Projectondersteuner Ruimtelijk Domein

Organisatie
Bouw mee met de gemeente Westland. De gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is de gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt de gemeente Westland haar inwoner ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente.

Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait!

Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit Concern control en eenheid Bureau gemeentesecretaris.

Cluster Ruimte
De collega’s die werkzaam zijn binnen dit cluster houden zich bezig met het ontwikkelen, initiëren en invulling geven aan ruimtelijke ontwikkelingen. Zij zorgen voor het tot stand brengen én op peil houden van een kwalitatief hoogwaardige leefomgeving: dit is inclusief beheer, onderhoud, toezicht, handhaving en omgevingsmanagement. Deze veelzijdige werkzaamheden zijn verdeeld over 8 teams.

Opdracht
Projecten in de Gemeente Westland zijn dynamisch en uitdagend. Dit vraagt om projectondersteuners die gedegen en betrouwbare ondersteuning bieden aan de projectmanager of projectleider. Op tijd leveren, servicegericht en flexibel, meedenken en resultaatgericht support geven, dat zijn de uitdagingen waar projectondersteuners voor staan. Zij dragen bij aan het behalen van projectsuccessen. Hiervoor zijn samenwerken, pro-activiteit en doorzettingsvermogen kernwoorden.

Je ondersteunt bij het schrijven van projectplannen en rapportages. Ook houd je de voortgang en uitvoering van de projecten in de gaten. Je weet precies in welke fase de projecten zitten en wat er allemaal nog geregeld moet worden. Daarmee heb je een signalerende functie als het gaat om wijzigingen in de planning, financiën en externe factoren (andere projecten, bestuurlijk raakvlak etc.). En ben je op de hoogte van het krachtenveld bij ruimtelijke projecten in de verkennings-, studie- en realisatiefase van projecten. Je bent de rechterhand van de projectmanager en collega's met vragen over de projectadministratie kunnen bij jou terecht. Jij bent de spin in het web.

Werkzaamheden:

• Verzorgen van een up-to-date projectplanning (in MS-Project)

• Verzorgen van de project urenregistratie in TIM (Time Information Management)

• Verzorgen van een up-to-date registratie van de projectmanagement informatie in Promiis (Project Management Integraal Informatie Systeem)

• Verzorgen van een up-to-date risico analyse

• Verzorgen van een up-to-date overzicht van de benodigde vergunningen (signaleren, initiëren, aanvragen)

• Organiseren en inhoudelijk voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten

• Verzorgen van de financiële administratie van het project

• Verslaglegging van vergaderingen en bijeenkomsten (en bewaken van uitgezette acties)

• Actieve signalering en proactief handelen (knelpunten in de uitvoering en aandragen van oplossingen)

• Verzorgen van de communicatie en inhoudelijke correspondentie van het project

• Bijdrage leveren aan het opstellen van B&W stukken en raadsvoorstellen

• Verzorgen van projectarchivering via Corsa (applicatie voor zaakgericht werken)

Vereisten / knock-outcriteria
1. Uurtarief maximaal € 74,95 (schaal 9) inclusief reiskosten woon-werk, fee Flextender en excl. BTW;
2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor-niveau in de richting van het ruimtelijk Domein;
3. Aanbieder kan gedurende de periode van 2 jaar inhoudelijke begeleiding van de trainee garanderen, licht dit toe in het cv;
4. Beschikbaar per 26 februari 2024 voor 36 uur per week;

Gunningscriteria (weging)
5. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor-niveau in de richting van het ruimtelijk Domein met specialisatie duurzaamheid (25 punten);
6. Aantoonbare werkervaring en/of stage-ervaring in de afgelopen 3 jaar met het opstellen van financiële analyses en/of rapportages (20 punten);
7. Detavast constructie: kandidaat is bereid om bij wederzijds goedvinden na de duur van de opdracht kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden (minimaal 1040 uur) (15 punten);
8. Aantoonbare werk-/ , stage, of in de afgelopen 3 jaar bij een gemeentelijke instelling;
 a. Kandidaat heeft geen gemeentelijke ervaring (0 punten);
 b. Kandidaat heeft gemeentelijke ervaring (10 punten);
 c. Kandidaat heeft bij meerdere gemeentes ervaring opgedaan (20 punten).
9. Uurtarief maximaal € 65,- inclusief Flextender fee en reiskosten, excl. Btw;
 a. Kandidaat is aangeboden met een uurtarief lager dan € 62,50 inclusief Flextender fee en reiskosten, excl. Btw (10 punten);
 b. Kandidaat is aangeboden met een uurtarief tussen de € 62,50 en 67,50 inclusief Flextender fee en reiskosten, excl. Btw (5 punten);
 c. Kandidaat is aangeboden met een uurtarief tussen de € 67,50 en 74,95 inclusief Flextender fee en reiskosten, excl. Btw (0 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je bent betrokken en nauwkeurig;

• Je bent goed in overzicht houden en je bent stressbestendig;

• Je hebt een flexibele opstelling ten aanzien van prioriteiten;

• Je kunt zowel zelfstandig als in een team goed uit de voeten;

• Je vindt het leuk om te ontwikkelen, een functie (verder) vorm te geven;

• Je kunt meebewegen en tegengas geven, beschikt zowel over geduld als slagkracht en doorzettingsvermogen.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie [of ander aantal] kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Maandag tot vrijdag

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op vrijdag 16 en/of maandag 17 februari 2024 De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 15 februari 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.

• Het aantal te declareren uren mag het maximum van 1620 uur per jaar niet overschrijden. Er geldt een terugbetalingsverplichting voor het teveel gedeclareerde.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• ‘Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)’.

• De voertaal binnen de gemeente is Nederlands (in taal en geschrift), er word geacht dat de kandidaat hieraan kan participeren.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 12 januari 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 13 februari 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 14 februari 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.