Projectleider Aanbesteding en Implementatie Zaaksysteem Risicobeheersing

De Veiligheidsregio Utrecht heeft een opdracht voor een ervaren projectleider om een nieuw zaaksysteem voor de afdeling Risicobeheersing aan te besteden en te implementeren binnen de bestaande organisatie. De professional is verantwoordelijk voor de integrale aansturing van dit traject, inclusief het organiseren van de aanbesteding, het realiseren van een gedragen inrichting van processen en het zorgdragen voor een succesvolle implementatie en overdracht naar beheer. Hierbij wordt nadrukkelijk gestuurd op samenhang, kwaliteit en aansluiting op de bestaande werkwijze en organisatie.

De professional geeft integraal sturing aan het totaalproject en geeft direct sturing aan enkele deelprojecten en indirect sturing via deelprojectleiders. Directe sturing is op de deelprojecten aanbesteding, implementatie, het beschrijven van werkprocessen en het verbeteren van de bestaande data ten behoeve van een soepele migratie en het inrichten van de nieuwe applicatie. Er is een Plan van Aanpak (PvA) als opzet, echter de professional heeft een PvA op te stellen en te laten vaststellen in de Stuurgroep, om gezamenlijk tot de meest passende aanpak en inrichting van het project te komen. Het project eindigt als de applicatie in gebruik is genomen en het (technisch) beheer is ingeregeld.

Wij zoeken nadrukkelijk geen meewerkend voorman, maar een regisserend projectleider:

• die boven de materie staat (helicopterview)
• die structuur en samenhang aanbrengt tussen deelprojecten
• die zorgt voor strakke, procesmatige projectsturing
• die de stuurgroep goed in positie brengt
• en die besluitvorming organiseert en afdwingt waar nodig

Resultaat van de opdracht

• Succesvolle aanbesteding en implementatie van het nieuwe systeem
• Eén samenhangend en bestuurbaar project met duidelijke fasering
• Werkende uniforme processen
• Beheersbare overgang naar beheer
• Draagvlak in de organisatie

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als eindverantwoordelijk projectmanager voor complexe ICT-implementaties binnen een overheidsorganisatie;
• Een aantoonbare afgeronde hbo bachelor opleiding;
• Een maximum uurtarief € 120 inclusief btw, inclusief woon-werkverkeer en fee administratieve partner;
• Aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement in een complexe organisatie, waarbij sprake is van tegengestelde belangen en hoge verwachtingen;
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren van besluitvorming, inclusief het voorbereiden van bestuurlijke keuzes, scenario’s en escalaties;
• Aantoonbare werkervaring met het aansturen van meerdere samenhangende deelprojecten (programma- of multi-projectsturing). Benoem minimaal 1 referent project uit de afgelopen 3 jaar.

Wensen

• je stelt je voor in een persoonlijke motivatie en waarom je geschikt bent voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de professional zelf. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden. In de motivatie dienen de volgende elementen concreet benoemd te worden, alleen volledige motivaties ontvangen de maximale punten (35 punten):
  • Concrete ervaring met het inrichten en benutten van governance, waaronder het werken met een stuurgroep op management- of directieniveau;
  • Concrete ervaring met het realiseren van procesveranderingen in combinatie met systeemimplementaties;
  • Concrete ervaring met het actief sturen op scope, prioritering en haalbaarheid, inclusief het durven begrenzen van verwachtingen richting stakeholders.
• Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring als eindverantwoordelijk projectmanager voor complexe ICT-implementaties binnen een overheidsorganisatie (30 punten);
• Aantoonbare werkervaring met aanbestedingen en implementatie van zaaksystemen (15 punten);
• Een aantoonbare afgeronde opleiding en/of cursus verandermanagement (10 punten);
• Minimaal 2 aantoonbare referenten in cv voorzien van naam, mailadres en telefoon nummer. Referenten dienen uit een vorige opdracht te komen (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je / de door jou aangeboden professional aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

Projectsturing

• Brengt structuur en samenhang in complexe trajecten met meerdere deelprojecten
• Stuurt actief op afhankelijkheden, prioritering en fasering
• Stuurt strak op tijd, geld, kwaliteit en scope en grijpt tijdig in bij afwijkingen
• Combineert methodisch werken met pragmatische sturing op resultaat

Bestuurlijke sensitiviteit

• Begrijpt en beïnvloedt besluitvorming in complexe bestuurlijke omgevingen
• Positioneert de stuurgroep actief en maakt deze verantwoordelijk voor keuzes
• Bereidt besluitvorming voor (scenario’s, dilemma’s, consequenties)
• Durft te escaleren wanneer besluitvorming uitblijft

Stakeholdermanagement

• Gaat effectief om met uiteenlopende en (soms) tegengestelde belangen
• Weet verwachtingen te verbinden én te begrenzen op haalbaarheid en prioriteit
• Is in staat om “nee” te organiseren zonder draagvlak te verliezen

Leiderschap

• Neemt zichtbaar regie op het totaal en houdt overzicht op alle niveaus
• Stelt duidelijke kaders en spreekt anderen aan op verantwoordelijkheden
• Combineert verbindend vermogen met daadkracht en interventievermogen
• Stuurt actief op voortgang en resultaat, ook bij weerstand

Communicatie

• Communiceert helder, gestructureerd en standvastig
• Weet complexe boodschappen terug te brengen tot duidelijke keuzes
• Schakelt effectief tussen operationeel, tactisch en bestuurlijk niveau

Inhoudelijk begrip

• Beschikt over voldoende inhoudelijke kennis om gericht te sturen en te toetsen, zonder zelf in de uitvoering te stappen
• Heeft inzicht in ICT-landschappen, data, migratie, security en beheer
• Kent relevante kaders (AVG, BIO, archivering en de Omgevingswet) en borgt deze in het project

Organisatie
Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een samenwerkingsverband van de 26 Utrechtse gemeenten. Dagelijks zetten wij ons in voor de veiligheid van iedereen die in onze regio woont, werkt of verblijft. Dit doen wij met bevlogen centralisten op de 112-meldkamer, brandweermensen in het veld en specialisten op het gebied van risicobeheersing, crisisbeheersing en geneeskundige hulpverlening.

Onze maatschappelijke verantwoordelijkheid is groot. Burgers vertrouwen op onze professionaliteit, zeker wanneer het er écht toe doet. Samen met onze partners streven we continu naar verbetering, vernieuwing en samenwerking.

Een zaaksysteem wordt door de afdeling Risicobeheersing gebruikt om hun werkproces gestructureerd, traceerbaar en uniform te organiseren. Concreet wordt het ingezet voor het registreren, behandelen en volgen van zaken zoals vergunning adviezen, toezichtcontroles, meldingen en risicobeoordelingen. Het systeem ondersteunt de stappen in het proces, de planning van controles, de communicatie met gemeenten en andere partners, en zorgt voor een goede dossiervorming en archivering conform wet- en regelgeving. Daarmee biedt het systeem inzicht in voortgang, werkvoorraad en kwaliteit van het werk en vormt het de basis voor informatie gestuurd werken en rapportages.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de professionals die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste drie professionals worden uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De gesprekken bij de VRU zijn gepland op 18 juni 2026.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Overige informatie

• De VRU kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

CV-eisen

Maximaal 7 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: nader in te vullen, in ieder geval op maandag