Procesontwerper

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Informatie is op verschillende manieren essentieel voor ons werk. Denk aan het formuleren van beleid, het beheren van de projectadministratie of het verlenen van subsidies. We gebruiken informatie niet alleen om keuzes te maken, maar ook om elkaar te informeren over de voortgang, verantwoording af te leggen aan bestuur en politiek of om burgers op de hoogte te brengen over voorgenomen activiteiten. Voor het verzamelen, gebruiken, bewerken en archiveren van die informatie maken we gebruik van processen. Vaak doorlopen we via vaste stappen of procedures onze werkzaamheden, of het nu gaat om de business of de ondersteunende bedrijfsvoering. Veel van die processen worden ondersteund met ICT-middelen.

Er zijn diverse aanleidingen om onze processen beter te stroomlijnen. Dit vanwege nieuwe wet- en regelgeving, maatschappelijke opgaven en de behoefte om werkprocessen nog slimmer en efficiënter in te richten en daarmee het werkplezier te vergroten. De kernbegrippen bij al deze veranderingen zijn procesverbetering, re-design en digitalisering. Duidelijk is dat deze veranderingen impact hebben op de organisatie en haar medewerkers.

Wat ga je doen?
Je gaat deel uitmaken van het projectteam van een (al lopend) organisatie breed project/team, dat tot doel heeft de samenwerking te verbeteren door de implementatie van eenduidig beschreven processen. Als een van de procesontwerpers neem jij het initiatief om het verbeteren van werkprocessen aan te jagen en (energiek) te begeleiden.

Je bent bekend met de gangbare technieken en methoden op het gebied van business procesmanagement en re-design, hebt ervaring met het toepassen van Lean technieken voor het ontwerpen en verbeteren van processen. Ook heb je oog voor de rol van digitalisering hierbij. Je enthousiasmeert en begeleidt (project) teams bij het (her)ontwerpen van werkprocessen en het doorvoeren van de veranderingen in overleg met de proceseigenaar. Tijdens het ontwerpen van een proces houd je in je achterhoofd dat het proces bijdraagt aan de klanttevredenheid, medewerker tevredenheid en het organisatieresultaat. Disciplines waar je zoal mee samen gaat werken zijn: proceseigenaren, proces uitvoerders en I&A specialisten zoals informatiemanagers en -adviseurs.

Jouw werk bestaat voornamelijk uit de volgende werkzaamheden

• Inventariseren en analyseren (bestaande) werkprocessen en -procedures;
• Onderzoeken van toegevoegde waarde van wijzigingen in processen en procedures;
• Verbeteren van (bestaande) processen en procedures door het toepassen van Lean principes;
• Opstellen en vastleggen van (nieuwe) processen, rollen en taken met flows/schema’s (BPMN);
• Enthousiasmeren van en overdragen van kennis en werkzaamheden naar de interne organisatie;
• Organiseren van (online) bijeenkomsten met proces uitvoerders waardoor medewerkers ervaren wat de meerwaarde is van procesgericht werken en van het toepassen van Lean technieken.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. In het bezig van een Lean Green Belt certificaat;
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Procesontwerper;

Selectiecriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
4. Een afgeronde opleiding op minimaal wo master niveau in de richting van Organisatiekunde, Bedrijfskunde of Bedrijfseconomie (15 punten)
5. In het bezit van een Lean Black Belt certificaat (25 punten);
6. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als Procesontwerper (50 punten).
7. Uurtarief maximaal € 100,00 exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werk (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Oplossings- en resultaatgericht;
• Een teamspeler die makkelijk verbindingen legt;
• Kunnen omgaan met chaos en weerstand;
• Enthousiast en gedreven;
• Interesse in het verbeteren van werkprocessen en procedures van beleid tot uitvoering;
• Zelfstartend vermogen en veerkracht;
• Beschikt over de nodige diplomatieke vaardigheden en weet deze goed in te zetten;
• Staat stevig in je schoenen en bent een volwassen gesprekspartner voor managers en professionals;
• In staat kennis over procesverbetering over te brengen en interne medewerkers ‘op te leiden’ om procesverbeteringen uit te voeren;
• Gedegen en aantoonbare kennis van Lean en andere proces verbetermethoden;
• Kennis van gegevens- en datamodellering is een pré;
• Kennis van en ervaring met het toepassen van analyse methoden (denk aan business analyse) is een pré.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling Offertes op minimumeisen
De Offertes worden eerst beoordeeld op de minimumeisen die in de Offerteaanvraag zijn vermeld. De controle van de Offerte vindt plaats op daadwerkelijke inhoud en naar waarheid, hierbij kan eventueel ook contact gezocht worden met derden. Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor Stap 2 in de beoordeling. De Offertes die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) Offertes die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Offertes die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking op de in de Offerteaanvraag genoemde “selectiecriteria te beoordelen in Stap 2”. De tien (10) Offertes die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor Stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige Offertes worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de tien (10) offertes van in onderlinge vergelijking op de volgende gunningscriteria.

- Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
- Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De drie (3) Offertes die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria gaan door naar Stap 4 (Selectiegesprek). De kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de Opdrachtgever nader geverifieerd in hoeverre de betreffende Offertes voldoen aan de minimumeisen en criteria die genoemd zijn bij Stap 2 en Stap 3. Daarnaast wordt getoetst op de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal Stap 3 van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de Gegadigde die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan de in de Offerteaanvraag genoemde competenties. Alle overige Inschrijvers worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 2 december 2022 vanaf 11.00 uur tot 15.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 1 december 2022 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 22 november 2022, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 24 november 2022 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 28 november 2022, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.

Betreffende termijnbepaling uitzetten opdracht/Doorlooptijd opdracht
 Uitvragen worden in principe met een reactietermijn van 10 kalenderdagen uitgezet. Bij specialistische functies, oftewel non-generieke functies, die onder normale marktomstandigheden worden uitgezet, zal er dientengevolge gekozen worden voor een reactietermijn van 10 kalenderdagen. Bij generieke functies of een non-generieke functies die onder afwijkende marktomstandigheden worden uitgezet of waarvan de opdrachtwaarde onder de Europese aanbestedingsdrempel blijft, kan er gekozen worden voor een kortere reactietermijn.