Projectleider implementatie Zaaksysteem

Wij zoeken tijdelijk een ervaren projectleider voor de vervanging van het huidige zaaksysteem van de provincie Overijssel. Deze opdracht is een cruciaal onderdeel binnen ons bredere programma voor het op orde brengen van de informatievoorziening en het voldoen aan de eisen vanuit de Archiefwet, Woo, AVG en BIO.

Je bent verantwoordelijk voor het volledige traject: van het opstellen van een gedragen en inhoudelijk sterk Programma van Eisen, via de uitvoering van de Europese aanbesteding, tot en met de implementatie en ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem.

De opdracht omvat twee samenhangende hoofdsporen. Enerzijds het voorbereiden en uitvoeren van de aanbesteding: het ophalen en vertalen van eisen en wensen vanuit de organisatie naar een concreet en toetsbaar Programma van Eisen, het begeleiden van de aanbestedingsprocedure en het realiseren van een zorgvuldige gunning. Anderzijds het realiseren van een succesvolle implementatie van het nieuwe zaaksysteem, inclusief inrichting, koppelingen, migratie, adoptie en borging. Migratie van informatie uit het huidige zaaksysteem en uitfaseren van het oude systeem is ook onderdeel van de opdracht.

Je stuurt een multidisciplinair team aan met vertegenwoordigers uit de gehele organisatie en werkt intensief samen. Essentieel is het creëren van draagvlak binnen zowel de gebruikersorganisatie als de beheerorganisatie.

Resultaten:

• Een gedragen en volledig Programma van Eisen is opgesteld;
• Een rechtmatig en zorgvuldig aanbestedingstraject is doorlopen;
• Een toekomstbestendig zaaksysteem is geselecteerd en geïmplementeerd;
• Zaaktypen, processen en koppelingen zijn ingericht;
• Data uit het oude systeem correct is gemigreerd;
• Beheer, doorontwikkeling en governance structureel zijn ingericht;
• Het oude zaaksysteem is uitgefaseerd.

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau.
• Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider bij een overheidsinstelling.
• Aantoonbare werkervaring als projectleider met implementatie van zaaksystemen.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van Europese aanbestedingen voor IT-systemen.
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van ‘Programma van Eisen’.
• Aantoonbare kennis van de volgende wet- en regelgeving: Archiefwet, Woo, AVG, BIO. Deze kennis is toegepast in minimaal 2 jaar relevante opdrachten in de afgelopen 6 jaar, zoals aantoonbaar beschreven in het CV.
• Aantoonbaar afgeronde opleiding Prince2 Practitioner of IPMA certificaten.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met implementatie van zaaksystemen binnen provinciale organisaties (25 punten);
  • tot 1 jaar aantoonbare werkervaring (5 punten)
  • 1 tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (15 punten)
  • meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider met implementatie van zaaksystemen in de afgelopen 10 jaar (40 punten).
• Aantoonbare werkervaring met leveranciersmanagement en contractsturing (25 punten);
  • tot 1 jaar aantoonbare werkervaring (5 punten)
  • 1 tot 2 jaar aantoonbare werkervaring (15 punten)
  • meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring (25 punten)
• Je stelt je voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom je geschikt bent voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door jezelf. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden (10 punten).

Competenties

• Resultaatgericht: levert een werkend systeem op, geen theoretisch ontwerp
• Bestuurlijk sensitief: beweegt effectief binnen complexe politieke en organisatorische context
• Analytisch sterk: vertaalt beleidsdoelen naar concrete systeem- en procesinrichting
• Verbindend: creëert draagvlak bij stakeholders op alle niveaus
• Sturend: houdt regie op leveranciers, planning en besluitvorming
• Pragmatisch: schakelt snel en stuurt op voortgang en realisatie
• Communicatief sterk: helder richting zowel bestuur, business als techniek

Organisatie
Werken bij Overijssel
Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Beschrijving Bedrijfsvoering
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.
De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR.

Je gaat aan de slag bij het cluster Realisatie & Beheer, dat valt onder team Informatievoorziening en Digitalisering van de eenheid Bedrijfsvoering.  

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 13 mei 2026, 10:30 uur. De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 7 mei 2026 bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Beoordeling

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de professionals die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Optie tot verlenging: 2x 6 maanden.

Hybride: Ja

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal nvt. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

De administratieve partner brengt voor deze opdracht geen fee in rekening.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Standplaats: Zwolle

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen.

• De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio.

• Het uurtarief kan worden gewijzigd volgens de hierna genoemde CBS-indexering volgens indexatieclausule artikel 12 van de modelovereenkomsten: CBS CAO Lonen, contractuele loonkosten en arbeidsduur, lonen per uur inclusief bijzondere beloningen indexcijfer, 2020=100.