Senior Adviseur Bedrijfsvoering

Project 'Ontwikkeling RVB Vraagspecificatie'

De ontwikkeling is gestart van een nieuw model voor de RVB Vraagspecificatie.

De RVB Vraagspecificatie is de functionele (offerte)uitvraag voor de bouwprojecten (nieuwbouw, renovatie en onderhoud) van het RVB naar de markt, voor het ontwerpen, bouwen en onderhouden van vastgoed. Deze Vraagspecificatie is opgesteld in een databaseprogramma Relatics. In Relatics is een bibliotheek ingericht met standaard eisen voor techniek en proces voor het vastgoed. De eisen worden ontwikkeld en beheerd in een andere applicatie; Topteam. Met de applicaties Relatics en Topteam wordt tenminste 1,5 jaar gewerkt.

Er zijn enkele projecten gestart met dit nieuwe model, er is een toolkit ontwikkeld, een bibliotheek ingericht en er worden momenteel trainingen gegeven.

Het model kent twee pijlers:

• Een integrale, heldere en eenduidige vraag aan de markt, als basis voor een goede samenwerking
• Inrichting van een functionele vraag aan de markt, met het doel om ruimte te bieden aan hedendaagse of innovatieve oplossingsrichtingen.

Om goed met het nieuwe model vraagspecificatie te kunnen werken dienen alle betrokken medewerkers meegenomen te worden in het model, met het doel de RVB-vraag/behoefte eenduidig, integraal en functioneel te specificeren.

Inmiddels is er ervaring opgedaan met zowel het model als de bibliotheek en dient een aantal noodzakelijke vervolgstappen genomen te worden om het model verder te vervolmaken en uit te breiden. In deze opdrachtomschrijving worden de vervolgstappen met bijbehorende werkzaamheden van deze opdracht uiteengezet.

Werkzaamheden

De vervolgstappen met bijbehorende werkzaamheden zijn onder te verdelen in een aantal onderdelen, te weten:

• Opstellen PvA relatics bibliotheek;
• Herstructureren data in Relatics, maar rekening houdend met mogelijke structuren in Topteam;
• Aanvullen data voor Rijkskantoren en Defensie;
• Definiëren dataset eenvoudige projecten;
• Structuur opzetten overige gebruikers;
• Opstellen PvA beheer bibliotheek.

Beoogde resultaten

• AD 1 Opstellen van P.v.A. bibliotheek
  Als meewerkend procesbegeleider beschik je over een bibliotheekteam dat bestaat uit een kernteam van ca. 7 personen die de bibliotheek gaan herstructureren. Een flexibele schil van verschillende disciplines staat het team bij op gebied van inhoudelijke input. De inspanning van het kernteam is gemiddeld 1 tot 1,5 dag per week. De eerste visie/structuur voor het bibliotheekteam is reeds ontwikkeld. In de uitrol moet het verder uitgewerkt worden tot een concreet plan van aanpak met diverse mijlpalen.
• AD 2 Herstructuren data
  Inmiddels is de bibliotheek gevuld met data vanuit de diverse disciplines. Wat je ziet is dat de eisen (de basis van de bibliotheek) gestructureerd zijn op disciplineniveau. Het grote nadeel hierbij is dat je heel veel verschillende eisnamen krijgt die eigenlijk hetzelfde bedoelen (vb. locatie, plaatsing, situering). Een ander nadeel is dat de raakvlakken tussen de disciplines niet goed zichtbaar zijn. Deze eisnamen dienen structureel teruggebracht te worden en middels een andere structuur gestructureerd te worden. Het ontwikkelteam heeft de eerste gedachte van deze nieuwe eisen al op papier gezet. De bedachte visie/structuur is leidend. Gedurende het proces zal optimalisatie en verbeteringen plaatsvinden.
• AD 3 Aanvullen data Rijkskantoren en Defensie
  Zodra de basisstructuur van eisen is herzien dient de rest van de bibliotheek aan de hand van deze nieuwe structuur gestructureerd te worden. Interne experts (kennislijnen) zullen samen met de flexibele schil zorgdragen voor het aanvullen de data voor diverse portefeuilles, waaronder Rijkskantoren en Defensie.
• AD 4 Definiëren dataset eenvoudige projecten
  Er is momenteel een grote behoefte aan een dataset voor de kleinere, eenvoudige, standaard projecten. Hiervoor dient een vereenvoudigd model ontwikkeld te worden. Echter heeft stap 3 prioriteit. Omwille van de tijd kan er gekozen worden om dit tijdelijk in een projectmodel te doen.
• AD 5 Structuur opzetten overige gebruikers
  In de huidige bibliotheek is (bijna) alleen de data beschikbaar van een Rijkskantoor en zijn er ook nog weinig datasets beschikbaar die specifiek bedoeld zijn voor een contractvorm (DB, DBM, enz.) en het type project (renovatie, nieuwbouw, grootschalig onderhoud, enz.). De bibliotheek zal hierop dus moeten worden uitgebreid. De opdracht is in eerste instantie alleen gericht op het opzetten van de structuur. Afhankelijk van de voortgang en kwaliteit van de prestaties van voorgaande opdracht zal besloten worden of ook het vullen van de data tevens onder deze opdracht belegd wordt.
• AD 6 Opstellen PvA beheer bibliotheek
  Zodra de bibliotheek is gestructureerd en aangevuld met data vanuit de diverse disciplines zal deze moeten worden beheerd en up-to-date worden gehouden met nieuwe eisen. Het is logisch als deze input komt vanuit de disciplines/ kennislijnen. Of tevens hier het beheer belegd moet worden is nog niet duidelijk en dient nog verder worden uitgewerkt. Het uitwerken van een PvA is tevens onderdeel van de opdracht voor het team (in samenspraak met de kennislijnen).

Rol van de professional

Je werkt binnen het ontwikkelteam en heeft in deze opdracht een faciliterende en adviserende senior rol binnen het ontwikkelteam, ondersteunt de projectleider en fungeert ook als senior consultant, voor gevraagd en ongevraagd advies. Je ondersteunt in het realiseren van het plan van aanpak samen met de projectleider en het ontwikkelteam. Je begrijpt de problematiek, neemt een adviserende en zelfstandig uitvoerende rol op zich en bereid het advies voor naar de programmamanager.

• Je beschikt aantoonbaar over WO werk- en denkniveau en hebt een achtergrond in minimaal één van de volgende domeinen: bouwkunde, ICT en/of systems engineering.
• Je beschikt over minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke opdracht. Binnen deze werkervaring is ervaring opgedaan met:
  • Het faciliteren van verander- of ontwikkeltrajecten;
  • Vraagspecificaties in de bouwsector;
  • Het opstellen en uitvoeren van een operationeel implementatie plan met communicatieplanning;
  • Het inrichten en werken met Relatics;
  • Het werken met de applicatie TopTeam.
• Je bent beschikbaar conform het opdrachtprofiel (uren en opdrachtperiode inclusief eventuele verlengingen), met als startdatum uiterlijk een maand na de genoemde startdatum.
• Je gaat akkoord met het maximum uurtarief voor deze opdracht van € 120,- all in, excl. btw.
• Je levert een Nederlandstalig cv aan in Pdf-formaat van maximaal 7 pagina's A4, waarin je duidelijk aantoont aan de eisen te voldoen.
• Je dient te beschikken over voor de uitvoering van de opdracht geschikte elektronische hulpmiddelen (mobiele telefoon, computer, laptop en/of tablet).
• Je gaat akkoord met de verplichte documenten genoemd in de offerteaanvraag.
• In verband met de werkzaamheden is het een eis dat een positieve referentie omtrent integriteit verifieerbaar is. Daarnaast dien je een Verklaring Omtrent Gedrag te kunnen overleggen binnen 4-6 weken na start van de opdracht.
• Je vermeldt op welke basis je deze opdracht aanneemt (ZZP'er, ZZP'er via intermediair, of inhuurkracht via leverancier).

Competenties

• Organiseren, facilitairen, begeleiden (Hybride, offline en online samenwerken).
• Je moet nieuwe complexe integrale onderwerpen snel eigen kunnen maken en de techniek kunnen vertalen naar gedrag.
• Je moet goed zelfstandig kunnen werken en snel de weg kunnen vinden in grotere organisaties als het RVB.
• Je beschikt over de competenties: organisatiesensitiviteit, analytisch vermogen.
• Je bent een teamplayer.
• Je bent een expert in het gebruik van Relatics en begrijpt andere soortgelijke applicaties als Topteam.
• Je werkt projectmatig.

Wensen

• De mate van ervaring met het thema vraagspecificaties, functioneel specificeren of systems engineering. (25 punten)
• De mate van ervaring met het meewerken, het opstellen en uitvoeren van een tactisch implementatie plan met communicatieplanning. (25 punten)
• De mate waarin je ervaring hebt met vraagspecificaties in de bouwsector. (20 punten)
• De mate van ervaring met het werken binnen een (semi-) publieke organisatie. (10 punten)

Rijksvastgoedbedrijf

Het Rijksvastgoedbedrijf is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 11,7 miljoen vierkante meter bruto vloeroppervlak aan gebouwen en circa 82.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

Onze missie: 'Het RVB realiseert en beheert zijn vastgoedportefeuille voor zijn gebruikers en zet gebouwen en terreinen in voor de realisatie van economische en maatschappelijke meerwaarde op basis van beleidsdoelen.', is in 2019 aangescherpt met 'We willen de waarde van Rijkvastgoed maximaal benutten. We werken daarom samen met andere partijen om niet alleen onze eigen gebouwen, maar ook de hele omgeving te verbeteren. Economie, leefomgeving en natuur varen wel bij wat we doen.'

De directie Transacties en Projecten (T&P) is binnen het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) de schakel naar de vastgoed- en bouwmarkt en draagt zorg voor de geplande mutaties in de portefeuille van het RVB. Binnen de directie Transacties en Projecten werkt de afdeling Architectuur en Techniek (A&T) samen met de afdeling Inkoop- en Contractmanagement (ICM) aan de doorontwikkeling van een model RVB-vraagspecificatie. Het basismodel met bijbehorende bibliotheek is in ontwikkeling en dient verder geïmplementeerd te worden. Bij deze implementatie hoort het bekend stellen van de bedoeling van het model, de werking ervan en op welke wijze medewerkers er mee kunnen dan wel dienen te werken. Informatiesessies en projectbegeleiding is noodzakelijk om de medewerkers, maar ook marktpartijen op weg te helpen met dit nieuwe model.

Het verificatiegesprek vindt plaats in overleg met de inlenend manager.

Optie tot verlenging: 2 opties van elk maximaal 12 maanden na afloop initiële opdracht

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Screening

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) met screeningspunten 11, 12, 13 en 41 dient uiterlijk 6 weken na aanvang van de opdracht geüpload te worden.

Integriteit

Het is niet toegestaan de opdrachtgevende organisatie (rechtstreeks) te benaderen met betrekking tot deze aanvraag. Iedere poging tot positieve of negatieve beïnvloeding - op welke manier dan ook - van de bij de procedure betrokken medewerkers zal leiden tot uitsluiting van deelname.

Bijzonderheden

Bij het voorstellen: in pdf. Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals (mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).