Programmasecretaris fysiek en sociaal domein

Doel van de functie.
De programmasecretaris ondersteunt de staf en directie bij het voorbereiden, coördineren en vastleggen van bestuurlijke besluitvorming en programmatische processen. Hjj of zij heeft er lol in om processen te managen. Communicatie is daarbij key. Nauwe samenwerking met de coördinator van het bestuurssecretariaat en de waarnemend communicatieadviseur is essentieel om een geïntegreerde planning en heldere informatievoorziening te garanderen. De programmasecretaris draagt ook bij aan de Planning & Control-cyclus door het verzamelen van input, bewaken van deadlines en het voorbereiden van relevante stukken. Dit alles om de kwaliteit, transparantie en continuïteit van bestuurlijke processen binnen de Regio te borgen. De programmasecretaris werkt nauw samen met de waarnemend bestuurssecretaris.

Opdracht
Als Programmasecretaris speel je een cruciale rol in de ondersteuning van de bestuurlijke processen binnen Regio Gooi en Vechtstreek. Je draagt zorg voor een efficiënte voorbereiding, coördinatie en vastlegging van vergaderingen, besluitvorming en programmatische activiteiten. Je bent de verbindende schakel tussen de staf, directie, het bestuur en de portefeuillehoudersoverleggen, gemeentelijke partners en externe samenwerkingsverbanden, waaronder de Metropoolregio Amsterdam. Je hebt bij voorkeur specifieke expertise en ervaring als programmasecretaris, griffier/commissiesecretaris of procesmanager in het publiek domein.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

• Voorbereiden, coördineren en vastleggen van vergaderingen van bestuurlijke gremia, portefeuillevergaderingen en stafoverleggen.
• Ondersteunen, voortgangsbewaking en het opvolgen van besluiten en acties.
• Afstemmen met de bestuurssecretaris, de coördinator bestuurssecretariaat en communicatieadviseur voor een geïntegreerde planning en tijdige informatievoorziening.
• Fungeren als aanspreekpunt en verbindende schakel tussen staf, directie, bestuur en externe partners, inclusief afstemming met de Metropoolregio Amsterdam.
• Coördineren van de opstelling en verspreiding van agenda’s, notulen, besluitenlijsten en stukken.
• Signaleren van knelpunten in bestuurlijke en programmatische processen en voorstellen doen voor verbetering.
• Ondersteunen bij de voorbereiding van beleids-, programma- en strategische documenten.
• Bijdragen aan onderdelen van de Planning & Control-cyclus, zoals voortgangsrapportages en informatieverzameling.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar binnen een politiek-bestuurlijke organisatie zoals een gemeente, provincie of gemeenschappelijke regeling;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als (programma)secretaris, bestuurssecretaris, griffier, commissiesecretaris of vergelijkbare functie binnen een samenwerkingsverband of gemeente;
• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen mobiel. De opdrachtgever stelt een laptop beschikbaar;
• Aantoonbare werkervaring met voorbereiding en verslaglegging van bestuurlijke vergaderingen zoals: agenda’s, besluitenlijsten en bestuurlijke nota’s;
• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.

Wensen (Gunningscriteria)

• Aantoonbare werkervaring in een regionaal samenwerkingsverband; (25 punten).
• Aantoonbare kennis van methodieken zoals Lean, MSP, Prince2 en/of Agile/scrum; (15 punten)
• Minimaal 1 aantal jaar werkervaring in de afgelopen 3 jaar met het zelfstandig verantwoordelijk zijn voor bestuurlijke procescoördinatie binnen een politiek-bestuurlijke omgeving, benoem dit duidelijk in het cv; (30 punten)
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen en/of coördineren van voortgangsrapportages, bijdrage aan P&C-documenten en werken binnen kaders van Gemeentewet en/of bestuursrecht; (20 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van (management)rapportages, voortgangsverslagen en beslisnota’s, benoem waar dit is opgedaan (10 punten).

Competenties

• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk ontwikkeld gevoel voor planning en prioritering.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling, met het vermogen om helder en diplomatiek te communiceren.
• Proactieve, zelfstandige werkhouding met bestuurlijke sensitiviteit en integriteit.
• Analytisch vermogen en het vermogen om complexe dossiers snel te doorgronden en kernpunten helder samen te vatten.
• Onpartijdigheid, discretie en vertrouwelijkheid in de omgang met gevoelige informatie.
• Flexibiliteit en stressbestendigheid in een dynamische politieke omgeving.
• Samenwerkingsgerichtheid en het vermogen om effectief te schakelen tussen diverse stakeholders.

Organisatie
De Regio Gooi en Vechtstreek is een samenwerkingsverband van zeven gemeenten (Blaricum, Gooise Meren, Hilversum, Huizen, Laren, Wijdemeren en Eemnes) met een organisatie van circa 500 medewerkers, die zich richt op uiteenlopende regionale opgaven in zowel het fysieke als sociale domein. De complexiteit van de bestuurlijke processen vraagt om een stevige en ervaren (programma)secretaris die in staat is om soepel te schakelen tussen bestuursorganen, ambtelijke staf en externe partners.

De opdracht wordt uitgezet voor het organisatieonderdeel Beleid en Bestuur, team staf. Vanuit deze eenheid ondersteunen wij de politieke, bestuurlijke en ambtelijke samenwerking tussen gemeenten, onze diensten en maatschappelijke partners. Deze samenwerking richt zich op de maatschappelijke opgaven, gebiedsopgaven en onze diensten. Wij zorgen dat gemeenten politiek, bestuurlijk en ambtelijk aan het stuur van de regionale opgaven en de Regio organisatie zitten. Met gemeenten, onze diensten, ondernemers en maatschappelijke organisaties bereiden wij beleid en besluitvorming voor en voeren dat uit. Ook zorgen wij voor de bestuurlijke en ambtelijke vertegenwoordiging van de regiogemeenten in de Metropoolregio Amsterdam (MRA), provincie en Rijk. Daarnaast vragen wij waar mogelijk subsidies aan en voeren projecten uit.

Achtergrond
Door de (tijdelijke) uitval van de bestuurssecretaris en de communicatiestrateeg is de werkdruk binnen de staf van onze organisatie aanzienlijk toegenomen. De huidige programmasecretaris vervult momenteel ook de rol van waarnemend bestuurssecretaris, waardoor extra capaciteit noodzakelijk is om continuïteit en goede bestuurlijke ondersteuning te waarborgen.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de opdrachtgever. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op een nader te bepalen moment gepland. De gesprekken vinden plaats op locatie en/of via teams. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Hybride: Thuis werken behoort slechts ten dele tot de mogelijkheden.

Overig algemeen:

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Regio Gooi- en Vechtstreek faciliteert geen mobiele telefoon.