverdracht en het documenteren van de inrichting. Jullie werken hierbij nauw samen met het HRM-team en key-users uit de organisatie. We benutten hierbij graag jullie expertise hoe dergelijke trajecten tot een succes te maken.

Jullie worden ingezet binnen het cluster Human Resource Management en werken voor de clustermanager HRM, in praktijk overwegend gedelegeerd naar de projectleider. De werkzaamheden en prioritering worden in overleg bepaald.

De volgende niet-uitputtelijke lijst van activiteiten is onderdeel van de gevraagde werkzaamheden:

• Analyseren van de huidige situatie en vertalen van de visie op het goede gesprek naar functionele eisen;

• Ontwerpen van de workflows binnen AFAS, inclusief proces-, scherm- en rapportage-ontwerpen;

• Bouwen en configureren van de workflows in AFAS;

• Zorgdragen voor de data migratie van huidige leverancier TalentExcellence naar AFAS;

• Testen van de workflows en begeleiden van gebruikerstesten;

• Adviseren over koppelingen (LMS, Microsoft 365, SPM-mogelijkheden);

• Inrichten van rollen en rechten voor verschillende gebruikersgroepen;

• Kennisoverdracht aan functioneel beheer en key-users (on the job);

• Documenteren van de inrichting en het beheer;

Ondersteunen bij change management en implementatie in de organisatie.

Resultaten
Door uitvoering van de werkzaamheden dienen de volgende resultaten behaald te worden:
Werkende workflows in AFAS die het goede gesprek ondersteunen, operationeel per uiterlijk 30 november;
Volledige documentatie van de inrichting en het beheer;
Voldoende kennis bij functioneel beheer en key-users om de workflows te kunnen beheren en aanpassen;
Gebruiksvriendelijke oplossing die door medewerkers en leidinggevenden geaccepteerd wordt.

Het functioneren en de kwaliteit van de op te leveren producten van de geselecteerde kandidaat wordt beoordeeld door Bianca Rumpen (Beleidsadviseur / Projectmanager HRM), in samenspraak met de projectgroep en opdrachtgever.

Algemene eisen (voor beide personen):

• HBO werk- en denkniveau bij voorkeur met een bedrijfskundige/HRM/administratieve of IT-achtergrond;

• Minimaal 3 jaar diepgaande kennis van en ervaring met AFAS HRM;

• Kennis en ervaring met functioneel beheerwerkzaamheden en kennisoverdracht;

• Is een teamspeler en kan goed samenwerken met verschillende stakeholders;

• Communiqueert makkelijk en helder met zowel technische als niet-technische stakeholders;

• Kan planmatig en gestructureerd werken;

• Praktische en pragmatische instelling, 'get the job done' mentaliteit.

Specifieke eisen voor de consultant/adviseur:

• Aantoonbare ervaring met advisering over performance management processen en gesprekkencycli binnen HRM-systemen;

• Sterk analytisch vermogen en conceptueel denkvermogen;

• Ervaring met het vertalen van organisatievisies naar functionele eisen en systeeminrichtingen.

Specifieke eisen voor de bouwer:

• Minimaal 3 jaar diepgaande ervaring met het bouwen van workflows in AFAS HRM;

• Aantoonbare ervaring met het ontwikkelen van workflows voor performance management, gesprekkencycli of vergelijkbare HRM-processen in AFAS;

• Technische expertise op het gebied van AFAS-configuratie en -inrichting;

• Ervaring met testen van AFAS-inrichtingen en begeleiden van gebruikerstesten.

Wensen

• Ervaring met stakeholdermanagement en change management (wenselijk voor consultant/adviseur);

• Ervaring binnen een gemeentelijke (publieke) omgeving (wenselijk voor consultant/adviseur);

• Ervaring met data migratie tussen systemen (wenselijk voor bouwer).

-

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Gezien de aard van de werkzaamheden zal grotendeels op de kantoorlocatie (Hoofddorp Beukenhorst/Taurusavenue) gewerkt worden, met mogelijkheid voor hybride werken in overleg.

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.

Overig algemeen:

• De voorkeur van de gemeente gaat uit naar het samenwerken met consultants afkomstig van een gecertificeerde AFAS-partner.