Procesbegeleider Periodieke Hotspot-monitor

Wil jij bijdragen aan het veiligstellen van informatie die het verhaal van Overijssel vertelt? Als procesbegeleider periodieke hotspot-monitor (2017–2023) zorg jij ervoor dat belangrijke gebeurtenissen uit deze periode niet verloren gaan, maar zorgvuldig worden vastgelegd. Jij bent degene die het proces organiseert, experts samenbrengt en de balans bewaakt tussen overheid en samenleving.

De Provincie Overijssel wil gebeurtenissen en ontwikkelingen uit de periode 2017–2023 vastleggen die van grote betekenis zijn voor de samenleving en het provinciale bestuur. Deze gebeurtenissen, ook wel hotspots genoemd, vormen een belangrijk onderdeel van ons cultureel en bestuurlijk erfgoed.

Door deze informatie tijdig te identificeren en te bewaren, voorkomen we dat waardevolle digitale documenten en archiefbescheiden verloren gaan. De hotspot-monitor is een instrument dat helpt om deze gebeurtenissen systematisch te signaleren, vast te stellen en te borgen in het archief. En draagt bij aan transparantie en reconstructie van het verleden.

Wat ga je doen?

Als procesbegeleider ben jij verantwoordelijk voor het opzetten, uitvoeren en afronden van dit traject. Jij bent de regisseur van het proces: van voorbereiding tot publicatie.

Een belangrijk onderdeel van jouw rol is het begeleiden van experts om hotspots te signaleren en benoemen. Deze experts hebben inzicht in de provinciale taken en weten wat er speelt in de samenleving. Het gaat om zowel interne experts uit de organisatie als externe deskundigen, zoals historici, journalisten en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties. Interne experts brengen het perspectief van de overheid in, terwijl externe experts juist het maatschappelijke perspectief toevoegen. Het is jouw taak om te zorgen dat geen van beide perspectieven domineert en dat de interactie tussen overheid en samenleving centraal blijft staan.

Kerntaken

• Instellen van de hotspotwerkgroep
• Maken van een duidelijke en haalbare planning
• Selecteren en uitnodigen van interne en externe experts.
• Organiseren van expertbijeenkomsten en besluitvormingsmomenten.
• Voorbereiden van voorstellen voor bestuurlijke besluitvorming
• Opstellen van een voorstel voor inventarisatie van hotspot dossiers in informatiesystemen
• Publiceren van vastgestelde hotspots en communiceren met stakeholders

• Een maximum uurtarief van € 110,00 exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer werk-werkverkeer;
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van informatiebeheer, archiefwetenschap of bestuurskunde;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als procesbegeleider of soortgelijk binnen een overheidsorganisatie;
• Aantoonbare werkervaring op het gebied van werken met multidisciplinaire teams, dit is expliciet benoemd in de werkervaring;
• Aantoonbare werkervaring met informatie- en archiefwetgeving, dit is expliciet benoemd in de werkervaring;

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met digitale informatievoorziening en archivering, dit is expliciet toegelicht in de werkervaring. (25 punten);
• Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van een hotspotmonitor. (30 punten);
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met maatschappelijke ontwikkelingen en cultureel erfgoed en cultuurhistorie. (25 punten);
• De professional stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom je geschikt is voor deze opdracht en wat deze opdracht aantrekkelijk maakt. De motivatie dient geschreven te zijn door de professional zelf. (20 punten);

Competenties

• Sterke communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk)
• Goed ontwikkeld organisatorisch vermogen
• Balansbewaking/omgevingssensitiviteit
• Analytisch vermogen

Organisatie
Werken bij Overijssel
Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Beschrijving Bedrijfsvoering
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.

De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR.

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 13 april 2026.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de professionals die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Optie tot verlenging: 2x 6 maanden

Hybride: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma, di, wo, do, vrij (in onderling overleg) Standplaats: Provinciehuis Zwolle

Overig algemeen:

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Fee administratieve partner
De administratieve partner brengt voor deze opdracht geen fee in rekening.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma, di, wo, do, vrij (in onderling overleg)
Standplaats: Provinciehuis Zwolle

Planning
De professionals die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 9 april 2026 bericht. Overige professionals ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen.
• De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.
• Indien de administratieve partner personeel ter beschikking stelt, staat de administratieve partner in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).
• Voor de administratieve partner geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio.