Omschrijving van de opdracht

De unit S&K is zich aan het ontwikkelen en professionaliseren. We zien in de toekomst nog meer veranderingen op ons afkomen, die ook voor de structuur van S&K impact kunnen hebben. Tegelijkertijd duurt dit nog wel even en willen nu graag een bestendige situatie voor de (nieuwe) medewerkers van S&K creëren. Die bestendige situatie hopen we te creëren met jouw hulp als secretaris. Dit doe je o.a. als verbinder tussen de processen van S&K en de andere bedrijfsprocessen. Je bent de bedrijfsmatige adviseur van het management van de unit S&K. Een zelfstandige functie waarin je de teamleiders en unithoofden ondersteunt bij hun brede organisatorische en bedrijfsmatige werkzaamheden. De onderwerpen kunnen uiteenlopen. Zo spar je op het ene moment met het unithoofd S&K over de planning en control rapportage voor de volgende maand en haal je hiervoor de input bij de teamleiders op, vervolgens bespreek je met een teamleider van S&K het (door)ontwikkelen van processen en werkafspraken voor een specifiek team of haal je input op voor het eerstvolgende MT-overleg. Je werkt deze zaken uit, brengt verbinding aan met de diverse onderdelen van het NCSC en koppelt de feedback weer terug. Met jouw werkzaamheden zorg je ervoor dat de unit S&K op een hoger plan gaat functioneren en draag je actief bij aan de professionalisering van de unit.

De secretaris houdt zich bezig met: - Bedrijfsvoering processen in kaart brengen en verder professionaliseren; V 2.3 d.d. 15 juni 2022 7 - Management van de unit ondersteunen in organisatorische en bedrijfsmatige (financiële) werkzaamheden - Unit overleggen voorbereiden en vastleggen - MT-overleggen voorbereiden voor de unit - Voorbereiden en coördineren van S&K en NCSC brede managementrapportages - Bijdragen aan de wervingsopgave van de unit - (mede) Vormgeven aan S&K Office d.m.v. unit brede taken en activiteiten - Bijdragen aan het versterken van de interne communicatie van de unit door o.a. de organisatie van teamsessies e.d.

Competenties:

• Je bent accuraat, proactief en initiatiefrijk,

• Je bent flexibel en je kunt met jouw dienstverlenende houding en hands-on mentaliteit mensen en mogelijkheden met elkaar verbinden,

• Je kunt structureren en je maakt nieuwe dingen je snel eigen,

• Je kunt goed plannen en organiseren,

• Je hebt sterke mondelinge en schriftelijke vaardigheden ,

• Je hebt oog voor detail maar kunt tegelijkertijd goed het overzicht behouden,

• Je kunt goed zelfstandig werken,

• Je bent toegankelijk, vindt het leuk met mensen om te gaan en kunt snel een zelfstandig netwerk opbouwen,

• Je bent een volwaardig gesprekspartner voor MT-leden, en gaat vertrouwelijk met zaken om. 

De Eisen

• Een geldige Verklaring van geen bezwaar (VGB) U begrijpt dat voor deze functie een veiligheidsonderzoek zal worden uitgevoerd welke moet resulteren in een Verklaring van Geen bezwaar. Op het moment er geen VGB kan worden afgegeven door de AIVD, vervalt de gunning.

• De kandidaat is beschikbaar voor minimaal 32 uur, en maximaal 36 uur per week gedurende de opdracht.

• De kandidaat heeft minimaal HBO denk- en werkniveau.

• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar relevante werkervaring als secretaris of PMO’er in een dynamische werkomgeving, waarbij structurele veranderingen aan ten grondslag liggen.

• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar recente, relevante en aantoonbare werkervaring met financiële processen/planning en het coördineren van P&C rapportages, wat blijkt uit het CV.

• De kandidaat heeft minimaal 4 jaar relevante en aantoonbare werkervaring met brengen van structuur in veranderende en groeiende organisaties, wat blijkt uit het cv.

• 2 relevante referenties, die de volgende gegevens bevatten: naam referent, functie, organisatie, e-mailadres en/of telefoonnummer.

• U heeft het CV bijgevoegd van de aangeboden Kandidaat in de map bij deze eis, waaruit aantoonbaar de werkervaring blijkt zoals in de offertaanvraag, de eisen en de wensen is beschreven. Het CV is maximaal 5 pagina’s lang en geschreven in de Nederlandse taal.

De Wensen

• Inschrijver vult hieronder de naam van de Kandidaat in en het telefoonnummer voor het maken van een eventuele afspraak voor een Interview.

• Inschrijver vult hieronder de NAAM en Functie in van de persoon die de eventuele overeenkomst ondertekent. Dit is de rechtsgeldig tekenbevoegde wat blijkt/volgt uit het uittreksel van de KvK of een door deze rechtsgeldig tekenbevoegde gevolmachtigd persoon. Indien een volmacht van toepassing is dient deze in de map bij deze vraag te worden gevoegd.

• De kandidaat is x- aantal weken na akkoord VGB beschikbaar:

• De kandidaat heeft relevante en aantoonbare werkervaring als secretaris of PMO-er in een politiek-bestuurlijke omgeving.

• De kandidaat heeft x-aantal jaar recente, relevante en aantoonbare werkervaring met financiële processen/planning en het coördineren van P&C rapportages, wat blijkt uit het CV.

• De kandidaat heeft recente, relevante en aantoonbare ervaring binnen de (semi-)overheid binnen een soortgelijke functie.

• De kandidaat heeft relevante en aantoonbare werkervaring met het aanbrengen van structuur in een politiek-bestuurlijke omgeving.