Financieel administratief medewerker

Organisatie
Leidschendam-Voorburg is een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. We werken met zo’n 680 mensen aan de gezamenlijke ambitie om ons te ontwikkelen naar een wendbare en sensitieve organisatie. We stellen onze inwoners en maatschappelijke opgaven centraal en zijn een zelfbewuste samenwerkingspartner voor de lokale en regionale partners. We doen dat door verbinding te maken, vertrouwen te geven en verantwoordelijkheid te nemen.

De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. We werken informatiegestuurd, klantgericht en er is veel ruimte voor initiatief. We bieden onze medewerkers de faciliteiten om hybride te werken. Dit maakt het mogelijk om te werken waar en wanneer dat het beste past bij het type werk dat we doen.

Afdeling
Bedrijfsvoering
De afdeling Bedrijfsvoering werkt vraaggericht en levert ondersteuning en advies aan alle afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie. Bedrijfsvoering doet dit om er voor te zorgen dat de gemeente Leidschendam-Voorburg haar beleidsdoelen haalt binnen de beschikbare middelen en de gestelde kaders. De adviseurs van Bedrijfsvoering zijn onafhankelijk en geven professioneel advies op basis van wet- en regelgeving en bestuurlijke- en organisatiedoelen. De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit ruim 100 medewerkers.

Opdracht
De afdeling bedrijfsvoering bestaat uit 120 medewerkers die afzonderlijk specialistische taken uitvoeren. We zijn op zoek naar een ervaren financieel administratief medewerker die allround ingezet kan worden.

Je bent goed met cijfers en werkt precies. Je werkt in diverse automatiseringssystemen waaronder de Suite en Excel. Je bent een harde werker die ervoor zorgt dat de productie op peil blijft en we goede kwaliteit leveren. Je bent stressbestendig en weet je hoofd koel te houden als het druk is. Jouw collegiale instelling en goede humeur dragen bij aan de informele en plezierige sfeer in het team.

Het takenpakket kan bestaan uit diverse werkzaamheden, waaronder:

• Boekt van crediteur facturen, verplichtingen, verwerken van financiële gegevens van verschillende afdelingen van de gemeente Leidschendam-Voorburg.
• Verwerkt licht ander administratieve financiële mutaties zoals tijdschrijven, contractenbeheer en memoriaal boekingen.
• Borgt, samen met een team van 19 financiële medewerkers,  de verwerking van financiële gegevens in de daarvoor beschikbare systemen.
• Het binnenhalen van de dagafschriften van de gemeentelijke bankrekening en deze verwerken in onder andere de Suite op cliëntniveau.
• Het verwerken van aanmaningen aan debiteuren.
• Verwerking van de aflossingen op de bedrijfskredieten Tozo.
• Verplichtingenadministratie.
• Verwerken van nota’s/facturen.
• Klaarzetten van de dagelijkse payment.
• Ondersteuning bij verwerking van de subadministratie.
• Beantwoording van vragen van interne collega’s.
• Overige administratieve klussen.

Vereisten / knock-outcriteria
1. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.

Gunningscriteria (weging)
2. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 3 (20 punten);
3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als financieel administratief medewerker (30 punten);
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met boekhoudpakketten (duidelijk benoemd in het cv) (20 punten);
5. Uiterlijk beschikbaar per 12 december 2022 (10 punten);
6. Aantoonbare kennis van boekhoudpakketten ERPxen (10 punten);
7. Aantoonbare kennis van boekhoudpakket Decade Unit4 (10 punten).

Competenties

• Integriteit;
• Verantwoordelijkheid;
• Creativiteit;
• Kwaliteitsgerichtheid;
• nauwkeurigheid.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordelingsprocedure
Stap 1: Beoordeling CV’s op knock-outcriteria 
Flextender beoordeelt de CV’s op de knock-outcriteria die in de marktplaatsuitvraag worden omgeschreven. Kandidaten die voldoen aan de knock-outcriteria worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

 Stap 2: Selectie CV’s 
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de knockoutcriteria in onderlinge vergelijking op de gunningscriteria uit de marktplaatsuitvraag. De (maximaal) tien kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde gunningscriteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek 
Leidschendam-Voorburg beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De (minimaal 2) kandidaten die op basis van deze criteria als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt nader getoetst in hoeverre de geselecteerde kandidaten voldoen aan de competenties uit de marktplaatsuitvraag. Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar ons oordeel het beste voldoet aan het gevraagde profiel in de marktplaatsuitvraag. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund.

Leidschendam-Voorburg behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. 

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 29 november 2022 van 11:00 uur tot 15:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 28 november bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie
De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot woensdag 23 november 2022. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op donderdag 24 november 2022 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot vrijdag 25 november 2022, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.