Programma-ondersteuner

Het programma Werk aan Uitvoering (WaU) is een landelijk overheidsprogramma van het Ministerie van SZW om uitvoeringsorganisaties in publieke dienstverlening te versterken. De KB Nationale Bibliotheek ontvangt binnen dit programma 32 miljoen over een periode van acht jaar voor de versterking van de digitale infrastructuur en toegang van het openbare bibliotheeknetwerk in Nederland. Het programma omvat negen initiatieven op het gebied van onder meer web ontwikkeling, AI-toepassingen, authenticatie en datavolwassenheid, en raakt zowel interne KB-projecten als externe stakeholders in het bibliotheeknetwerk.

De KB zoekt een ervaren en proactieve programmaondersteuner die de tweekoppige programmaleiding (trajectleider en netwerkcoordinator) ondersteunt in de dagelijkse aansturing en coordinatie. De programmaondersteuner zorgt ervoor dat het programma organisatorisch soepel draait, zodat de programmaleiding en projectleiders zich kunnen richten op inhoud en resultaat.

Werkzaamheden:

• Agendabeheer: het plannen van afspraken voor de programmaleiding en beheren van agendaverzoeken
• Mailbeheer: binnenkomende berichten monitoren en organiseren
• Boeken van vergaderlocaties, zowel binnen de KB (Den Haag en Utrecht) als op externe locaties
• Notuleren van programma overleggen en projectmeetings, waarbij gebruik kan worden gemaakt van AI-ondersteunde tools om te notuleren
• Bijhouden en bewaken van actiepunten uit overleggen; de programmaleiding proactief signaleren wanneer deadlines naderen of actie vereist is
• Ondersteunen van projectleiders bij administratieve vragen, waaronder het boeken van uren en het navigeren van interne KB-processen en -systemen.
• Organisatorische ondersteuning bij netwerkbijeenkomsten: inschrijvingen beheren, ontvangst van deelnemers coordineren, materialen voorbereiden en logistieke zaken regelen.
• Algemene administratieve werkzaamheden ten behoeve van het programma, zoals het bijhouden van documentatie, het ondersteunen bij voortgangsrapportages en het verzorgen van correspondentie.

Resultaten:

• Een goed georganiseerde en actuele agenda voor de programmaleiding
• Een goed beheerde en geprioriteerde mailbox van de programmaleiding, waardoor stakeholders tijdig reactie krijgen
• Volledige en tijdig opgeleverde notulen en actie-overzichten van programma-overleggen.
• Goed georganiseerde netwerkbijeenkomsten (minimaal twee in de opdrachtperiode), inclusief logistiek, deelnemersregistratie en ontvangst.
• Projectleiders ervaren adequate ondersteuning bij administratieve vragen, wat bijdraagt aan een efficiente projectuitvoering
• Overzichtelijk beheerde programmadocumentatie en correspondentie, waardoor informatie voor alle betrokkenen vindbaar en actueel is.

• Minimaal Mbo+-werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring als programma- of projectondersteuner, management assistent of vergelijkbare secretariële/organisatorische rol, bij voorkeur binnen een overheids- of publieke organisatie.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift.
• Goede beheersing van MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel) en bereidheid om te werken met programmatools als Change Cloud en Jira.
• Sterke organisatorische vaardigheden: goed kunnen plannen, prioriteren en schakelen tussen diverse onderwerpen en stakeholders.
• Proactieve, servicegerichte werkhouding
• Minimaal 2 dagen per week op kantoor aanwezig, vooral dinsdag en donderdag zijn veel mensen op kantoor, mogelijkheid om op kantoor in Utrecht te werken

Wensen

• Ervaring / affiniteit met werken met AI-tools (bijv. voor notulen)
• Ervaring met AFAS, vooral om inkooporders aan te maken

Competenties

• Flexibel
• Aanpakken
• Proactief
• Terugkoppelen
• Snel leren
• Actief dingen oppakken/regelen
• Vooruit kijken

Het programma Werk aan Uitvoering (WaU) is een landelijk overheidsprogramma van het Ministerie van SZW om uitvoeringsorganisaties in publieke dienstverlening te versterken. De KB Nationale Bibliotheek ontvangt binnen dit programma 32 miljoen over een periode van acht jaar voor de versterking van de digitale infrastructuur en toegang van het openbare bibliotheeknetwerk in Nederland. Het programma omvat negen initiatieven op het gebied van onder meer web ontwikkeling, AI-toepassingen, authenticatie en datavolwassenheid, en raakt zowel interne KB-projecten als externe stakeholders in het bibliotheeknetwerk.

Koninklijke Bibliotheek

Optie tot verlenging: Niets over bekend.

Hybride: Min. 2 dagen p/week op kantoor aanwezig, vooral dinsdag en donderdag zijn veel mensen op kantoor, mogelijkheid om op kantoor in Utrecht te werken

Fee: De administratieve partner rekent een aanvullende fee van € 2,50 boven op het uurtarief.