Administratief medewerker P2P

Gewenste profiel
Administratief Medewerker Purchase-to-Pay (P2P)
De professional is verantwoordelijk voor een nauwkeurige en tijdige verwerking van het volledige proces van inkoopfacturen en betalingen. Deze rol zorgt voor een betrouwbare administratie en draagt bij aan een efficiente keten van bestelling tot betaling, in overeenstemming met interne richtlijnen en wettelijke voorschriften.

Belangrijkste werkzaamheden

• Controleren, coderen en inboeken van facturen
• Zorgen dat prestatieverklaringen tijdig worden afgegeven
• Uitvoeren van betalingen
• Bijhouden van verplichtingen
• Controleren en bijwerken van tussenrekeningen
• Aanspreekpunt voor leveranciers en interne stakeholders
• Onderhouden van crediteuren stamgegevens
• Analyseren van knelpunten in het Purchase to Pay proces en doen van onderbouwde verbetervoorstellen.
• Signaleren van risicos in verplichtingen, autorisaties en betalingen en hierover adviseren aan de coordinator/hoofd F&C.
• Meewerken aan de doorontwikkeling van interne richtlijnen en werkinstructies.
• Voorbereiden van P2P gerelateerde analyses en managementinformatie (bijv. openstaande verplichtingen, doorlooptijden, uitval).

Ontwikkeling en verbetering
Naast uitvoerende taken wordt van de professional verwacht dat hij/zij actief bijdraagt aan de professionalisering van het P2P proces, waaronder:

• het verbeteren van het gebruik van verplichtingennummers;
• de voorbereiding en implementatie van three way matching;
• het signaleren van structurele verbeterpunten en het begeleiden van aanpassingen in de werkwijze.

Kern van de functie
De administratief medewerker P2P levert naast uitvoerende werkzaamheden een inhoudelijke bijdrage aan het analyseren, verbeteren en borgen van P2P processen en treedt hierbij op als inhoudelijk sparringpartner voor Finance & Control en proceseigenaren.

• Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting Finance of Bedrijfseconomie.
• Je beschikt over minimaal vijf (5) jaar aantoonbare ervaring met administratieve processen.

Wensen

• Je beschikt over aantoonbare ervaring met ERP-systemen, bij voorkeur AFAS. Uit het CV en/of de motivatiebrief blijkt welke werkzaamheden je binnen het ERP-systeem heeft uitgevoerd.
• Je beschikt over aantoonbare ervaring met het voeren van de crediteurenadministratie. Uit het cv en/of de motivatiebrief blijkt welke werkzaamheden je op dit gebied heeft verricht.
• Je beschikt over aantoonbare ervaring met het initieren, onderbouwen en implementeren van procesverbeteringen binnen financiele administraties, inclusief het betrekken en meenemen van relevante stakeholders. Uit het cv en/of de motivatiebrief blijkt welke werkzaamheden je op dit gebied heeft uitgevoerd.
• Je beschikt over sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Team en samenwerking
De rol maakt deel uit van het team Finance & Control, dat bestaat uit circa tien medewerkers. Binnen het subteam Finance wordt samengewerkt met de collega die verantwoordelijk is voor de Order-to-Cash (O2C)-keten. Tijdens vakanties wordt wederzijdse vervanging verwacht om continuiteit te waarborgen.
De functie vraagt om zelfstandige afstemming met interne stakeholders, het toelichten van financiele processen en het professioneel omgaan met tegengestelde belangen. Van de professional wordt verwacht dat deze hierin stevig en oplossingsgericht opereert.

Stichting ICTU

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Geen verdere informatie

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.