Communicatie Professional Implementatie DefDoc

De communicatie professional gaat aan de slag in het team verantwoordelijk voor de Defensiebrede uitrol van DefDoc (uiteindelijk ruim 20.000 gebruikers bij de Defensieonderdelen). Binnen het team Communicatie, Opleidingen en Adoptie heb je intensief contact met de algemeen coordinator en collega specialisten op het gebied van verandermanagement, opleidingen en adoptie. Daarnaast begeleidt je i-adviseurs in uitvoerende werkzaamheden.

Voor de werkzaamheden is contact met medewerkers van implementatieteams en Defensieonderdelen noodzakelijk, zowel op kantoren in Den-Haag als via MS Teams. Defensie heeft locaties verspreid over het hele land en incidentele aanwezigheid op een Defensieonderdeel kan worden verwacht, waarvoor flexibiliteit wordt gevraagd.

De hoofdtaken bestaan uit:

• (Mede-)opstellen van communicatieplannen incl. tijdsplanning vanuit de implementatie planning per Defensieonderdeel.
• Afstemming met communicatie-afdelingen van de verschillende Defensieonderdelen.
• Organiseren van promotiecampagne DefDoc incl. contentcreatie en evenementorganisatie.
• Ondersteuning adoptieproces en organisatie contactmomenten met DefDoc verandernetwerken (ambassadeurs, key-users, trainers).
• (Door)ontwikkelen van communicatiematerialen zoals infographics, posters en flyers.
• Redacteur van communicatieberichten en nieuwsbrieven.

• Je hebt een afgeronde WO opleiding of 5 jaar werkervaring op vergelijkbaar niveau.
• Je beheerst de Nederlandse taal, vloeiend in woord en geschrift.
• Je hebt een achtergrond in communicatie en/of verandermanagement.
• Je hebt 3 jaar aantoonbare ervaring met het opereren binnen een werkveld waar interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT is.
• De professional heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie.
• eCF profiel: Business Analyst - D.11 Behoeftemanagement
• Generieke beschrijving competentiegebied en niveau's (eCF profiel)
  Actief luistert naar interne / externe klanten, articuleert en verduidelijkt hun behoeften. Beheert de relatie met alle belanghebbenden om ervoor te zorgen dat de oplossing in lijn is met de bedrijfsvereisten. Stelt verschillende oplossingen voor (bijvoorbeeld make-or-buy) door contextuele analyse uit te voeren ter ondersteuning van gebruikersgericht systeemontwerp. Adviseert de klant over passende oplossingskeuzes. Fungeert als een advocaat die betrokken is bij het implementatie- of configuratieproces van de gekozen oplossing.
• eCF4 Lead Professional / Senior manager: het organiseren en ondersteunen van strategische besluiten van de organisaties, het helpen van organisaties om nieuwe ICT oplossingen te bedenken, het bevorderen van partnerschappen en het creëren van waarde proposities
• Samenvattende opgave en missie
  Analyseert het bedrijfsdomein en optimaliseert de bedrijfsprestaties door middel van een technologietoepassing. Analyseert de informatie en de processen die nodig zijn om bedrijfsplannen te ondersteunen. Formuleert functionele en niet-functionele vereisten van de bedrijfsorganisatie en adviseert over de levenscyclus van de informatieoplossingen. Evalueert de impact in termen van verandermanagement.
• Taken
  • Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie
  • Analyse van zakelijke vereisten en ontwerpgerelateerde processen
  • Ondersteuning van digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen
  • Bied mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie
  • Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen
  • Analyseer vereiste informatie en documenten
  • Plan ontwikkelen voor continuiteit van operaties

Wensen

• De professional heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
• De professional heeft bij voorkeur werkervaring als communicatiespecialist of een vergelijkbare rol.
• De professional heeft aantoonbare werkervaring bij een grotere organisatie met IT transitie-, verander- of implementatietrajecten.
• De professional heeft ervaring met informatiehuishouding en een basisbegrip van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer.
• De professional heeft ervaring met het faciliteren en organiseren van teamsessies en events.

Competenties

• De professional is pro-actief en bezit over sterke communicatieve vaardigheden, kan schakelen met diversiteit aan belanghebbende en is een teamspeler.

Ministerie van Defensie

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatie gestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensiebreed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Deze Defensiebrede uitrol vindt de komende 2 jaar plaats en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel:

• Landmacht,
• Luchtmacht,
• Marine,
• Marechaussee en ondersteunende Commando's,
• Directies en Diensten.

Je werkt in een overkoepelend team met specialisten en ondersteuners op gebied van verandermanagement, communicatie, opleidingen en adoptie.

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Thuiswerken is toegestaan, conform desbetreffende aangegeven frequentie. Je kunt 2 dagen per week thuiswerken.

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.