Projectleider Implementatie Timewax fase 2

Achtergrond, doel, aanpak en scope project

ZonMw heeft afgelopen jaar de applicatie Timewax in gebruik genomen voor het prognosticeren van de benodigde capaciteit voor werkzaamheden in de run en in de change/projecten en het inplannen van deze capaciteit. Overkoepelende doelen van dit project zijn: (1) het verbeteren van de inzet van personele capaciteit door inzicht in vraag en aanbod per o.a. functiegroep, programma, afdeling, etc. en (2) het doorlopend verbeteren van de planningscyclus om te komen tot optimale inzet van medewerkers op de benodigde activiteiten. 

Huidige status is:

• Timewax in gebruik genomen voor het begroten van de capaciteit per programma op rol-niveau.
• Het vertalen van deze capaciteitsbegroting naar een personeelsplanning is 1 keer uitgeprobeerd maar geconstateerd is dat hiervoor nog een inhoudelijke doorontwikkeling nodig is.
• Met betrekking tot het tijdschrijven is geconstateerd dat door technische beperkingen in de integratie met het HR-systeem AFAS dit niet mogelijk is in Timewax en wordt daarom vooralsnog in een aparte applicatie (ESS) gedaan.
• De in Timewax beschikbare informatie wordt doorgezet naar het DataWareHouse systeem van ZonMw ten behoeve van managamentrapportages.
• Het functioneel beheer van Timewax moet nog ingericht worden.
• ZonMw is bezig met een aanbestedingstraject voor een Professional Services Application oplossing waarmee o.a. Capaciteitsmanagement, Personeelsplanning en Tijdschrijven ondersteund zal worden.

ZonMw wil een vervolgproject uitvoeren met de volgende scope:

1. Het inhoudelijk verder uitwerken van de werkwijze voor capaciteitsbegroting (detaillering van rol-niveau naar activiteitniveau);
2. Het inhoudelijk uitwerken van de werkwijze om de capaciteitsbegroting te vertalen naar een personeelsplanning (daadwerkelijke inplanning van medewerkers activiteiten);
3. Het implementeren van de bij punt 1 en 2 benoemde inhoudelijke uitwerking van Capaciteitsmanagement en Personeelsplanning in Timewax (voor zover de techniek dit toe laat). Onder implementeren wordt verstaan het configureren, testen en in productie nemen van het systeem, en het opleiden en trainen van de medewerkers en bijbehorende documentatie als werkwijzers.
4. Inrichten van het functioneel en applicatiebeheer van Timewax.
5. Het inhoudelijk uitwerken van de benodigde KPI’s met betrekking Capaciteitsmanagement/Personeelsmanagement en Tijdschrijven (Realisatie van de rapportages wordt door het DWH-project uitgevoerd).

Opdracht

Voor dit project zoeken we een inhoudelijke projectleider die zorgt voor:

• Opstellen en uitvoeren van een plan van aanpak.
• Uitvoering geven aan het plan van aanpak i.s.m. het projectteam.
• Aansturing en coördineren van projectteam en de inzet van de leverancier.
• Stakeholder management, op diverse niveaus, waaronder MT.
• Communicatie, training van nieuwe werkwijzen en adoptie van de applicatie in de organisatie.
• Bewaken van budget, capaciteit en middelen, risico’s in beeld brengen en mitigeren.

Resultaat

We sturen op het volgende resultaat in 2026:

• Geaccordeerd inhoudelijk ontwerp van de werkwijze om te komen tot een Capaciteitsbegroting voor alle hoofdactiviteiten binnen ZonMw waarop tijd en budget wordt (af)geschreven, welke ook als basis zal dienen voor de inrichting van Finnovate;
• Geaccordeerd inhoudelijk ontwerp van de werkwijze om de Capaciteitsbegroting te vertalen naar een Personeelsplanning (wie gaat welke activiteiten uitvoeren) voor alle medewerkers van ZonMw welke ook als basis zal dienen voor de inrichting van Finnovate.
• Implementatie van de deze ontwerpen in de huidige Timewax oplossing voor zover de techniek van Timewax dit mogelijk maakt.
• De inrichting van functioneel beheer en applicatiebeheer en de overdracht van project naar beheer voor prognosticeren als inplannen is gerealiseerd.
• Ontwerp van benodigde Management rapportages is opgeleverd.

• Een afgeronde opleiding op minimaal wo bachelor niveau;
• Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring met software implementatie projecten;
• Aantoonbare werkervaring met softwareapplicaties op het gebied van plannen en tijdschrijven (resourceplanning), benoem dit duidelijk in het cv;
• Maximaal uurtarief € 125,- excl. btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer en Fee Flextender.

Wensen

• Een afgeronde opleiding op minimaal wo niveau in de richting van bedrijfskunde (10 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het analyseren van bestaande processen en opstellen van eisen en wensen voor een nieuwe oplossing, geef hiervan een duidelijke toelichting in het cv (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het optimaliseren van processen (25 punten);
• Aantoonbare werkervaring met verandermanagement binnen implementatie van organisatie/IT projecten (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het beschrijven/opzetten van plan van aanpak voor een project (benoem duidelijk in het cv waar dit is opgedaan eventueel aan de hand van een voorbeeld). (25 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling);
• Gestructureerd: je houdt het overzicht en werkt consciëntieus;
• Analytisch;
• Daadkrachtig, resultaat- en oplossingsgericht;
• Praktisch organiserend vermogen;
• Flexibel en kan goed werken onder druk.

We zoeken iemand die in staat is werkzaamheden aan te sturen, bekwaam is in de veranderkundige kant van de implementatie van nieuwe software, beschikt over analytische vaardigheden en affiniteit met de technische aspecten.

ZonMw
Met kennis werken aan een goede gezondheid voor iedereen en daarmee bijdragen aan vernieuwing in zorg, gezondheid en welzijn. Dat betekent werken bij ZonMw.
ZonMw programmeert en financiert onderzoek en vernieuwing in gezondheid, zorg en welzijn, stimuleert kennisinfrastructuren en het gebruik van de ontwikkelde kennis. Samen met partners werkt ZonMw aan het signaleren en agenderen van kennisbehoeftes. Wij ondersteunen de gehele kennisketen; van fundamenteel, praktijkgericht- en actieonderzoek tot de projectmatige implementatie en opschaling van innovaties.

ZonMw verbindt mensen en organisaties op relevante maatschappelijke en wetenschappelijke vraagstukken die van invloed zijn op gezondheid, zorg en welzijn. We werken nauw samen met onder andere onderzoekers, zorgverleners, beleidsmakers, cliënten en burgers. Want alleen samen kunnen we het verschil maken.  Onze hoofdopdrachtgevers zijn het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

Bij ZonMw werken zo’n 600 mensen in de programma-afdeling, de stafafdelingen beleid, advies & strategie, en bedrijfsvoering. De afgelopen jaren is ZonMw sterk gegroeid in omvang. Samen met een veranderende omgeving vragen deze ontwikkelingen om een doorontwikkeling van de organisatie. Om dit in goede banen te leiden maakt ZonMw een onderscheid in de “run” en “change” van de organisatie.

Governance

De eigenaar van de applicatie Timewax is het hoofd bedrijfsvoering van ZonMw. Hij draagt zorg voor het organiseren van de technische en functionele aspecten van Timewax voor de hele organisatie. De belangrijkste stakeholders zijn de twee programmadirecteuren van ZonMw, maar ook het hoofd van de afdelingen BAS (Beleid, Advies en Strategie) en BV (Bedrijfsvoering) hebben een groot belang. Binnen ZonMw loopt momenteel het Finnovate programma dat als doel heeft het aanbesteden en implementeren van een nieuwe PSA-oplossing en een FP&A-oplossing. Dit project zal worden uitgevoerd onder regie van het Finnovate programma. De projectleider van dit traject zal dan ook onder regie van de Projectleider Finnovate rapporteren aan de stuurgroep Finnovate over de planning, voortgang, kosten en risico’s. De projectleider stuurt een projectgroep aan waarin de benodigde kennis en ervaring voor dit project is vertegenwoordigd. De projectgroep zal bestaan uit medewerkers van de Programma afdeling, Financiën, Control & Inkoop (FC&I) en de afdeling Informatie & Automatisering (I&A).

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Een administratieve partner beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijftien (15) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Een administratieve partner beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door een administratieve partner”.

De vijtien (15) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door een administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde bovenstaande criteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op locatie in Den Haag op donderdag 29 januari 2026. Eventuele tweede gesprekken behoren tot de mogelijkheid en vinden ook plaats op locatie in Den Haag. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 28 januari 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Optie tot verlenging: Optie tot verlenging: 2x 6 maanden

Hybride: Geen verdere informatie

Aantal professionals of FTE: 1 persoon

Overig algemeen:

Fee administratieve partner
Een administratieve partner brengt voor deze opdracht €2,50 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. Er is een maximaal uurtarief op deze opdracht van toepassing. Het maximale uurtarief is € 125 excl. btw, maar inclusief reiskosten en de fee van de administratieve partner.

Cv-richtlijnen
Maximaal 6 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende dagen: in onderlinge afstemming.

Overige informatie

• ZonMw verzoekt tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;
• ZonMw verzoekt tot het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag;
• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding.