Projectleider Document Management Systeem (DMS)

Achtergrond

SamenTwente wil haar documentbeheer professioneler en meer toekomstbestendig maken. De organisatie werkt met een groeiende hoeveelheid ongestructureerde documenten die steeds vluchtiger én kritischer worden binnen haar dagelijkse dienstverlening. Dit vraagt om een slimmer, consistenter en gebruiksvriendelijker ingericht documentmanagementsysteem dat medewerkers ondersteunt. Hierbij moet de inrichting structureel voldoen aan relevante wet- en regelgeving, vindbaarheid en kwaliteit zodat ongestructureerde gegevens niet alleen efficiënt maar ook aantoonbaar compliant zijn.

Opdracht

Ontwikkel en implementeer een systeem voor documentmanagement (DMS) binnen SamenTwente die: 

• De gehele document- en informatie-levenscyclus ondersteunt (concept, samenwerking, vaststelling, publicatie, archivering. 

• Aansluit op de werkomgeving en bestaande processen binnen de organisatie (M365/ SharePoint). 

• Onderscheid maakt tussen dagelijks werkmateriaal (concepten, notities) en officiële, vastgestelde documenten. 

• Integreert met de archieffunctie en informatiebeheerprocessen. 

• Voldoet aan de geldende compliance-eisen van SamenTwente. 

De opdracht is resultaatgericht en de zelfstandige professional bepaalt zelf de werkwijze, planning en aanpak om tot de benodigde resultaten te komen.

Resultaten

1. Visie en ontwerpdocument DMS:  

   • Beschrijving van de gewenste inrichting van het beheer, de levenscyclus, de classificatie en het eigenaarschap van ongestructureerde data;

   •  Aangesloten op de belangrijkste processen binnen de organisatie; 

   • In overeenstemming met geldende kaders op het gebied van informatiebeveiliging en organisatie, zoals BIO, NEN 7510, AVG en Archiefwet.

2. Functioneel ontwerp DMS: 

   • Beschrijving van de functionele en procesmatige inrichting binnen (of in samenwerking met) SharePoint of een aanvullende oplossing;

   • Richtlijnen voor metadata, versiebeheer, vaststelling en publicatie;

   • Integratie van archivering via Informatiebeheer. 

3. Ontwerp en inrichtingsplan voor een kwaliteits- en beleidsdocumenthandboek met aansluiting op DMS-oplossing:  

   • Beschrijving van DMS-Governance en het documentbeheerproces;

   • Implementatie- en adoptieplanDe opdracht kent een duidelijke looptijd en is tijdelijk van aard. Er is geen sprake van een hiërarchische aansturing; SamenTwente beoordeelt de resultaten, niet de wijze waarop deze tot stand komen.  

• Een afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau;

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider op het gebied van informatiebeheer;

• Aantoonbare werkervaring van M365-architectuur;

• Aantoonbare werkervaring met het schrijven van een implementatieplan op het gebied van inrichting informatiebeheer.

Wensen

• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van IT, informatiemanagement;

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider op het gebied van informatiebeheer;

• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 en documentmanagement (motiveer duidelijk je antwoord in het cv);

• Aantoonbare kennis van geldende kaders op het gebied van informatiebeveiliging (BIO, NEN 7510, AVG en Archiefwet);

• Een maximum uurtarief van €100 exclusief btw, inclusief woon-werk, en werk-werk verkeer.

Competenties

• Sterke communicatieve vaardigheden;

• Besluitvaardig;

• Resultaatgericht;

• Analytisch;

• Stressbestendig.

SamenTwente is de overkoepelende organisatie van 3 professionele uitvoeringsorganisaties: de Gemeentelijke Gezondheidsdienst Twente (GGD Twente), Veilig Thuis Twente (VTT) en de Organisatie voor Zorg en Jeugdhulp in Twente (OZJT).

Elk van de 3 organisaties heeft binnen het verband van SamenTwente haar eigen positie, identiteit en herkenbaarheid. Zowel Kennispunt Twente, Samen14 en Twentse Koers zijn als gast in onze organisatie ondergebracht.

Met onze uitvoeringsorganisaties faciliteren en voeren we de taken uit die overheden hebben om te zorgen voor gezonde, veilige en vitale inwoners. We werken samen met lokale en regionale ketenpartners, stakeholders, en vanuit en voor de Twentse samenleving.

Alleen samen kunnen we dwarsverbanden leggen, de inhoudelijke verbinding versterken, vroegtijdig signaleren, agenderen en de kwaliteit van onze diensten en zorgtaken nog beter waarmaken. Onze samenwerking sluit aan op én versterkt de lokale ambities, opgaven en inzet van gemeenten en maatschappelijke partners. Preventie, gezondheidsbevordering, veiligheid en levenskwaliteit hebben daarin onze focus.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 18 februari 2026, 09:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 17 februari 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: 2x 1 maand

Hybride: Geen verdere informatie

Functieschaal: Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

CV-eisen: Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.  

Overig algemeen:
Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.  

• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.  

• BYOD (bring your own device) is voor deze opdracht niet van toepassing.   

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).  

• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.  

• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.