Product specialist

Organisatie
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door het actief participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, daar samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

Zo draagt VNG Realisatie bij aan vier gemeentelijke speerpunten:

• werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;

• verbeteren van de dienstverlening;

• een efficiënte en wendbare organisatie;

• anticiperen op de toekomst.

Over het SCG
Binnen basisteam Collectieve Diensten wordt uitvoering gegeven aan diverse gemeentelijke dienstverlening. Voor het beheren van deze landelijke diensten is een serviceorganisatie ‘Servicecentrum gemeenten’ (SCG) gerealiseerd.

Het SCG bestaat uit een team van ongeveer 25 toegewijde professionals. Namens de VNG en gemeenten voeren zij het contractmanagement en beheer uit voor contracten op in het ICT-domein en andere door de VNG te onderzoeken domeinen.

Omschrijving van de opdracht
Binnen basisteam Collectieve Diensten wordt uitvoering gegeven aan diverse gemeentelijke dienstverlening waaronder het beheren van de raamovereenkomst vanuit de aanbesteding GT-Print (Gemeenschappelijke Telecommunicatie - Print). Voor het beheren van deze landelijke diensten is een serviceorganisatie ‘Servicecentrum gemeenten’ (SCG) gerealiseerd. Voor het beheer van het contract GT-Print en haar bijbehorende processen wordt gezocht naar een Product Specialist, die de diensteigenaar / contractmanager inhoudelijk bijstaat in het beheren van het contract.

De scope van GT Print luidt: “het leveren, inrichten, beschikbaar- en geoptimaliseerd houden van kopieer-, print-, scan- en faxfaciliteiten voor gemeentelijke werkplekken in Nederland”.

Vanuit de aanbesteding worden deelnemers ondersteund bij operationele issues binnen de NOK. Dit in afstemming met de diensteigenaar / contractmanager. Deelnemers worden inhoudelijk geadviseerd. Er vindt afstemming plaats met de leveranciers om escalaties te voorkomen en de exploitatie op het gewenste niveau (terug) te brengen.

Daarnaast is er nog een tweede deel van de opdracht en dat betreft het ondersteunen van de diensteigenaar en/of projectleider bij het voorbereiden van een mogelijk vervolg op het GT Print contract. Dit betreft het onderzoeken en daarna mogelijk ondersteunen bij de uitvoering van een nieuwe aanbesteding.

De Product specialist participeert in het projectteam dat voor de aanbesteding van de MFP’s wordt opgezet. Het projectteam gaat bestaan uit een projectmanager, een bid manager, de Product specialist (deze aanvraag) en mogelijk accountmanagers, een jurist, een communicatiemedewerker en een contractmanager. Het projectteam zorgt gezamenlijk voor de uitvoering van de aanbesteding, de begeleiding van de migratie van de oude contracten naar het nieuwe contracten van de deelnemers, en de overdracht aan de beheerorganisatie.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
GT-Print wordt binnen SCG als dienst beschouwd. Als Product Specialist ben je verantwoordelijk voor ervoor te zorgen dat de huidige deelnemers hun overeenkomst goed uitputten en hen te begeleiden bij technische vragen en uitdagingen binnen de huidige overeenkomst.

Het betreft de volgende werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

• Adviseert over optimale uitnutting/aanpassingen/dienstverbeteringsvoorstellen van het GT-print contract;

• Draagt, samen met contractmanager, zorg voor de beoordeling van de performance van de verschillende contractpartijen op afgesproken prestaties, kosten en contractuitvoering a.d.h.v. periodieke rapportages en/of klanttevredenheid-onderzoeken;

• Draagt middels deelname aan contract en serviceoverleg bij aan/adviseert over versterking en verbetering van de werkprocedures, -instructies en standaard werkdocumenten/formats;

• Meewerken in marktverkenning bij een mogelijk nieuwe aanbesteding;

• Bijdragen aan het overtuigen van gemeenten tot deelname aan een inkoopcollectief

• Meewerken in de ontwikkeling van AFB’s en het Aanbestedingsbestek;

• Draagt zorg voor het opstellen, controleren en uitvoeren van minicompetities binnen het nieuw af te sluiten contract;

• Stuurt en begeleidt het proces rond deze minicompetities met nadruk op het beoordelen van de aanvraag (binnen de kaders van de raamovereenkomst);

• Verricht zo nodig overige werkzaamheden op hetzelfde niveau indien dit voor de bedrijfsvoering gewenst of noodzakelijk is.

Resultaat
De belangrijkste resultaten van deze opdracht zijn:

• Uitgevoerde minicompetities die leiden tot producten en diensten die passen binnen de specifieke omgeving van de Deelnemer.

• Uitgevoerde minicompetities die passen binnen de kaders zoals gesteld in de aanbesteding.

• Een uitgevoerd vooronderzoek en beschreven bestek voor een nieuwe aanbesteding met goed geïnformeerde besluitvormers als resultaat.

Eisen
Uit het cv en de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over:

1. HBO-werk- en denkniveau, met minimaal een afgeronde HBO opleiding bij voorkeur in een technische of bedrijfskundige richting.

2. Aantoonbare kennis van producten en diensten zoals beschreven in de omschrijving van de opdracht.

3. Aantoonbare kennis over de marktsituatie m.b.t. leveranciers in de gemeentelijke ICT markt.

4. Minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van deelnemers in in aanbestedingen meet meerdere deelnemers en meerdere leverancier en minicompetitie mechanisme

5. Aantoonbare kennis en minimaal 3 jaar ervaring met aanbestedingen binnen het ICT domein bij de lokale overheid.

6. Bewezen trackrecord binnen een organisatie die voor een collectief van gemeenten werkt (belangenvereniging, inkoopcombinatie, SSC).

7. Je bent onafhankelijk van de voor GT Print gecontracteerde partijen: Bechtle, Canon, PCI en Ricoh. Naast de gecontracteerde partijen ook onafhankelijk van overige Print partijen om een onafhankelijke positie te kunnen garanderen voor de nieuw uit te voeren aanbesteding.

Competenties
De functie vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:

• Resultaatgerichtheid

• Kwaliteitsgerichtheid

• Omgevingsbewustzijn

• Samenwerken

• Integriteit

• Zelfontwikkeling

• Netwerken

Gunningscriteria / wensen
De score op de wensen telt in de ranking voor 60% mee

1. Uit CV aantoonbare ervaring met het ondersteunen van deelnemers in minicompetities en de beheerperiode na afronding van de MC;

2. Uit CV aantoonbare ervaring met vertaling van klantwens naar leveranciersperspectief;

3. Uit CV aantoonbare ervaring met het uitvoeren van aanbestedingen binnen het gemeentelijk domein;

4. Uit CV aantoonbare kennis van de ICT markt en dan specifiek wat betreft kopieer-, print-, scan- en faxfaciliteiten;

De score op uurtarief telt voor 40% mee. De score wordt als volgt bepaald: De inschrijver met het laagste uurtarief krijgt het maximaal aantal punten

Aanvullende informatie

• Personen/kandidaten met een dienstverband bij VNG Realisatie of personen/kandidaten die in de afgelopen 12 maanden een dienstverband bij VNG Realisatie hebben gehad, worden uitgesloten van inschrijving op offerteaanvragen van VNG Realisatie via CTM.

• Gemiddeld 8 uur dat kandidaat op startdatum beschikbaar moet zijn. Op het moment dat er een vervolg aanbesteding gaat starten (mogelijk eind 2025, begin 2026), dan wordt er een grotere inzet verwacht.

• We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.