Projectmanager Nieuw Boekenmagazijn

De KB Nationale Bibliotheek realiseert de komende jaren een nieuw geautomatiseerd boekmagazijn (NBM): een toekomstbestendige opslagvoorziening waarin miljoenen collectie-items duurzaam worden opgeslagen en beschikbaar blijven voor toekomstige generaties. De realisatie van het NBM is een complexe veranderopgave waarbij huisvesting, logistiek, collectiebeheer, ICT, bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling nauw met elkaar samenhangen. Dit project is onderdeel van een omvangrijke huisvestingsoperatie, die georganiseerd is in het programma Huisvesting.

De opdracht betreft het integraal aansturen van het project Nieuw Boekmagazijn, waarbij de nadruk ligt op de organisatorische voorbereiding op de ingebruikname van het nieuwe magazijn. De professional zorgt ervoor dat de organisatie, processen, systemen, governance en beheer tijdig gereed zijn voor een gecontroleerde ingebruikname.

De opdracht is tweeledig, enerzijds geeft de professional leiding aan het projectteam, anderzijds is degene een volwaardig gesprekspartner voor Rijks Vastgoedbedrijf. De belangrijkste taken/verantwoordelijkheden voor deze opdracht liggen bij de huisvestingsprojecten en organisatieverandering.

De professional:

• geeft integraal leiding aan het project Nieuw Boekmagazijn;
• stuurt de projectmanagers van de verschillende actielijnen functioneel aan;
• bewaakt de samenhang tussen de verschillende actielijnen;
• ontwikkelt en onderhoudt de integrale projectplanning;
• stuurt op GROTIK-aspecten (geld, risico, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit);
• bereidt besluitvorming voor richting opdrachtgever, programmamanagement en stuurgroep;
• rapporteert over voortgang, risico's, afhankelijkheden en besluitpunten;
• onderhoudt de relatie met interne stakeholders en externe partijen, waaronder het Rijksvastgoedbedrijf en leveranciers;
• coördineert de voorbereiding van nieuwe werkprocessen en de inrichting van de beheerorganisatie;
• begeleidt de organisatorische veranderingen die noodzakelijk zijn voor de ingebruikname van het nieuwe magazijn;
• zorgt voor een gecontroleerde overdracht van projectresultaten naar de beheerorganisatie.

De professional legt verantwoording af aan de Programmamanager Huisvesting en werkt nauw samen met vertegenwoordigers van Collecties, IT, Bedrijfsvoering, Facilitair, Rijksvastgoedbedrijf en externe leveranciers.

Beoogd resultaat van de opdracht

Aan het einde van de opdracht is:

• een integraal bestuurbare projectorganisatie ingericht;
• een actuele integrale planning inclusief afhankelijkheden beschikbaar;
• de organisatorische voorbereiding op de ingebruikname van het Nieuw Boekmagazijn gerealiseerd;
• de besluitvorming tijdig voorbereid en ondersteund;
• de overdracht naar de beheerorganisatie voorbereid zodat ingebruikname beheerst kan plaatsvinden.

• Academisch werk- en denkniveau
• Minimaal 7 jaar aantoonbare ervaring als projectmanager van complexe organisatiebrede projecten
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met integrale projectbeheersing (planning, risico's, financiën, kwaliteit en governance)
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met bestuurlijke besluitvorming binnen een complexe organisatie
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met stakeholdermanagement waarbij verschillende belangen zijn samengebracht
• Minimaal 2 jaar ervaring met het aansturen van multidisciplinaire projectteams
• Uitstekende communicatieve en adviesvaardigheden in het Nederlands
• Ervaring met verandermanagement en organisatieontwikkeling.
• Min. 3 dagen per week op locatie aanwezig, op maandag, dinsdag en donderdag

Wensen

• Ervaring met grote huisvestingsprojecten
• Ervaring met logistieke of geautomatiseerde magazijnomgevingen
• Ervaring binnen de rijksoverheid, een ZBO of een andere politiek-bestuurlijke organisatie
• Ervaring met projecten waarin ICT, logistiek en bedrijfsvoering nauw samenkomen
• Ervaring met samenwerking met het Rijksvastgoedbedrijf
• Kennis van collectiebeheer of erfgoedorganisaties
• Ervaring met Prince2, IPMA, MSP of vergelijkbare projectmanagementmethodieken
• Ervaring met het voorbereiden van de overgang van project naar beheer
• Aantoonbare ervaring met complexe programma's waarin meerdere deelprojecten gelijktijdig worden aangestuurd.

Competenties

• Helikopterview
• Analytisch vermogen
• Prioriteiten scherp hebben
• Bestuurlijk sensitief
• Multidisciplinair
• Stevig in je schoenen staan, veel verschillende gesprekspartners

De KB Nationale Bibliotheek werkt aan de realisatie van een nieuw geautomatiseerd boekmagazijn ter vervanging van de huidige opslagvoorzieningen. Dit project vormt een essentieel onderdeel van het programma Huisvesting en de langetermijnstrategie voor het duurzaam beheren en beschikbaar houden van de nationale collectie.

Naast de realisatie van het gebouw vraagt het project om een omvangrijke organisatorische voorbereiding. Nieuwe logistieke processen, geautomatiseerde opslagsystemen, ICT-voorzieningen, beheerprocessen en samenwerking tussen verschillende organisatieonderdelen moeten integraal worden ontworpen, voorbereid en geïmplementeerd.

Binnen het Programma Huisvesting wordt daarom gezocht naar een ervaren professional die de organisatorische implementatie van het Nieuw Boekmagazijn integraal aanstuurt en de verbinding legt tussen alle betrokken disciplines.

Opdrachtgever: Koninklijke Bibliotheek

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Minimaal 3 dagen per week op locatie aanwezig, op maandag, dinsdag en donderdag.

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het tarief.