Projectsecretaris

De afdeling PPIM is in projecten en programma's actief binnen het fysieke- en maatschappelijke domein en werkt aan de ontwikkeling van de stad. Vanuit interim- management/organisatieadvies levert de afdeling actief een bijdrage aan de ontwikkeling van de interne organisatie. Als 'ontwikkelaars van de stad en de regio' leveren wij collega's voor verschillende projecten en programma's. Wij zetten ons in om Apeldoorn nog mooier, duurzamer en toekomstbestendiger te maken. We werken aan opdrachten in een organisatie die ambitieus, professioneel en tegelijk toegankelijk is. Samen zijn we verantwoordelijk voor het uitvoeren van een breed scala aan opdrachten die zowel interne- als externe initiatiefnemers kennen. We voeren het werk uit volgens de werkwijze Apeldoorns Projectmatig Werken en werken veelal binnen een projectteam. Het team projectondersteuning bestaat momenteel uit circa 20-25 personen.

Als projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning op alle gebieden van het project. Naast de administratieve ondersteuning van de projectleider en de projectgroep lever je, als rechterhand van de projectleider, in voorkomende gevallen een bredere inzet in het project. Voorbeelden zijn ruimtelijke projecten zoals het realiseren van woningbouw in de stad, of het ontwikkelen van bedrijventerreinen, maar ook maatschappelijke projecten zoals uitvoering geven aan het onderwijshuisvestingsplan en de regionale samenwerking in het sociaal domein.

• Jij draagt zorg voor de voorbereiding, organisatie, verslaglegging en afhandeling van projectvergaderingen en bijeenkomsten op tactisch niveau (bijv. stuurgroepen, landelijke netwerken etc.);
• Jij hebt gevoel bij de omgeving waarin het project zich begeeft;
• Je behoudt overzicht over jouw werk;
• Je signaleert kansen en bedreigingen voor het project;
• Je hebt kennis en ervaring met projectmanagementmethodieken zoals bijvoorbeeld Prince2, Agile of vergelijkbaar;
• Proactief als jij bent doe je verbetervoorstellen aan de projectleider om de gang van zaken positief te beïnvloeden.

• Je voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Het ingediende CV bevat maximaal 5 pagina's. Alle extra pagina's boven de gevraagde 5 pagina's worden niet beoordeeld door de aanbestedende dienst;
• Je bent per week beschikbaar, voor 32-36 uur per week;
• Het maximale uurtarief is € 80,- exclusief BTW en inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee voor de administratieve partner;
• Je verricht minimaal 75% van de werkzaamheden op locatie van de opdrachtgever. Aanvullende aanwezigheid op locatie wordt verwacht indien dit noodzakelijk is voor een adequate uitvoering van het project;
• Je dient te voldoen aan de functie-eisen die gesteld zijn in de opdrachtomschrijving;
• Je hebt minimaal een jaar ervaring in een vergelijkbare project ondersteunende functie;

Wensen

• Een maximum uurtarief exclusief btw, inclusief woon-werkverkeer, fee voor de administratieve partner en overige kosten (maximaal 30 punten).
• Mate waarin uit het CV blijkt dat je relevante werkervaring hebt als projectondersteuner (maximaal 35 punten).
• Mate waarin uit het CV blijkt dat je ervaring hebt met het uitvoeren van projecten (maximaal 35 punten).

Competenties

• Zelfstandig werken: Werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid voor eigen werkzaamheden en komt afspraken na.
• Structuur aanbrengen: Brengt overzicht en structuur aan in werkzaamheden, processen en informatie.
• Flexibiliteit: Past zich gemakkelijk aan veranderende omstandigheden, prioriteiten en werkzaamheden aan.
• Klantgerichtheid: Handelt vanuit de behoeften van de klant en streeft naar een hoge kwaliteit van dienstverlening.
• Doortastend en stressbestendig: Neemt tijdig beslissingen, handelt daadkrachtig en blijft effectief functioneren onder druk.
• Plannen en organiseren: Plant werkzaamheden zorgvuldig, stelt prioriteiten en bewaakt voortgang en deadlines.
• Verbindend en communicatief sterk: Bouwt en onderhoudt goede relaties, werkt effectief samen en communiceert helder en overtuigend.
• Signalerend en oplossingsgericht: Herkent knelpunten tijdig, analyseert oorzaken en komt met praktische oplossingen.
• Doener: Toont initiatief, pakt werkzaamheden proactief op en zorgt voor concrete resultaten.

Over Apeldoorn
Met bijna 170.000 inwoners zijn we de elfde gemeente van Nederland. En we groeien door naar 180.000 inwoners. Met zo'n 2.000 collega's dragen we bij aan de strategische doelen van de organisatie: Apeldoorn versterken als gezinsstad, duurzaam en ondernemend Apeldoorn en een toeristisch toplandschap.

Onze ambitie
De samenleving verandert continu. Dat vraagt ook iets voor onze organisatie. We willen wendbaar blijven en daarbij in control zijn. Onze uitvoeringskracht vergroten en ons strategisch vermogen versterken. Dat is een mooie ambitie en vraagt om mensen die die ambitie willen waarmaken. Samen werken we aan het Apeldoorn van morgen!

In onze organisatie werken we in vier thema's waarbinnen de verschillende afdelingen opereren. De thema's zijn Concern, Ruimte en Economie, Maatschappelijke ontwikkeling en Dienstverlening & Bedrijfsvoering.

Onze cultuur
De vier kernwaarden van de gemeente Apeldoorn zijn: vakmanschap, innovatiekracht, betrouwbaarheid en samenwerking. Ons vakmanschap wil zeggen dat onze kennis en kunde groot is. Onze innovatiekracht helpt ons om te kunnen reageren op de veranderingen om ons heen. Onze betrouwbaarheid blijkt uit het feit dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen.

En tot slot zijn we stevig geworteld in de Apeldoornse samenleving en gaan we actief samenwerkingen aan met onze inwoners, ons bestuur, bedrijven, andere overheidsinstanties en natuurlijk ook binnen het stadhuis met elkaar. We weten dat we elkaar nodig hebben en dat bundeling van onze kennis, inzicht en visies op de toekomst leidt tot de beste oplossingen voor onze inwoners voor nu en voor later. We zien samenwerking ook niet als iets vrijblijvends. We investeren actief in samenwerkingen vanuit de overtuiging dat we samen meer kunnen bereiken dan alleen, en dat we samen ook verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De 5 professionals die het beste scoren op bovengenoemde selectiecriteria en voldoen aan de eisen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). Als meer dan [aantal] professionals een gelijke score behalen, worden de professionals uitgenodigd waarvoor de laagste prijs is aangeboden. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek. De beste professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 31 augustus 2026. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 27 augustus 2026 bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 6 maanden worden verlengd.

Hybride: Je verricht minimaal 75% van de werkzaamheden op locatie. Hybride werken is mogelijk.

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

VOG
De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.