Programmamanager Facilitaire Dienstverlening

Programma FDV

Het programma FDV

Binnen de provincie Noord-Brabant werken ongeveer 1500 medewerkers. Als Programmamanager Facilitaire Dienstverlening en intern opdrachtgever ben je verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het Provinciehuis en alle Facilitaire Diensten van de organisatie. Vanuit deze verantwoordelijkheid zorg je, samen met de ruim 90 medewerkers en de Teamleiders (intern: Opdrachtnemers) ervoor dat de collega's op een gastvrije wijze worden ondersteund met facilitaire middelen en een gezonde en veilige werkplek. Op deze wijze draag je eraan bij om Brabant nog mooier te maken.

Wat ga je doen?

Wij werken bij de provincie vanuit de maatschappelijke opgaven, dat betekent dat we onze expertises optimaal op orde houden zodat we on in verbinding met onze stakeholders en externe partners verder ontwikkelen naar een opgave gestuurde netwerkorganisatie met een groot adaptief vermogen (“toegerust zijn”). Om meer focus te hebben op onze opgaven en op onze professionals, is binnen de organisatie gekozen om te werken volgens het “HOF-principe.” Vanuit dit principe wordt onderscheid gemaakt tussen inhoudelijke sturing op opgaven door Programmamanagers enerzijds en hiërarchische sturing door H-managers anderzijds. Een andere manier van samenwerken die zich kenmerkt door ruimte te bieden aan de professional.

Als programmamanager (en interne opdrachtgever) Facilitaire Dienstverlening (O) ben jij verantwoordelijk voor de inhoud van het programma en de te behalen resultaten. Om de resultaten te bereiken werk je nauw samen met de H-managers die de hiërarchische (H) en functionele (F) verantwoordelijkheid hebben over de medewerkers werkzaam voor jouw programma.

• Je bent verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud (instandhouding) van het vastgoed en alle facilitaire diensten van de provinciale organisatie.
• Je bent mede-opdrachtgever voor het ontwikkelproces Anders Werken, Ontmoeten en Reizen, waarmee we een gedragsverandering stimuleren en een nieuw gebruikersconcept realiseren; specifiek voor de projecten “herinrichting Huis voor Brabant” en Werken in Brabant. Je stuurt hierbij op de doelstellingen en de voortgang binnen deze projecten.
• Samen met de opdrachtnemers en collega’s van het programma zorg je ervoor dat alle medewerkers en gasten van de organisatie op een gastvrije wijze worden ondersteund met facilitaire middelen en een gezonde en veilige werk- of ontmoetingsplek. Hiervoor bepaal jij wat er nodig is, samen met het team van teamleiders (opdrachtnemers) en stuur jij het team hierop aan.
• Je realiseert de ingezette ontwikkeling, op basis van het Doorontwikkelplan Facilitaire Dienstverlening; Waarbij je samen met de opdrachtnemers een kwalitatieve ontwikkeling in de serviceverlening vanuit het programma realiseert op basis van de droom “wij zijn mogelijkmakers”. Hierbij wordt gewerkt met de volgende lijnen:
• • Het doorontwikkelen van het voormalige  Dienstenplein naar 1 loket voor Bedrijfsvoering (ONS LOKET) en bijbehorende backoffices;
  • Het standaardiseren en meetbaar maken van de dienstverlening
  • Verder op orde brengen van de sturing en verantwoording;
  • Verder op orde brengen van de personele organisatie, optimaliseren van de structuur en blijvend aandacht behouden voor de cultuur. (“Hoe werken wij professioneel, constructief en prettig samen?”Zo doen we dat hier”).
• Je onderhoudt veel contact met andere programmamanagers, gedeputeerden en de portfoliodirecteur over de inhoud van het programma en om verbinding te leggen tussen andere inhoudelijke thema’s binnen de organisatie.
• Jaarlijks bepaal je samen met de teamleiders de doelstellingen met bijbehorende resultaten voor het programma. Gedurende het jaar ben je ervoor verantwoordelijk dat deze resultaten bereikt worden. Hier stuur je op en leg je verantwoording af aan de portfoliodirecteur.
• Je stuurt op een inspirerende wijze de medewerkers op de te behalen doelstellingen.
• Je stuurt op de meerjaren onderhoudsbegroting, de budgettaire kaders en de beschikbare capaciteit.
• Met de H-manager(s) heb je frequente afstemming over de individuele - en teamontwikkeling van de medewerkers uit jouw programma en de voortgang in het ontwikkelplan facilitaire dienstverlening.

Jouw programmateam werkt nauw samen met interne collega’s, en met omgevingsdiensten, vertegenwoordigers van andere provincies en gemeenten, waterschappen, Veiligheidsregio’s, NVWA, Openbaar Ministerie enz.

De Provincie en dus ook het Provinciehuis heeft een voorbeeldrol, denk hierbij bijvoorbeeld aan verduurzaming duurzaamheid en veiligheid. Belangrijk is daarom het wenhuurdbaar kunnen reageren op de ontwikkelingen die binnen en buiten in de maatschappij plaatsvinden.

Door continue modernisering, innovatie en digitalisering van de FDV -taakuitvoering ben je voorbereid op de toekomst.

Als programmamanager opereer je in het collectief van programmamanagers met als doel de sturing vanuit één provinciaal bestuurlijke agenda te versterken, één taal te spreken en samenhang te bevorderen. Daarnaast ben je de strategisch sparringpartner van de gedeputeerden en de directie, en verantwoordelijk voor de inhoud en realisatie van het programma.De duurzame inzetbaarheid van je medewerkers behoort niet tot je taken, maar valt onder de verantwoordelijkheid van de H()-managers.

Zo maak je Brabant aantrekkelijker

Bij de provincie zetten we ons dagelijks in voor een mooier, toekomstbestendig en duurzaam Brabant. Samenwerking zowel in- als extern is voor de provincie belangrijk om de doelen te realiseren.

Als Concernprogramma’s, waar FDV deel van uitmaakt, zorgen wij ervoor dat onze organisatie haar werk goed kan doen en toekomstbestendig is, want samen helpen we Brabant mooier maken. De ambitie waar we als programma’s aan werken is: Doorontwikkeling naar een gastvrije, slimme en innovatieve bedrijfsvoering die op inhoud toegevoegde waarde biedt. Dat betekent dat we indirect bijdragen aan opgaven, door de rest van de organisatie te faciliteren om hun werk goed te kunnen doen. We doen dit als Concernprogramma’s vanuit een gezamenlijk uitgangspunt: Visie bedrijfsvoering 2023. Hoofdlijnen van de visie zijn: Gastvrij, Innovatief, Slim en Professioneel staan centraal in ons werk.

Met wie werk je samen?

Zoals hierboven voornoemd werk je nauw samen met de H-managers waarvan medewerkers in jouw programma werken.

In het programma zijn ongeveer 90 medewerkers werkzaam, verdeeld over het team frontoffice “ONS LOKET” en de backoffice teams; Technische Diensten, Service Diensten en Media Diensten en Secretariële ondersteuning H-management . Daarnaast werken we samen met onze partners van schoonmaak, catering, beveiliging, (technisch) gebouwbeheer, AV installatie en afvalinzameling (60 fte).

Je werkt daarnaast nauw samen in een team van programmamanagers van de Concernprogramma’s. Dit zijn de programma’s Ondersteuning Bestuur & Management (OBM) Stuurinformatie & Administratie (SIA), Bedrijfsvoering, Beleid & Advisering (BBA) en Dienstverlening ICT.

De programmamanager die wij zoeken voldoet aan het volgende profiel:

Jij bent een verbinder. Jouw programma is altijd een partner voor de organisatie, vanaf het begin van de opgave, zodat je de juiste vragen kunt stellen en jullie expertise waarde toevoegt. Daarnaast ben je een leider, je hebt een leiderschapsstijl die past bij “professionals met ruimte”, eigentijds binnen heldere kaders. Ruimte betekent invulling geven aan eigen verantwoordelijkheid, en is niet vrijblijvend. Er wordt dan ook van je verwacht dat je in deze rol op een inspirerende wijze richting en sturing geeft aan medewerkers. Je bent duidelijk in je verwachtingen van de medewerkers, spreekt aan op de behaalde resultaten en inhoudelijk functioneren. Als laatste ben je besluitvaardig en toon je ondernemerschap, want je bent verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van het Huis voor Brabant. 

Naast de gestelde competenties worden wij enthousiast van iemand die beschikt over de volgende kwaliteiten en vaardigheden:

• Meer dan vijf jaar ervaring met project- en programmamanagement en het aansturen van een  programma met veel dynamiek, diverse stakeholders en tegengestelde belangen;
• een WO werk- en denkniveau;
• sterke affiniteit met en vakinhoudelijke kennis  van facilitaire dienstverlening en gastvrijheid;
• sterk in het bieden van kwaliteit, want wij willen het beste voor onze collega’s en het bestuur;
• je hebt sterk oog voor de financiële aansturing van het programma en de projecten en stuurt kostenbewust
• diepgaand inzicht in politieke/bestuurlijke/ambtelijke/maatschappelijke verhoudingen;
• strategisch inzicht; empathisch vermogen en een gezonde dosis zelfreflectie;
• oog hebben voor het mogelijke spanningsveld tussen enerzijds flexibel, innovatief en adaptief zijn en anderzijds het rechtmatig en beheersbaar zijn van je programma en hier naar handelen. Met andere woorden: ontwikkelgericht kijken en risicogericht sturen (actief de verantwoordelijkheid nemen om te sturen op risico’s en maatregelen).

We streven ernaar om de gesprekken te houden op vrijdag 9 december as.

Stardatum van de opdracht is tussen 15 en 20 december 2022. Werken is flexibel. De maandag, dinsdag en donderdag heeft de sterke voorkeur om fysiek aanwezig te kunnen zijn. Dit zijn de momenten waarop beleids- of teamoverleg plaatsvindt. Vrijdag in ieder geval aanwezig als de staten vergaderen (statendagen). Daarnaast is wenselijk om op in ieder geval de woensdagochtend werkzaam te zijn, vanwege de aanlevering van bestuurlijke dossiers. Dit hoeft niet fysiek in het provinciehuis. Werken binnen de provincie is daarnaast goed ingericht om vanuit thuis en/of hybride te kunnen doen. Onregelmatige werkzaamheden; Bij de provincie Noord-Brabant zijn we flexibel, en dat verwachten we andersom ook. Het (incidenteel) verrichten van werkzaamheden in de avonden of weekenden kan onderdeel zijn van deze opdracht, en de vergoeding hiervoor wordt geacht in het overeen te komen tarief te zitten. Dit kan incidenteel het geval zijn, bijvoorbeeld bij (ernstige) calamiteiten in het Provinciehuis.

Andere diensten