Programmasecretaris en projectleider Organisatieontwikkeling

Organisatie
Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren.

Over het programma organisatieontwikkeling
De VNG ontwikkelt de organisatie om de brug te slaan tussen de inhoudelijke ambities van de Verenigingsstrategie 2030 en wat die betekenen voor de organisatie. Als organisatie staan we samen voor de uitdaging om ons verder te ontwikkelen en toekomstbestendig te blijven.

In maart 2025 is het programma organisatieontwikkeling gestart en zal in de eerste fase de doelen en wat nodig is om die te verwezenlijken verkennen en vertalen naar een organisatie ontwikkelplan.

Daarbij richten we ons op:

• Het ontwikkelen van een organisatiestrategie die in lijn is met onze verenigingsstrategie en toekomstbestendig is.

• Het onderzoeken van mogelijkheden om opgavegericht samen te werken.

• Werken aan een organisatie waarin we allemaal zo goed mogelijk kunnen floreren.

Waarderend veranderen staat hierbij centraal.

Programmasturing:
De programmasturing bestaat uit de algemene directie, de stuurgroep op directieniveau, een strategisch klankbordgroep en de programmaboard. Deze staat onder leiding van de programmamanager organisatieontwikkeling VNG. Tevens loopt onder haar leiding tot einde 2025 het al eerder opgestarte en lopende organisatie ontwikkeltraject voor VNG Realisatie. Het programma wordt aangevuld met expertise en kwaliteiten van medewerkers vanuit de gehele organisatie. Een belangrijke lijn in het programma is leiderschap en teamontwikkeling. Daarvoor is een projectleider/organisatieadviseur vast teamlid bij de programmaboard. Als programmasecretaris ben je samen met de projectleider leiderschap en de programmamanager het vaste kernteam. Naast je taken als programmasecretaris kan het ook zijn dat je wordt ingezet als projectleider op diverse deelprojecten. Het is daarom belangrijk elkaar te kunnen vervangen en op gelijk kennisniveau te opereren.

Omschrijving van de opdracht:
Voor de programma’s organisatieontwikkeling zoeken wij een programmasecretaris, die nauw samenwerkt met de programmamanager en de projectleider leiderschap. Naast de primaire secretaris taken leid je ook een of twee deelprojecten in het programma. Als secretaris ben je verantwoordelijk voor het coördineren, monitoren en signaleren bij issues van de onderliggende projecten, het schrijven dan wel sturen op de input van voortgangsrapportages, voorbereiden, agenderen en notuleren van de diverse overleggen, bewaken en bijhouden van de begroting/budgetten. Je bent ervaren en vaardig in het opstellen van memo’s en beslisnotities evenals het smart opstellen van presentaties. Je bent in staat zelfstandig deelprojecten te begeleiden en kunt indien gevraagd ook projectleiders en werkgroepen ondersteunen. Je brengt structuur aan in de werkzaamheden, hebt een helicopterview, signaleert knelpunten en zorgt voor sturing op resultaten conform het plan van aanpak. Je werkt accuraat, ben communicatief vaardig en hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Onder regie van de programmamanager wordt toegewerkt naar de benodigde formele (voorgenomen) besluiten omtrent de ontwikkelopgaven. Afhankelijk van de aard van de besluitvorming vindt deze plaats in de overleggen van de (algemene) directie, de stuurgroep dan wel de programmaboard.

Bij voorkeur heb je ervaring binnen een politiek bestuurlijke omgeving, kunt snel schakelen en hebt oog voor de organisatie en de diverse stakeholders. De opdracht vraagt om een grote mate van organisatiesensitiviteit, integere houding en kunnen werken onder tijdsdruk.

Je zoekt verbinding en bent transparant over je aanpak en resultaten. Je kunt zelfstandig taken oppakken en neemt daarin je verantwoordelijkheid. Je voelt je prettig bij het aanbrengen van structuur, en in het werken in een complex werkveld waarin je een spin in het web bent.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Ondersteuning en advisering van de programmamanager en de projectleider leiderschap;

• Planning, agendabeheer, organisatie van (interne en externe) bijeenkomsten;

• Direct schakelpunt met directie, interne opdrachtgevers, MT en werkgroepen in afstemming met de programmamanager en projectleiders;

• Voorbereiding diverse overleggen (programmaboard, stuurgroep, klankbordgroep) door opstellen agenda, annotaties, notuleren, beheer actie- en besluitenlijsten

• Ondersteuning bij gesprekken en ontwikkelingen;

• Opstellen van memo’s en (besluitvormende) documenten;

• Sturen op het tijdig en correct aanleveren van de (besluitvormende) documenten en bewaken van de agendering in iBabs;

• Meeschrijven aan programmadocumenten zoals implementatieplannen;

• Bewaken en bijhouden van de begroting en de budgetten;

• Voortgangsrapportages opstellen in afstemming met de projectleiders/werkgroepen;

• Ondersteunen van de projectleiders en werkgroepen (o.a. Opgavegericht werken, Leiderschap, Organisatiestrategie en Communicatie);

• Presentaties opstellen, actualiseren en beheren;

• Coördineren van deelprojecten;

• Proactieve werkhouding, accuraat, tijdig signaleren van knelpunten;

• Je hebt een hoge mate van organisatiesensitiviteit en bent bij voorkeur vertrouwd met het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;

• Waarnemen/vervanging van de programmamanager indien gevraagd.

Resultaat van de opdracht

• Tijdige en complete programma secretariële ondersteuning

  • Accuraat voorbereiden en vastleggen van actiepunten en besluitvorming binnen de stuurgroep, de programmaboard en de werkgroepen.

  • Agendabeheer, plannen van overleggen en bijeenkomsten op een proactieve en accurate wijze. De lijsten van genodigden worden zorgvuldig bewaakt en geactualiseerd.

• Effectieve ondersteuning van programmamanager en programmaboard

  • Proactieve ondersteuning, signalering, bewaken van de planning.

  • Agendabeheer.

  • Opstellen van presentaties, notities en besluitvoorstellen evenals voortgangsrapportages voor de programmamanager en -board.

  • Minimaal twee weken voor elk besluitmoment of bijeenkomst gereed.

• Projecten binnen organisatieontwikkeling worden op tijd en binnen scope gerealiseerd

  • Coördineren en bewaken van de voortgang van 1 tot 2 organisatieontwikkeling deelprojecten.

• Signaleren en agenderen van knelpunten in de organisatieontwikkeling.

  • Proactief risico’s en kansen benoemen binnen het programma en voorstellen doen voor bijsturing.

• Aanbrengen en optimaliseren van processen en structuren binnen het uitvoeren van organisatieontwikkeling

  • Herinrichten en standaardiseren van de programma-aanpak en rapportageprocessen.

• Borging en overdracht van kennis en resultaten

  • Je draagt zorg voor een logische en actuele archiefstructuur en slaat proactief relevante documenten hierin op. Je bent kritisch en alert over toegangsrechten en zorgt dat “oude” versies uit de actuele mappen worden verplaatst in de archiefmappen.

  • Documenteren van leerpunten en best practices voor toekomstige organisatieontwikkelingsinitiatieven.

  • Je zorgt ervoor dat er gedetailleerde overdrachtsdocumentatie is en onderhoud deze.

Eisen
Uit het cv en of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

1. Minimaal een afgeronde hbo opleiding in de richting van bestuurskunde, organisatiekunde of bedrijfskunde

2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een rol als programma- /projectsecretaris binnen een overheidsorganisatie

3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een veranderkundig programma binnen een overheidsorganisatie

4. Ervaring met toepassen van programmatisch werken of aanverwante, aantoonbare methoden en met het schrijven van besluitvormende notities op directieniveau, aan te tonen met voorbeelden;

5. In het bezit van een certificering op project- of programmatisch werken (Prince2, IPMA, PC, MSP of soortgelijk)

6. We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.

Competenties
De functie vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:

• Aanspreekbaar

• Bestuurssensitief

• Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk

• Organisatorisch sterk

• Organisatiesensitief, discreet

• Pragmatisch met een hands-on mentaliteit

• Resultaatgericht

• Tactisch, strategisch denkend

• Verbindend

• Zelfstandig, teamplayer en proactief

• Zorgvuldig en gestructureerd

Je bent een professional in denken én in houding en gedrag.

Wensen
Bij twijfel over de juistheid van antwoorden kan telefonisch contact worden opgenomen voor verificatie. Als voor een bepaald aspect uitdrukkelijk bewijs in het cv of de motivatie is gevraagd en dat bewijs ontbreekt (in de ogen van de beoordelaar), dan kan zonder verificatie worden besloten de offerte terzijde te leggen.

1. Afgeronde opleiding op hbo of op wo niveau
   20%

   • Geen van beide = 0 punten

   • HBO = 50 punten

   • WO = 100 punten

2. Ervaring in een rol als programma- of projectsecretaris bij een overheidsorganisatie
   30%

   • Minder dan 2 jaar werkervaring = 0 punten

   • 2 -3 jaar ervaring = 25 punten

   • 3- 4 jaar ervaring = 50 punten

   • 4-5 jaar ervaring = 75 punten

   • 5 jaar of meer = 100 punten

3. Kandidaat kan meerdere voorbeelden over geleverde bijdrage aan veranderkundig programma (aantoonbaar middels CV)
   25%

   • Geen voorbeeld = 0 punten

   • 1 voorbeeld = 25 punten

   • 2 voorbeelden = 50 punten

   • 3 voorbeelden of meer = 100 punten

4. Kandidaat is aantoonbaar vaardig in het maken van aansprekende presentaties en het vertalen van documenten naar de inhoudelijke lijn in presentaties. (aantoonbaar middels CV)
   25%

   • Geen voorbeelden = 0 punten

   • 2-3 voorbeelden = 50 punten

   • 4 voorbeelden of meer = 100 punten

5. De inschrijver met het laagste uurtarief krijgt het maximaal aantal punten. Alle overige inschrijvers worden gerelateerd aan de inschrijving met de laagste prijs via de volgende formule:
   (totaalprijs laagste inschrijving / totaalprijs uw inschrijving * maximaal aantal punten)
   10%

Aanvullende informatie

• Plaats tewerkstelling Den Haag, hybride

• Mogelijke contractduur en aantal contracture:n Eerste contract is tot 31 december 2025. Daarna is in overleg verlenging mogelijk. De uiteindelijke duur is afhankelijk van de specifieke opdracht en invulling daarvan, maar op basis van de condities in deze uitvraag uiterlijk 36 maanden.
  Het aantal uren in het eerste contract is gelijk aan het opgegeven aantal in deze uitvraag. Bij een eventuele verlenging kan het aantal uren worden aangepast. Leverancier blijft vrij wel of niet in te stemmen met een verlenging.

• Documenten bij gunning Iedere in te huren medewerker dient voorafgaand aan de start van de werkzaamheden de volgende documenten aan te leveren:

  • Persoonsgegevens;

  • Ondertekende geheimhoudingsverklaring;

  • Kopie van behaalde opleidingen, certificaten en rijbewijzen conform instapkwalificaties.

• Beroepsaansprakelijkheidsverzekering Zoals in artikel 14.1 van de Algemene Inkoopvoorwaarden van de VNG dient Opdrachtnemer verplicht zich adequaat te verzekeren tegen wettelijke aansprakelijkheid en beroepsaansprakelijkheid.