Ambtelijk Secretaris OR

• Professionele communicatie tussen de ondernemingsraad (en zijn commissies);
• Coördinatie en organisatie van het OR-werk;
• Bewaken van en adviseren over wet- en regelgeving, procedures en afspraken;
• Signaleren van toepassing zijnde ontwikkelingen en deze vertalen naar de medezeggenschap.

Resultaatgebieden

• Inzicht: onderzoekt en onderkent thema's die spelen binnen en buiten de organisatie en vertaalt deze naar het OR-werk. Analyseert de werksituatie en adviseert over de juiste prioritering en planning.
• Processen en procedures: begeleidt (en adviseert) de ondernemingsraad en zijn commissies bij de behandeling van de verschillende OR-onderwerpen. Begeleidt het proces ten aanzien van correcte naleving van afspraken, besluitvorming en relevante wet- en regelgeving en ziet erop toe dat de basisdocumenten actueel zijn.
• Overleg en participatie: bevordert de dialoog tussen ondernemingsraad (en zijn commissies) en alle betrokken partijen. Is daarbij ondersteunend en faciliterend in het nakomen van verplichtingen en het betrekken en raadplegen van medewerkers.
• Scholing: signaleert (individuele) leerdoelen binnen de OR-organisatie en zoekt samenwerking met trainingsinstituten. Stemt het scholingsprogramma af met OR-leden en trainers, bewaakt de OR-leerdoelen en geeft voorlichting aan nieuwe leden.
• Informatie en beheer: voorziet de leden, gevraagd en ongevraagd, van relevante en benodigde informatie en ziet erop toe dat deze informatie makkelijk toegankelijk is. Zorgt ervoor dat aan de informatieverplichting wordt voldaan, zodanig dat deze aansluit bij de ambities van de ondernemingsraad (en zijn commissies)

Concrete verantwoordelijkheden

• Notuleren van de vergaderingen (vertrouwelijk) en verzorgen van de verslaglegging;
• (Openbaar) zowel OV als algemene vergadering OR;
• Opstellen van vergaderschema's en andere overzichten;
• Bewaken van gemaakte afspraken, actiepuntenlijsten en besluitenlijsten;
• Beheren/toegankelijk houden van het archief van de ondernemingsraad en zijn commissies. Op verzoek verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie. Dit doe je in afstemming met de secretaris;
• Bijdragen aan het tot stand komen van het jaarverslag van de OR;
• Beheren en actualiseren van de informatie over de OR op het intranet, of verzorgen van andere publicaties van de OR ten behoeve van de communicatie met de achterban van de OR;
• Bijdrage leveren aan opstellen advies-, instemming- en informatiebrieven;
• (Eind)redactie verzorgen van brieven, verslagen en andere door de OR in concept aangeleverde stukken;
• Bijdragen aan de opstelling van de begroting van de OR en bewaken van het OR-budget.

• Op deze opdracht is het principe 'Bring Your Own Device' van toepassing. Je maakt bij de uitvoering van de opdracht gebruik van eigen IT-middelen (laptop, telefoon en bijbehorende accessoires).
• Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de rol van ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een overheidsorganisatie, licht dit duidelijk toe in het cv.
• Je bent aantoonbaar bereid om aanwezig te zijn bij vergaderingen van de OR van de ODGM, deze vinden plaats op donderdag. Benoem dit duidelijk in het cv.
• Je hebt aantoonbare kennis van de WOR.
• Het uurtarief is maximaal € 90,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én fee voor de administratieve partner.

Wensen

• Aantoonbare afgeronde leergang 1, 2 en 3 Ambtelijk secretaris óf aantoonbare afgeronde leergang 1, 2 én bereid om leergang 3 te halen. Benoem dit duidelijk in het cv (35 punten).
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van ambtelijk secretaris/ondersteuner van de OR bij een overheidsorganisatie, licht dit duidelijk toe in het cv (40 punten).
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Microsoft Teams, Excel, Word én Adobe InDesign. Benoem duidelijk waar deze is opgedaan (10 punten).
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau (15 punten).

Competenties

• Nauwkeurig;
• Integer;
• Proactief;
• Sociale vaardigheden voor het faciliteren, begeleiden en/of adviseren van de ondernemingsraad (en zijn commissies);
• Schriftelijke vaardigheden voor het informeren van de ondernemingsraad (en zijn commissies) en verslaglegging van vergaderingen;
• Communicatieve vaardigheden voor communicatie met leden van de ondernemingsraad, management en met de WOR-bestuurder;
• Politieke/bestuurlijke sensitiviteit als het gaat om besluitvormingsprocessen die gevoelig liggen en veel impact hebben binnen de organisatie.

Als inwoner en ondernemer in Gelderland kunt u op ons rekenen. Omgevingsdienst Groene Metropool zorgt voor een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. Dit doen we door taken uit te voeren op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). Daarnaast geven wij ook advies aan onze partners, zoals gemeenten en provincies, en delen wij kennis over verschillende belangrijke onderwerpen. Bijvoorbeeld over circulair ondernemen of gevaarlijke stoffen.

Werken bij Omgevingsdienst Groene Metropool is samen met onze partners een belangrijk doel nastreven: het creëren en behouden van een veilige, duurzame en gezonde leefomgeving. Daarom zoeken wij mensen met passie en kennis over hun vak en die zich graag inzetten om voor iedereen een fijne omgeving te realiseren om te wonen en werken.

De OR kent 11 gekozen enthousiaste leden. Zij dragen namens de medewerkers van de ODGM bij aan de verbinding tussen beleid en de uitvoering door de werkvloer. Hierbij zet de OR zich in voor een balans tussen het organisatiebelang en het belang van de werknemers. De OR vergadert wekelijks. Daarnaast is er gemiddeld eenmaal per 3 weken een overlegvergadering (OV). Alle vergaderingen vinden zo veel mogelijk op donderdag(middag) plaats.

Eind mei 2026 vinden tussentijdse verkiezingen plaats en eind 2026 vinden algemene verkiezingen plaats.

Wij zitten midden in een ontwikkeling richting een professionelere OR, in goede samenwerking met management en WOR-bestuurder. We zoeken iemand die daaraan kan bijdragen.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv's van de kandidaten die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria: Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten en relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever worden gepland op een ander te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 6 maanden worden verlengd.

Hybride: Hybride werken is mogelijk. De opdracht wordt vervuld op donderdag, wat impliceert dat aanwezigheid op kantoor op die dag verwacht wordt.

Overig algemeen:

VOG
De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

BYOD
Voor deze opdracht moet je gebruik maken van eigen IT-middelen (bring your own device).