Secretaris Fysieke Leefomgeving

Omschrijving van de opdracht

Als secretaris Directie Fysieke Leefomgeving ga je aan de slag binnen het team Leefomgeving (primair) met het volgende:

• In team Leefomgeving ben je als secretaris de schakel tussen de collega's van het team, de teamleiders, de directeur en het MT. Je ondersteunt team- en projectleiders bij de financiële contractuele afhandeling van (subsidie)projecten en activiteiten. Je bewaakt hierbij de bedrijfsvoering in een politiek dynamische omgeving. Daarnaast lever je organisatorische input en ondersteuning met betrekking tot de diverse beleidsvraagstukken aan het teammanagement. Je draagt zelfstandig zorg voor de advisering aan de teamleiders in een context van organisatieontwikkeling.

• Daarnaast maak je deel uit van het Managementoffice Leefomgeving (MO). Je bent samen met het MO verantwoordelijk voor o.a. het vastleggen van verplichtingen en je hebt een rol in het proces rond inhuur en aannemen van medewerkers.

• Ook ben je in je rol als secretaris degene die de processen, voortgang en planning rondom de activiteiten en programma's die binnen team Leefomgeving worden opgezet en lopen bewaakt. Dit betekent een procesmatige sturing richting de collega's van het team die inhoudelijk de diverse activiteiten en programma's begeleiden.

• Specifieke opdrachten zijn gelegen in;

  • het verzorgen van de voorbereiding, bewaking en verslaglegging van de bestuurlijke- en directeur overleggen (BO's en DO's) alsook stuurgroepen. Dit vraagt om het opzetten van een uitvoerbaar systeem, veel afstemming en contact met collega's alsook medeoverheden en het eenduidig vastleggen en archiveren. Jij staat hiervoor zelfstandig als secretaris aan de lat; je bouwt een netwerk op waarbinnen je de specifieke opdracht uitvoert en richt de projectorganisatie ervoor in;

  • het uitrollen van de resultaten van de pilot uit cluster Landelijk Gebied, namelijk de MS Teams Planningstool als dashboard introduceren binnen de directie en zorgen voor implementatie van het gebruik/de toepassing binnen de overige clusters en het delen van de inzichten VNG breed.

• Nu de uitvoeringsvraagstukken van gemeenten toenemen, neemt ook de uitvoeringsondersteuning vanuit het team toe waarbij ook het subsidielandschap wijzigt en de behoefte aan ondersteuning binnen het fysiek domein groot is.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

Als secretaris Directie Fysieke Leefomgeving heb je verschillende werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Je onderhoudt onder andere het overzicht van- en het ondersteunen bij bedrijfsvoeringvraagstukken binnen het fysieke domein (personeel, financiën incl. subsidies, planningen, verantwoordingsrapportages). Hiervoor onderhoud je contacten met de stafafdelingen: HR, financiën en de concernstaf.

Verder heb je ook de volgende werkzaamheden:

• Het zorg dragen voor de administratie van team Leefomgeving (o.a. verplichtingenadministratie, routering directiestukken, verlengingen ingehuurde medewerkers, het beheer van Microsoft teams en het zorgdragen voor de bewaking en rapportage over voortgang, uitputting van middelen en beslismomenten/deadlines).

• Dossierbeheer bij team Leefomgeving.

• Het opstellen van de rapportages voor het Fonds Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU).

• Het ondersteunen en adviseren van de teamleiders bij het sturen op risico's.

• Het opstellen en bewaken van de begroting en het zorg dragen voor aanvraag van subsidies.

• Het ondersteunen van de coördinatoren en teamleiders bij het opstellen van jaarplannen- en werkplannen voor het team Leefomgeving.

• Het opzetten – in samenspraak met de teamleiders – van monitoring van de jaar- en werkplannen en het aanjagen van het jaar- en werkplanproces vanuit het team richting de organisatie als geheel.

• Het voorbereiden en (mede)organiseren van sessies en bijeenkomsten (o.a. de teamsessie van team Leefomgeving en het cluster coördinatoren overleg).

• Het ondersteunen van projectleiders en teamleden bij beleidsinhoudelijke vraagstukken.

• Het rapporteren over de beleids- en projectresultaten en het doen van aanbevelingen naar de teamleiders en MT om de samenhang tussen aanpakken en/of producten en het resultaat ervan optimaal te laten zijn.

• Het bevorderen van de samenhang tussen de team Leefomgeving en de Directie Fysieke Leefomgeving als geheel.

Resultaat van de opdracht

Het resultaat van de opdracht is dat teamleiders en projectleiders goed zijn ondersteund in de vorm van bovengenoemde werkzaamheden op het gebied van bedrijfsvoering.

Daarnaast heb je de volgende resultaten behaald:

• Overzichten bedrijfsvoering zijn goed gedocumenteerd (dossierbeheer).

• Meer samenhang is gecreëerd tussen Team Leefomgeving en de Directie Fysieke Leefomgeving als geheel door middel van organiseren van gezamenlijke bijeenkomsten, opstellen GGU financiële rapportage, stand van zaken eenduidig rapporteren van de verschillende clusters en programma's.

• Een eenduidig (monitorings)proces met betrekking tot de jaar- en werkplannen, het archiveren van de bestuurlijke- en directeur overleggen alsook de stuurgroepen is gerealiseerd.

• Het resultaat van de pilot dashbord landelijk gebied (de Teams Planningstool) is uitgerold en breder binnen de directie fysieke leefomgeving geïmplementeerd.

• Minimaal afgeronde HBO opleiding.
• Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van Programma-, project- of bestuurlijk secretaris als het gaat om het werken voor meerdere gemeenten en/of een regionaal samenwerkingsverband van gemeenten en/of de koepelorganisatie van gemeenten.
• Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring met projectmatig werken in een bestuurlijk dynamische omgeving bij meerdere gemeenten en/of een regionaal samenwerkingsverband van gemeenten en/of de koepelorganisatie van gemeenten.

Wensen

• Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in de rol van Programma-, project- of bestuurlijk secretaris binnen het fysiek domein als het gaat om het werken voor meerdere gemeenten en/of een regionaal samenwerkingsverband van gemeenten en/of de koepelorganisatie van gemeenten.
• Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in de rol van Programma-, project- of bestuurlijk secretaris op het gebied van bedrijfsvoering (beheer en initiëren van de personeel - en financiële administratie en verzorgen van rapportages) bij gemeenten en/of regionale samenwerkingsverbanden van gemeenten en/of de koepelorganisatie van gemeenten.
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met ondersteunende systemen voor administratieve processen; o.a -inkoop of verplichtingenadministratie -workflow management systeem -document- managementsystemen.
• Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het zelfstandig adviseren van teamleiders en/of het Management Team en/of Directie van een publieke organisatie.

Competenties

• Motiveren
• Plannen en organiseren
• Netwerken
• Resultaatgericht
• Organisatiesensitiviteit
• Zelfstandig adviserend
• Hands-on mentaliteit
• Cijfermatig inzicht

Over VNG

Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren.

Over de Directie Fysieke Leefomgeving

De Directie Fysieke Leefomgeving bestaat uit een team Leefomgeving, een programma energie en een programma omgevingswet. Vanuit deze directie wordt in gezamenlijkheid gewerkt aan grote maatschappelijke opgaven. Vanuit het team Leefomgeving betreft dat opgaven als bouwen en wonen, vitaal platteland, omgevingskwaliteit, milieu, afval & circulaire economie, mobiliteit, ruimte, klimaatadaptatie & water. Vanuit het programma omgevingswet worden gemeenten ondersteund bij het werken met de instrumenten van de omgevingswet en het programma energie ondersteunt gemeenten bij de energietransitie. Ook vallen binnen de directie een aantal (subsidie)projecten en programma's.

De komende tijd wordt gewerkt aan verdere doorontwikkeling van de directie waarbij meer nadruk op uitvoeringsondersteuning aan gemeenten komt te liggen. Dit heeft ook impact op de bedrijfsvoering, de voorbereiding en het documenteren van de directeuren- en bestuurlijke overleggen en stuurgroepen alsook op de inrichting van de jaar- en werkplannen.

Planning

Geplande datum eerste gesprek: maandag 22 december 2025, van 12:00 tot 16:00 uur.
De gesprekken zullen plaatsvinden via MS Teams.

Gesprekken

Na evaluatie (inschrijvingsvereisten/minimale eisen/wensen/prijs) worden aan de hand van de ranking in Mercell S2C één of meerdere (in de regel drie) kandidaten uitgenodigd voor het gesprek. Deze ranking wordt niet meegenomen in de beoordeling van het gesprek: het gesprek is uiteindelijk doorslaggevend. In dit gesprek wordt de kandidaat beoordeeld op werk- en opdrachtinhoudelijke aspecten, de match met de organisatie en de benodigde competenties. Op basis van de uitkomst van deze gesprekken vindt gunning van de opdracht plaats en/of wordt een kandidaat geselecteerd voor een eventueel tweede gesprek.

Optie tot verlenging

Daarna is in overleg verlenging mogelijk.

Verklaring Omtrent het Gedrag

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat uw gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke functie bij de Aanbestedende Dienst. Aan de gegunde kandidaat wordt verzocht een VOG aan te leveren voorafgaand aan de start van de werkzaamheden.

Beroepsaansprakelijkheidsverzekering

Zoals in artikel 14.1 van de Algemene Inkoopvoorwaarden van de VNG dient Opdrachtnemer verplicht zich adequaat te verzekeren tegen wettelijke aansprakelijkheid en beroepsaansprakelijkheid.