Projectondersteuner

Waar werken we aan in Soest
Werken voor de gemeente betekent werken voor onze 47.000 inwoners. Als gemeente ondersteunen we de samenleving op allerlei gebieden. Wij werken aan de leefbaarheid van onze gemeente en kijken daarbij naar de lange termijn. Op dit moment werken we o.a. hard aan de energietransitie voor een duurzame, toekomstbestendige gemeente. Ook bereiden we ons voor op de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Verschillende bouwprojecten zijn in ontwikkeling (zoals de transformatie van Soesterberg Noord, woningbouwlocatie Oude Tempel en de Dalwegvisie) en we stimuleren sporten met verschillende projecten.

Dit zijn wij
We vormen samen met 275 professionals onze organisatie. Ons doel is een toekomstbestendige organisatie te zijn en mee te bewegen met wat de samenleving nodig heeft. Dat vraagt om flexibele, lerende professionals en leidinggevenden die hen daarin stimuleren, faciliteren en de ruimte geven. Daarom staan onze medewerkers centraal; zij leveren de resultaten aan onze inwoners, ondernemers en bestuur. Werken aan een toekomstbestendig Soest doen we volgens onze drie kernwaarden: samen (met collega’s, bestuur, samenleving en partners), met vertrouwen in elkaar en daarbij leren we van de dingen die we doen en van onze omgeving.

Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Opdracht
Ter ondersteuning van de projectleiders binnen het Projectbureau van de gemeente zijn we op zoek naar een ervaren projectondersteuner. De projectondersteuner is verantwoordelijk voor de ondersteuning bij meerdere projecten en schakelt voortdurend tussen projectleiders en teamleden. Je bent een spin in het web.

Je bent daadkrachtig, proactief, service- en dienstverlenend, én jij zorgt ervoor dat uitdagingen soepel, snel en met oog voor detail worden opgelost. De projectondersteuner maakt onderdeel uit van een enthousiast team. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
• Je ondersteunt de projectleider(s) en lever je een actieve bijdrage in de projecten
• Je beheert agenda´s, verzamelt en verstuurt stukken
• Je organiseert project overleggen (met derden), bijeenkomsten, etc.
• Je verzorgt de verslaglegging van diverse overleggen en bijeenkomsten
• Je beheert de projectdossiers
• Je bewaakt de voortgang van acties en de administratieve procedures
• Je verricht correspondentiewerkzaamheden
• Je ondersteunt bij de voorbereiding van de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming
• Het opstellen van technische overdrachtsdossiers van projecten naar de beheer & onderhoud organisatie.

Vereisten/ knock-out criteria
1. Minimaal een afgeronde opleiding op MBO 4 niveau;
2. Aantoonbare werkervaring als projectondersteuner;
3. Beschikbaar de eerste 6 maanden voor 20 uur per week, bij verlenging mogelijk 36 uur;

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als projectondersteuner van   ruimtelijke projecten (30 punten);
5. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten en evenementen (20 punten);
6. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een gemeente (30 punten)
7. Aantoonbare werkervaring met office 365, benoem waar dit is opgedaan (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
Daadkrachtig, proactief, service- en dienstverlenend, communicatief sterk.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.
De opdracht zal voor het eerste half jaar voor 20 uur per week zijn, na het eerste halfjaar zal het uren aantal waarschijnlijk verhoogd worden (naar 36 uur) ivm start nieuw project. 
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 13 juni 2023. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 12 juni 2023 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 1 juni 2023, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 5 juni 2023 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot donderdag 8 juni 2023, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.