Tenderspecialist

Doel functie

Werkzaamheden

• Monitoren van tenderplatformen als administratieve partner op interessante tender(like)s en verzamelen de documenten in de juiste mappen;
• Organiseren en voorbereiden van benodigde multidisciplinaire (tender)meetings: go/no-go, kick-off en voortgangsmeetings;
• Verzamelen van noodzakelijke administratieve documenten (bijv. UEA, certificaten en bewijzen, etc.);
• Opzet maken voor de taken en verantwoordelijkheden (inclusief deadlines) van interne stakeholders, en verantwoordelijk voor de communicatie en opvolging hiervan;
• Contact onderhouden met de afdeling Legal voor contractuele bijzonderheden, en met Pricing voor prijsafspraken t.b.v. de tender;
• Optreden als sparringpartner en uitdagen van interne stakeholders (o.a. Category Management, Sourcing, Sales, Legal, Contracting & Pricing en ESG) out-of-the-box te denken en commerciele kansen te zien en te benutten;
• Indienen van vragen voor de NVL en delen van de antwoorden naar de betrokken interne stakeholders;
• Verantwoordelijk voor het tijdig en correct indienen van alle (handgetekende) tenderstukken;
• Zorgdragen voor de correcte archivering en rapportage van de ingediende tenders;
• Verantwoordelijk voor het opsturen van de verplichte documenten na gunning van de tender;
• Zorgdragen voor ondersteuning m.b.t. de administratieve afhandeling na gunning van de tender;
• Bijhouden en aanvullen van de tenderpipeline;
• Schrijven en/of redigeren van de algemene stukken en standaarddocumenten van de tender;
• Screenen, controleren en verbeteren van de aangeleverde stukken van interne stakeholders o.b.v. de gestelde eisen van de desbetreffende tender;
• Uitwerken en up-to-date houden van een kennisdatabank, waarin processen, werkinstructies en richtlijnen voor tenders zijn beschreven;
• Signaleren van knelpunten en voorstellen doen voor oplossingen t.b.v. het tenderproces;
• Signaleren van commerciele kansen, gevaren en verbeterinitiatieven.

Resultaten

• Behalen gestelde deadlines;
• Procesdoorlooptijd.

• CSAT;
• Naamsbekendheid van Mediq;
• Interne zichtbaarheid.

• NS Tenders;
• Winratio tenders.

• Aantal verbeterende of vernieuwde tenderproposities.

• Hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Kennis van en ervaring met aanbestedingsregelgeving en - procedures;
• Commerciële vaardigheden;
• Tijdmanagement vaardigheden;
• Goede kennis van Excel, Powerpoint en Teams.

Wensen

• Goede beheersing van de Engelse en/of Franse taal in woord en geschrift is een pre;
• Kennis van IT systemen als C4C, en MS Copilot is een pre;
• Kennis van, en affiniteit met, medische hulpmiddelen is een pre.

Competenties

• Caring Heart;
• Customer Drive;
• Champion Spirit;
• Stressbestendig;
• Prioriteren;
• Delegeren;
• Stakeholdermanagement;
• Gestructureerd;
• Accuraat;
• Analytisch vermogen;
• Proactief;
• Overtuigingskracht.

Plaats in de organisatie en positie van de functie

Optie tot verlenging: 6 maanden met mogelijkheid tot verlenging

Hybride: Geen verdere informatie

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.

Overig algemeen: Locatie: De Meern, Rijnzathe 10, Utrecht
Motivatie verplicht
Bevoegdheden: Delegeren van taken aan interne stakeholders.