Managementassistente

Organisatie
Bouw mee met de gemeente Westland. De gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is de gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt gemeente Westland haar inwoners ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente. Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait!
 
Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit concern control en eenheid bureau gemeentesecretaris.

Cluster Bedrijfsvoering
De collega's die werkzaam zijn binnen dit cluster zorgen voor solide bedrijfsvoering. Het cluster voorziet hiertoe in de informatiebehoefte, advisering, kaderstelling en ondersteuning van de andere clusters op alle taakvelden van bedrijfsvoering (personeel, financiën, informatievoorziening, automatisering, belastingen, juridische en facilitaire zaken). Met de klantvraag centraal werken zij aan integrale oplossingen en wordt er aangestuurd vanuit de 1ste, 2de en 3de lijn.

Opdracht
Het team bestuurs- en managementondersteuning (BMO) is dienstverlenend naar de organisatie. Wij zorgen ervoor dat de burgemeester, gemeentesecretaris, de wethouders, de directie en de managers hun werk zo productief mogelijk kunnen uitvoeren.

Het BMO is onderdeel van het team facilitaire zaken. Belangrijkste doelen voor het team zijn klantgerichtheid en kwaliteit. Door integraal te werken willen we dat onze klanten zich geholpen voelen: door een gevoel van vertrouwen te geven, oplossingsgericht mee te denken en proactief te handelen.

De belangrijkste taken zijn:

- Beheren van agenda’s en afspraken plannen.

- Organiseren, voorbereiden notuleren van vergaderingen en bewaken van de actiepunten.

- Verzorgen in- en uitgaande correspondentie

- Organiseren van bijeenkomsten

- Initiatief nemen als je kansen ziet om zaken slimmer en efficiënter te organiseren.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Uurtarief maximaal € 55,55 (schaal 7) exclusief BTW, inclusief reiskosten woon-werk (en fee Flextender);
2. Minimaal een afgeronde hbo bachelor opleiding;

Gunningscriteria (weging)
3. Minimaal een afgeronde mbo niveau 3 opleiding op het gebied van managementassistent/ secretarieel / directiesecretaresse (30 punten);
4. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar in de rol van managementassistent (35 punten);
5. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het volledige Microsoft Officepakket (duidelijk weergegeven in het cv) (30 punten);
6. Kandidaat is bereid om bij wederzijds goedvinden na de inhuurperiode incl. kosteloos bij opdrachtgever in dienst te treden (minimaal na 1040 uur) (5 punten).

Competenties

- Jouw mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden zijn uitstekend.
- De functie biedt een grote mate van zelfstandigheid. Dit vraagt een doortastende houding om de juiste prioriteiten te stellen en goed te plannen en organiseren.
- Samenwerken zit in je bloed en je hebt een klant- en resultaatgerichte aanpak.
- Je handelt proactief, werkt nauwgezet en je bewaakt het overzicht.
- Je speelt goed in op niet geplande werkzaamheden.
- Je hebt een frisse en analytische blik en gaat discreet met (management)informatie om.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie [of ander aantal] kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. [bij Europese Aanbestedingen: Er wordt een opschortende termijn van 10 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.]

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
2.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland in de week van 28 november 2022. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 28 november 2022 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.
• Het aantal te declareren uren mag het maximum van 1620 uur per jaar niet overschrijden. Er geldt een terugbetalingsverplichting voor het teveel gedeclareerde.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

‘Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)’.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 23 november 2022, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 24 november 2022 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot vrijdag 25 november 2022, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.