Verandercommunicatie Transformatie

Aanleiding

Dienstverlening
We zoeken een professionele partij, gespecialiseerd op het gebied van verandercommunicatie en leiderschapscommunicatie, die onder aansturing van Marketing en Communicatie, in nauwe samenwerking met de aanwezige communicatieadviseurs, ondersteunt in dit traject.

Er wordt advisering en ondersteuning gevraagd op de volgende vlakken:

• Strategisch en conceptueel advies, een (sparring)partner;

• Operationele ondersteuning voor uitvoering en creatie van activiteiten en middelen voor organisatiebrede communicatie én voor faciliteren en coachen van de lijn (leiderschapscommunicatie), en daarmee doelgroep- en functiegroepgerichte communicatie;

• Eventueel, extra uitvoerende capaciteit.

Doel
Een goed gecommuniceerde organisatieverandering, waarin mensen centraal staan en de organisatie in beweging komt, door tijdige, consistente en inspirerende organisatiebrede communicatie die duidelijkheid, vertrouwen en houvast biedt, en door goed geadviseerde en gefaciliteerde leidinggevenden die zorgen dat lijncommunicatie werkt van begin tot eind.

Scope van de opdracht

Het project omvat advies, uitwerking naar concrete aanpak en planningen, advisering en ondersteuning op uitvoering en creatie.

De onderdelen zijn:

• Advies en projectondersteuning:

  • Advies over communicatieaanpak voor onze organisatieverandering;

  • Advies over passende en innovatieve communicatievormen/middelen;

  • Ondersteuning bij en eventueel aanvullende capaciteit voor de uitvoering van communicatie voor en over de transformatie.

• Leiderschapscommunicatie: ondersteunen en activeren lijn:

  • Advies en aanpak om veranderbereidheid en communicatief vermogen van het leiderschap te vergroten;

  • De lijn ondersteunen, faciliteren en activeren om hun rol te kunnen en willen pakken in deze verandering.
    (aanpak voor communicatie i.s.m. P&O en veranderkundigen);

  • Doorvertalen naar concreet implementatieplan en planning voor transformatieperiode;

  • Doorvertalen naar aanpak en planning die duurzaam inzetbaar is in nieuwe situatie;

  • Coördineren en uitvoeren in samenwerking met programma (veranderstroom) en aanwezige communicatieadviseurs.

Contentcreatie
Mogelijkheid tot creëren van content, naar behoefte,
benodigd voor organisatiebrede communicatie en/of ter ondersteuning van de lijncommunicatie.

Gevraagde dienstverlening

We zoeken een professionele partij gespecialiseerd op het gebied van verandercommunicatie en leiderschapscommunictie, die onder aansturing van Marketing en Communicatie, in nauwe samenwerking met de aanwezige communicatieadviseurs, adviseert en ondersteunt in dit traject. In ieder geval voor komend jaar (2026), met mogelijkheid tot verlenging (2027) en eventueel (deel van) 2028.

De gevraagde dienstverlening bestaat uit:

• Strategisch en conceptueel advies:
  Inhoudelijk advies op strategisch niveau en inspiratie op uitvoerend niveau.

• Leiderschapscommunicatie:

  • Advies, aanpak, implementatieplan en planning om communicatief vermogen van het leiderschap te vergroten voor deze transformatie;

  • Begeleiding van (senior) management in nauwe samenwerking met vaste communicatieadviseurs.

• Operationele ondersteuning:

  • Coördinerende en uitvoerende capaciteit voor productie van middelen en uitingen;

  • Redactionele en uitvoerende ondersteuning voor functionele reorganisatiecommunicatie op gebied van P&O/HR, IT en Finance (in samenwerking met transitiemanagers en programmamanagementondersteuningsteams voor diverse stromen);

  • Eventueel, naar behoefte, (tijdelijke) inzet van extra capaciteit.

Randvoorwaarden

Organisatorische context

• Een integrale benadering van communicatie is uitgangspunt: transformatie als onderdeel van de structurele strategiecommunicatie;

• De externe partij werkt onder aansturing van de directie/dienst Marketing en Communicatie;

• De externe partij werkt op strategisch en adviserend niveau samen met (naast) de senior communicatieadviseur die vanuit Marketing en Communicatie adviseert en deelneemt in het programma, in de veranderstroom;

• De externe partij doet coördinerende en uitvoerende activiteiten in samenwerking met de communicatieadviseurs gekoppeld aan organisatieonderdelen om een duurzame aanpak en continuïteit voor de toekomstige situatie te borgen.

Tijdlijn

• De gevraagde dienstverlening start zo snel als mogelijk.
  Het programma loopt reeds, gaat na ontwerpfase nu door naar concrete inrichting, voorbereiding en implementatie.

• De gevraagde dienstverlening is in ieder geval voor komend jaar (2026), met mogelijkheid tot verlenging (2027) en eventueel (een deel van) 2028. In lijn met de tijdslijnen van het programma:

• 1-1-2026 begint wijziging organisatiestructuur, deze wordt gefaseerd in verantwoorde stappen ingevoerd t/m eind 2027.

• We voorzien dat de transitieperiode 1-1-2028 eindigt, waarna evaluatie en afbouw programmaorganisatie volgt.

Tastbare resultaten

Concrete deliverables zijn in ieder geval, maar niet uitsluitend:

• Advies over communicatieaanpak en ondersteuning bij uitvoering van communicatie voor de transformatie van het UMC Utrecht;

• Optimalisatie (visueel/conceptueel) van huidige middelen in toolkits (m.n. PowerPoint);

• Creatie van content in aanvulling op/ ter vervanging van inhoud toolkits op mijlpaalmomenten;

• Advies, aanpak en implementatieplan voor leiderschapscommunicatie en ondersteuning bij uitvoering;

• Uitvoerende capaciteit (‘handjes’) waar nodig.

• Mate waarin advies en aanpak aansluiten bij vraagstelling en context

  • Hoe goed het advies en de aanpak aansluiten bij de inhoud, context en ambities van het UMC Utrecht;

  • Duidelijkheid, haalbaarheid en concretisering van het voorstel.

• Mate waarin relevante kennis en ervaring wordt aangetoond

  • Ervaring met verandercommunicatie en leiderschapscommunicatie bij systemische organisatieveranderingen die een hele organisatie raken, waarbij een verandering wordt doorgevoerd op de hoofdstructuur, die meerdere hiërarchische lagen raakt, en verschillende functies en rollen raakt;

  • Ervaring met verandercommunicatie en leiderschapscommunicatie voor grote, complexe organisaties die een systemische verandering doormaken, met minimaal 8.000 medewerkers, meerdere organisatorische eenheden, functies, rollen, verantwoordelijkheden en besluitvormingslagen;

  • Ervaring met verandercommunicatie en leiderschapscommunicatie bij organisatieveranderingen voor organisaties met vergelijkbare context en/of in de publieke sector, bij voorkeur de zorgsector.

• Mate waarin het team is toegerust en beschikbaar is

  • Samenstelling van het team: ervaring, rollen en onderlinge samenwerking;

  • Beschikbaarheid van het team gedurende het project, en flexibiliteit bij eventuele verschuivingen.

• Referenties
  Minimaal 2 referentieprojecten waarin ervaring met de gevraagde diensten wordt aangetoond.

• Mate waarin de kosten in verhouding staan tot de dienstverlening

  • Transparantie in kostenopbouw en tariefstructuur;

  • Passende verhouding tussen prijs, inzet en beoogd resultaat.

Wensen

Plan van aanpak
Het UMC Utrecht verzoekt geïnteresseerde partijen om een schriftelijke offerte in te dienen waarin zij een uitgewerkte aanpak presenteren. De offerte dient minimaal de volgende onderdelen te bevatten:

• Uw aanpak voor verander- en leiderschapscommunicatie toegepast op de transformatie van het UMC Utrecht;

• Uw reflectie op onze aanpak* waaruit blijkt wat u wilt aanpassen en/of toevoegen om resultaat te optimaliseren;

• Uw beschrijving van een vergelijkbare opdracht die u heeft uitgevoerd waaruit blijkt wat uw rol en bijdrage is geweest, hoe de samenwerking met de opdrachtgever is vormgegeven en welke lessons learned toepasbaar zijn voor het UMC Utrecht;

• Uw aanbod voor de gevraagde dienstverlening met een specificatie van uw inschatting voor de benodigde rollen en capaciteit en voorstel voor manier van (samen)werken om dit te ondersteunen;

• Uw toelichting op uw projectteam (op basis van de door u benoemde functies in het prijzenblad): samenstelling, ervaring en inzet van het projectteam;

• Potentiele risico's en kansen behorend bij de uitvoering van de opdracht

Het plan van aanpak mag maximaal 4 pagina’s A4 beslaan (lettertype/-grootte: Calibri 11).  Indien de Inschrijver meer dan 4  pagina’s indient voor de beschrijving, wordt het meerdere niet betrokken in de beoordeling.  

Beoordelingsaspecten
Het UMC Utrecht waardeert het gunningscriterium op basis van het volgende:  

• De volledigheid van de beantwoording van de vraagstelling. Onvolledige beantwoording leidt tot een lagere waardering;  

• De uitwerking is SMART omschreven;  

• De mate waarin het Plan van Aanpak overall een kloppend geheel is én past bij de complexiteit van dit project.

Situatieschets

Het UMC Utrecht start per 1 januari 2026 een grote transformatie van de organisatie. Hier is de afgelopen jaren veel voorbereidend werk voor gedaan. Vanaf 2026 beginnen we met de wijziging van onze organisatiestructuur, die we gefaseerd in verantwoorde stappen invoeren en die eind 2027 moet staan.

Marketing & Communicatie verzorgt in samenwerking met het programma Transformatie de communicatie over de transformatie (corporate communicatie naar alle ruim 12.000 medewerkers over de verandering en het proces) en de ondersteuning van de lijn bij communicatie richting eigen medewerkers over de veranderingen (lijncommunicatie / communicatief leiderschap). 

Interview

Na beoordeling van de ingediende plannen van aanpak worden de drie hoogst scorende inschrijvers uitgenodigd voor een interview. Het doel van het interview is om nadere toelichting te verkrijgen op het ingediende plan van aanpak en om de geschiktheid van het voorgestelde team verder te beoordelen.

Tijdens het interview worden de inschrijvers beoordeeld op de volgende beoordelingsaspecten:

• Inhoudelijke deskundigheid

• Vertaling van aanpak naar praktijk

• Samenwerking met opdrachtgever

• Teamsamenstelling en rolverdeling

• Risicobeheersing en probleemoplossend vermogen

De interviews vinden plaats aan de hand van een gestructureerde set vragen die voor alle uitgenodigde inschrijvers gelijk is. De antwoorden worden door de beoordelingscommissie individueel beoordeeld en daarna in consensus vastgesteld aan de hand van de eerder benoemde scoremethodiek.

Referenties

U dient aan te tonen over voldoende bekwaamheid te beschikken op het gebied van de Opdracht van deze aanbesteding.  Voor deze Opdracht heeft het UMC Utrecht de volgende kerncompetenties vastgesteld:

• Ervaring met verandercommunicatie en leiderschapscommunicatie bij organisatieverandering voor grote, complexe organisaties met minimaal 8.000 medewerkers, meerdere organisatorische eenheden, functies, rollen, verantwoordelijkheden en besluitvormingslagen;

• Ervaring met verandercommunicatie en leiderschapscommunicatie bij organisatieveranderingen voor organisaties in de publieke sector, bij voorkeur de zorgsector.

U kunt uw bekwaamheid bewijzen door per kerncompetentie één referentieopdracht te overleggen. Indien met één referentieopdracht alle hierboven genoemde kerncompetenties kunnen worden aangetoond dan voldoet u ook aan de gestelde geschiktheidseis.

Indien geen referentieopdracht wordt overlegd, voldoet uw Inschrijving niet aan de Geschiktheidseisen.

Indien meer dan één referentieopdrachten per kerncompetentie worden overlegd, worden alleen de eerste referentieopdracht beoordeeld.

De referentieprojecten dienen actueel te zijn. Dat wil zeggen dat de referentieprojecten niet langer dan drie jaar geleden zijn uitgevoerd of op het moment van uitbrengen van de Inschrijving in uitvoering zijn.

Indien gebruik wordt gemaakt van een nog niet (geheel) afgeronde opdracht, mogen alleen de werkelijk behaalde resultaten van het lopende contract worden opgegeven en kan niet volstaan worden met een prognose van de resultaten. Indien gebruik wordt gemaakt van een referentie waarbij u in Combinatie de referentieopdracht heeft uitgevoerd, moet duidelijk worden aangegeven welk deel door u is uitgevoerd. Alleen het daadwerkelijk uitgevoerde deel van de referentieopdracht mag als zodanig worden gebruikt.

Voor de uitwerking van de referentieopdracht dient u gebruik te maken van bijgevoegd referentie-format. U dient daarin te beschrijven welke werkzaamheden die voor de referent zijn verricht. Uit die beschrijving dient te blijken dat het om een relevante referentie gaat.
Een relevante referentie is een referentie die naar aard en omvang vergelijkbaar is met de onderhavige Opdracht. 

• de  referenties dienen te zijn/worden uitgevoerd tussen 2022 en 2025;

• u heeft de opdracht naar tevredenheid van de referent uitgevoerd;

• referent is op de hoogte van het feit dat het UMC Utrecht het recht heeft zonder uw tussenkomst en/of toestemmingde juistheid van de referentie te verifiëren.

In het geval van een Combinatie dienen de Combinanten gezamenlijk te voldoen aan de gestelde Eisen. Indien een Inschrijver/Combinatie zich voor de toetsing aan de technische bekwaamheid (referenties) deels op de technische bekwaamheid van een Derde beroept, dient duidelijk te worden gemaakt in de overlegde referentie welk deel van de Opdracht door Inschrijver/Combinatie en welk deel door de betreffende Derde(n) is uitgevoerd. U dient bij de Inschrijving schriftelijk aan te tonen dat u daadwerkelijk over de inzet van de Derde zal beschikken.

Per referentie dient duidelijk aangegeven te worden door welke organisatie de referentieopdracht is uitgevoerd. 

Voorschriften betreffende de inhoud van de Inschrijving

• De Inschrijving dient in de Nederlandse taal te zijn gesteld.

• Alle documenten zijn in het Nederlands opgesteld. Voor documenten die oorspronkelijk in een andere taal zijn gesteld, zoals referentieverklaringen van buitenlandse opdrachtgevers, jaarrekeningen, verzekeringspolis, ISO certificaten, maakt UMC Utrecht een uitzondering, met dien verstande dat in dergelijke gevallen UMC Utrecht om een officiële vertaling kan verzoeken. Eventuele kosten zijn voor rekening van Inschrijver.

• De Inschrijving dient overeenkomstig hetgeen is bepaald in Mercell m.b.t. dez Nadere Uitvraag te worden opgesteld.

• De ter beschikking gestelde documenten door UMC Utrecht dienen zo volledig en gedetailleerd mogelijk te worden ingevuld.

• Inschrijving heeft het karakter van een onherroepelijk aanbod met een geldigheidstermijn van zestig (60) kalenderdagen, te rekenen vanaf de sluitingsdatum voor indiening Inschrijving. Indien er tegen de voorlopige gunning bezwaar wordt gemaakt middels een kort geding wordt de geldigheidstermijn verlengd. De geldigheidstermijn is in dat geval honderdtwintig (120) kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste dag waarop de mogelijkheid is vervallen om apèl of hoger beroep aan te tekenen tegen de uitspraak van de rechter met betrekking tot het bezwaar tegen de voorlopige gunning. Een Inschrijving die niet onherroepelijk is gedurende deze termijn, is ongeldig en wordt uitgesloten van (verdere) deelname. Indien noodzakelijk kan UMC Utrecht vragen om  verdere verlenging van de geldigheidstermijn.

• Inschrijving is onvoorwaardelijk.

• Indien, om wat voor reden dan ook, niet definitief aan de winnende Inschrijver kan worden gegund, heeft UMC Utrecht het recht doch niet de plicht de Opdracht te gunnen aan de opvolgende winnaar van de aanbestedingsprocedure, enzovoorts.

• Het risico, dat gegevens die niet in de juiste bijlage zijn opgenomen, niet bij de beoordeling worden meegenomen, berust bij u.

• Indien u één of meerdere van de hierboven vermelde voorschriften niet opvolgt, kan het UMC Utrecht u uitsluiten van verdere deelname aan de procedure.

• Het UMC Utrecht kan verlangen dat u de overlegde verklaringen, getuigschriften en bescheiden aanvult en/of nader toelicht.