Senior verander en transitiemanager

Aanleiding en doelstelling
De huidige directeur CEC verlaat de TU/e per 1 mei 2025 en wordt gezien het herstructeringstraject voorlopig niet structureel vervangen. Gezien het verandertraject (SQUAD) wat momenteel loopt, zoeken we op korte termijn een tijdelijke externe Senior verander- en transitiemanager voor de dienst Communicatie Expertise Center. De kandidaat zal integraal onderdeel worden van het directeuren team van SQUAD ronde IV.

De dienst CEC draagt actief bij aan de positionering van de TU/e en ontwikkelt in partnership met faculteiten en diensten communicatieactiviteiten en strategieën die aansluiten bij de strategie TU/e 2030. De aandachtsgebieden in de dienst strekken van studentenwerving tot arbeidsmarktcommunicatie, van interne communicatie tot woordvoering/mediarelaties en van productie tot de online omgeving.

Dienst Communication Experise Center (CEC) is één van de tien ondersteunende diensten van de TU/e en is verantwoordelijk voor de totale marketing- en communicatie portefeuille. CEC telt ruim 100 medewerkers (84 fte formatie) die verdeeld zijn over de teams: Onderwijsmarketing, Reputatie en Communicatie, Communicatie Instituten, Communicatie Faculteiten, Communicatie Diensten (interne communicatie), Communicatietechnologie en Alumnirelaties & Universiteitsfonds). De dienst kent een begroting van € 5,5m.

Recent heeft CEC het SQUAD (Support Quality Drive) programma doorlopen: een kwaliteitszorgen efficiency-operatie voor alle ondersteunende processen en support binnen TU/e. Dit SQUAD programma leidt nu tot drie bewegingen:

1. De dienst heeft 13 veranderprojecten gedefinieerd om de dienstverlening op het gebied van communicatie verder te optimaliseren.

2. De dienst wil komen tot een herstructurering van de communicatiefunctie om de integrale dienstverlening binnen de TU/e verder te versterken.

3. De dienstverlening wordt meer in termen van procesketens uitgevoerd waarbij met meerdere diensten nauwer wordt samengewerkt op overkoepelende processen.

Positie in de organisatie
De Senior verander- en transitiemanager CEC rapporteert hiërarchisch aan een CvB-lid (vice voorzitter) en vormt een team met de Directeur General Affairs als het gaat om de lijn met het CvB en UCC/MDC. De andere directeuren binnen de huidige SQUAD-ronde zijn de vaste gesprekspartners in eerste instantie, plus evt de directeuren van andere diensten die in structuurverandering een rol spelen. De decanen en directeuren zijn vaste gesprekspartners voor het huidige MT, verdeeld over specifieke domeinen.

De functie is gepositioneerd op het niveau van Directeur Diensten en Directeuren Bedrijfsvoering. De Senior verander- en transitiemanager treedt op als sparring partner voor de organisatie gedeeld met MTleden (conform portefeuille-overzicht) en dient derhalve op genoemde niveaus te fungeren als een volwaardige en een stevige sparringpartner, adviseur en collega.

Opdracht/Resultaatverwachting
De Senior verander- en transitiemanager is verantwoordelijk voor het begeleiden en doorvoeren van een organisatieverandering, van ontwerp tot implementatie, zodat deze blijvend effect heeft. En zal gaan sturen op de introductie/integratie van het communicatienetwerk en -ketens conform SQUAD. De MT-leden van het CEC blijven verantwoordelijk voor de inhoudelijke domeinen waarop CEC actief op is, en behouden de primaire aansturing op de operationele werkzaamheden.

Aandachtspunt voor deze opdracht is daarbij dat:

• De reeds gevormde ideeën in SQUAD en het aanpalende structuurtraject doorgezet, verder uitgewerkt en geïmplementeerd worden. Dit gaat o.a. om strategische aansluiting, de communicatienetwerkgedachte en het samenwerken in ketens.

• Het begeleiden van workshops, verzorgen van presentaties en het opzetten en uitvoeren van de verandercommunicatie (binnen het project) valt ook onder diens verantwoordelijkheid.

• Basis weer op orde op gebied van Finance & Controle en HRM (o.a. begroting en financiële beheersing, strategische personeelsplanning (meerjaren formatieplanning, vlootschouw, gap-analyse, e.d.) en het dienstverleningsmodel en toekomstbestendige afspraken.)

Actuele thema’s en prioriteiten
Naast het huidig SQUAD programma richt de dienst CEC zich op de volgende belangrijke thema’s die grote prioriteit hebben en waarop nadrukkelijk gestuurd dient te worden zijn onder meer:

• de SQUAD-verbeterprojecten, branding & positionering, Beethoven en eventuele nieuwe ketens.

• Visie en structuur.

• Basis weer op orde op gebied van Finance & Controle en HRM. Hiervoor is extra hulp gewenst om voor het MT de focus op de operatie te behouden.

  • begroting en financiële beheersing

  • strategische personeelsplanning (meerjarenformatieplanning, vlootschouw, gap-analyse, e.d.)

  • het dienstverleningsmodel en toekomstbestendige afspraken.

Governance vraagstukken, meedenken over en bouwen aan een toekomstbestendige TU/e organisatie

Inzet
Het betreft een uitvraag voor 12 maanden, danwel gemiddeld 32 uren per week. Deze inzet is indicatief, aan deze inzet kunnen geen rechten worden ontleend. De beoogde startdatum is medio mei 2025 en de beoogde einddatum is medio mei 2026.

Er geldt een proefperiode van 1 maanden, waarna de overeenkomst ter beoordeling door Opdrachtgever verlengd of beëindigd wordt, waarbij aan de beëindiging geen kosten verbonden zijn.

Na deze initiële looptijd is er de mogelijkheid de opdracht onder gelijkblijvende voorwaarden te verlengen, tot een maximale looptijd van 2 jaar. Mochten omstandigheden daartoe aanleiding geven, dan kan de overeenkomst eventueel met wederzijds goedvinden ook na deze 2 jaar nog worden verlengd.

Het is Inschrijver niet toegestaan om meerdere kandidaten aan te bieden voor deze inzet. Kandidaten zijn geen student of medewerker bij de TU/e.

Functieprofiel en kernvaardigheden
De medewerker voldoet aan het volgende functieprofiel en vaardigheden:

Profiel:
Een stevige Senior verander- en transitiemanager met aantoonbare ervaring met verandertrajecten, bij voorkeur in het Hoger Onderwijs, en heeft werkervaring in een vergelijkbare rol waarin direct gerapporteerd werd aan en geschakeld met een College van Bestuur of vergelijkbaar.

• Ervaring met het projectmatig doorvoeren en borgen van veranderingen in cultuur en structuur is een must.

• De kandidaat weet wat nodig is om samen een organisatie in beweging te krijgen en naar resultaat toe te werken.

• De kandidaat ziet kansen, is nieuwsgierig, positief ingesteld en initiatiefrijk. Is een volwaardig gesprekspartner voor (academische) professionals en goed in staat anderen te overtuigen en te enthousiasmeren.

• Uitstekende en ervaren manager met strategisch inzicht, die de instellingsstrategie kan koppelen aan een visie op communicatie en bijbehorende communicatiestrategieën.

• Ruime leiderschapservaring waarvan minimaal 5 jaar op het gebied van verandermanagement en organisatieontwikkeling met grote complexe verandertrajecten (van plan t/m implementatie),

• Aantoonbare senior ervaring met complex stakeholdermanagement en is goed in het geven en ontvangen van feedback.

• Uitstekende spreek- en schrijfvaardigheid in zowel de Nederlandse als de Engelse taal (CEFR niveau C1), aangezien de formele voertaal binnen de TU/e Engels betreft;

• Ervaring met het communicatiegebied en kennis van trends en innovaties, in een voor de functie relevante achtergrond.

• Geeft vertrouwen en is gewend professionals aan te sturen die zelf verantwoordelijk zijn voor hun werk, een go-getter, brengt energie en innovatie. Is snel op vlieghoogte, dus durf/lef en bereidheid om handen uit mouwen te steken.

CV en motivatie
60 punten

• CV en referenties:
  Inschrijver wordt verzocht het C.V. (van de in te zetten kandidaat) te uploaden en de competenties (van de kandidaat) specifiek aan te geven met betrekking tot de opdracht zoals beschreven in deze offerteaanvraag.

• Persoonlijke motivatie en visie:
  De kandidaat dient een persoonlijke motivatie te schrijven, specifiek voor deze opdracht.
  Kernvraag: Waarom is hij/zij juist zo geschikt voor deze opdracht.

PS. Gelieve de naam van de organisatie en de naam van de kandidaat in de bestandsnaam te verwerken. ???

Prijs
Inschrijver vult hier het uurtarief in (excl. btw) zoals weergegeven op het Inschrijfbiljet.
De TU/e heeft een plafond gesteld aan het uurtarief waarmee ingeschreven kan worden.
Dit betreft € 160,- per uur.

Een Inschrijver scoort op dit criterium conform de volgende formule:
(Laagst aangeboden uurtarief/door Inschrijver aangeboden uurtarief) * 40

Competenties

• Dienend leiderschap: Het vermogen om het CEC-team op inspirerende en standvastige wijze te leiden, inspireren en motiveren, en strategische richting te geven. Stevige gesprekspartner voor topsegment van de organisatie.

• Verandermanagement: Het vermogen om veranderingsprocessen te leiden en te beheren, en medewerkers door veranderingen heen te begeleiden. Is in staat om de uitdagingen in veranderingsprocessen op de verschillende niveaus (individu, team, management) te begrijpen, uit te leggen en aan te pakken;

• Visie en strategisch denken: Het vermogen tot het ontwikkelen en implementeren van een lange termijn strategie die aansluit bij de organisatiedoelstellingen. Weet feilloos te schakelen tussen het strategische, het tactische en het operationele niveau;

• Besluitvaardigheid: Snel en effectief beslissingen nemen, vaak met beperkte informatie.

• Empathie en interpersoonlijke vaardigheden: Sterke relaties opbouwen en onderhouden, en inlevingsvermogen tonen bij het omgaan met medewerkerskwesties. Uitstekende communicatievaardigheden en het vermogen om effectief om te gaan met weerstand.

• Probleemoplossend vermogen: Complexe CEC uitdagingen identificeren en effectieve oplossingen ontwikkelen.

• Overtuigingskracht: Is in staat de mening en houding van anderen te beïnvloeden en verkrijgt instemming voor voorstellen, plannen en ideeën, is vaardig in onderhandelen.

• Vasthoudendheid: Veerkrachtig en volhoudend, blijft ook bij tegenslag naar het doel streven (zolang dat realistisch gezien haalbaar is), kan goed omgaan met teleurstelling en tegenvallers.

• Onafhankelijk: Is onafhankelijk en stevig en tegelijkertijd staat in verbinding met zijn/haar omgeving;

• Is politiek en bestuurlijk sensitief, heeft strategisch inzicht en is gericht op een lange termijn visieontwikkeling;

• Heeft een outside-in perspectief met inzicht in de interne en externe veranderingen waarmee universiteiten te maken krijgen, en de implicaties daarvan;

Let op!: Gezien de aard van onderhavige opdracht is het niet mogelijk om hiervoor als zzper zelfstandig in te schrijven. Alle verplichtingen, ook die krachtens de belasting-, zorgverzekerings- en sociale verzekeringswetgeving met betrekking tot Personeel van Opdrachtnemer, komen ten laste van Opdrachtnemer. Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever tegen elke aansprakelijkheid die daarmee verband houdt waaronder mede begrepen aanspraken van het Personeel van Opdrachtnemer gebaseerd op het beweerdelijk bestaan van een arbeidsovereenkomst met Opdrachtgever, alsmede aanspraken van derden (zoals de Belastingdienst) in dit verband.