Senior Programma Management Ondersteuner

Type inzet
Bij deze aanvraag gaat het om een werkrelatie op basis van een resultaatgerichte opdrachtdefinitie. De uitvoering vindt plaats vanuit van de vakinhoudelijke professionaliteit, zelfstandigheid, kennis en vaardigheden (expertise) van de kandidaat. Er is geen sprake van inzet op basis een arbeidsverhouding en dient ook niet als zodanig te worden aangemerkt. De opdracht start op het moment dat de kandidaat start en de opdracht stopt op het moment dat het resultaat door de politie goedgekeurd is (decharge). Tussentijds evaluatie zal periodiek en in afstemming plaatsvinden.

De aanvraag staat open voor alle aanbieders, zowel detacheringsbureau's als ZZP-ers worden uitgenodigd om te reageren. Voor deze functie is het succesvol doorlopen van screening BO noodzakelijk. Dit kan maximaal 16 weken lopen waardoor bovenstaande startdatum een fictieve startdatum betreft. Starten kan zoveel eerder als mogelijk, na doorlopen van de screening. 

Opdracht omschrijving
De Dienst Facility Management (FM) maakt onderdeel uit van het Politiedienstencentrum (PDC). Binnen de dienst FM bestaat het programma Fysieke (Toegangs)beveiliging (FTB). Dit programma is opgezet voor onder andere de inrichting van integrale uitvoeringsprocessen van fysieke beveiliging op landelijk niveau. Binnen dit programma zijn er een aantal projecten actief, met allemaal hun eigen opdracht. Het programma en de projecten hebben een landelijke focus, werkzaamheden vinden door het land plaats.

Je ondersteunt één van de projectmanagers in de werkzaamheden voor het programma. Dit is de projectmanager verantwoordelijk voor Focus 1 (vervanging van de landelijke toegang controlesystemen). Met een collega PMO’er vorm je samen het Project Management Office. Samen zorg je voor structuur, standaardisering en ondersteuning in het gehele programma. Het programma stuurt alle projecten aan en zorgt voor duidelijk inzicht in status van de projecten. Je rapporteert over de voortgang van het project aan de projectmanager. 

Doelstelling
De senior programma management ondersteuner bij het programma Fysieke (Toegangs)beveiliging (FTB) wordt aangesteld om een assisterende rol te vervullen bij de realisatie van veranderdoelen van de korpsleiding. Het gaat hierbij om veranderdoelen die in de meest brede zin te maken hebben met de harmonisatie, ontwikkeling en innovatie van werkprocessen en voortbrengingsresultaten van de politie, het Politiedienstencentrum en de ketenpartners van de politie.

Beoogd resultaat:
De opdracht die de ingehuurde senior projectondersteuner krijgt is het binnen twee jaar in nauwe samenwerking met de projectmanager succesvol uitvoeren en afronden van een of meerdere projecten van onze projectenkalender. 

Verantwoordelijkheden

Als Programma Management Ondersteuner zorg je voor een goede en kwalitatieve projectadministratie. Je werkzaamheden zullen bestaan o.a. uit:

• Het geven van project ondersteuning op basis van PRINCE2;

• Bewaken van mijlpalen, deadlines en afspraken;

• Het assisteren bij het opstellen en bewaken van de projectplanningen;

• Het inbedden van project beheersprocessen binnen het project;

• Het initiatief nemen in het meedenken en adviseren over verbeteringen;

• Het archiveren en up-to-date houden van digitale documentatie;

• Het verzamelen van voortgangsrapportages en het signaleren, analyseren en rapporteren van afwijkingen;

• Het maken en voorbereiden van afspraken.

• Verslaglegging van afspraken en zorgen voor de opvolging van actiepunten;

• Het ondersteunen in de financiële verslaglegging en het verwerken van facturen/opdrachten;

• Ondersteunen bij HR gerelateerde taken en onboarding nieuwe medewerkers.

• Support leveren: je bent het centrale aanspreekpunt voor de projectmanager en de medewerkers van Focus 1.

Contacten
Intern en extern.

Opleiding

Eis:

• De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van minimaal een volwaardige, erkende en afgeronde opleiding op HBO niveau.

• De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van minimaal een Prince2 Foundation certificaat

Wensen:

• De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van minimaal een Prince2 Practitioner certificaat

Professionele kennis en werkervaring

Eisen

• De kandidaat heeft minimaal in de afgelopen 8 jaar, minimaal 5 jaar werkervaring als projectondersteuner binnen grote (1000+) organisaties.

• De kandidata heeft in de afgelopen 8 jaar, minimaal 5 jaar werkervaring met agendabeheer, voorbereiden van vergaderingen, verslaglegging, projectadministratie en projectfinanciën.

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in het voeren van financiële administratie.

• Beschikt over eigen vervoer, om ook inzetbaar te zijn door het land op locaties welke met het OV niet goed bereikbaar zijn.

Wensen

• In de afgelopen 8 jaar minimaal 5 jaar werkervaring met het opstellen van voortgangsrapportages van projecten 

• In de afgelopen 8 jaar minimaal 5 jaar ervaring met het organiseren van interne en externe bijeenkomsten 

• De gevraagde werkervaring bij eis 2 is binnen projecten op het gebied van facility Management, huisvesting 

• In de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar ervaring met bijhouden van de planning van projecten 

Competenties

• Flexibel gedrag: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden;

• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal mondeling duidelijk;

• Kwaliteitsgerichtheid: Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren;

• Resultaatgerichtheid: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten;

• Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in;

• Organisatiesensitiviteit: Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie. Onderkent de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de andere organisatieonderdelen;

• Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat;

• Betrokkenheid: Identificeert zich met en voelt zich nauw betrokken.

• Gestructureerd en secuur werken; Heeft het werk goed georganiseerd en geregeld en houdt overzicht.

Beschikbaarheid
De Externe is inzetbaar vanaf 01/05/2024 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31/04/2025 voor 32 uur per week. Het contract kan door de Opdrachtgever optioneel worden verlengd. Dit zoals wordt aangegeven in het profiel. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Maximaal: € 80,00

Inclusief alle kosten, exclusief BTW.

Eisen

• Eis 1. Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe. Dit in het Nederlands gesteld in PDF-formaat, van maximaal 7 pagina's A4. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd. Sjabloon : CV template 1.9.doc

• Eis 2. De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van een tenminste een volwaardig, afgerond en erkend diploma op HBO niveau. Deelcertificaten worden niet als gelijkwaardig gezien. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.

• Eis 3. De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van minimaal een Prince2 Foundation certificaat. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.

• Eis 4. De kandidaat heeft minimaal in de afgelopen 8 jaar, minimaal 5 jaar werkervaring als projectondersteuner binnen grote (1000+) organisaties. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).

• Eis 4. De kandidaat heeft in de afgelopen 8 jaar, minimaal 5 jaar werkervaring met agendabeheer, voorbereiden van vergaderingen, verslaglegging, projectadministratie en projectfinanciën. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).

• Eis 5. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in het voeren van financiële administratie. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).

• Eis 6. Beschikt over eigen vervoer, om ook inzetbaar te zijn door het land op locaties welke met het OV niet goed bereikbaar zijn. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).

• Eis 7. Vereiste competenties/vaardigheden: Flexibel gedrag: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden; Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal mondeling duidelijk; Kwaliteitsgerichtheid: Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren; Resultaatgerichtheid: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten; Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in; Organisatiesensitiviteit: Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie. Onderkent de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de andere organisatieonderdelen; Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat; Betrokkenheid: Identificeert zich met en voelt zich nauw betrokken. Gestructureerd en secuur werken; Heeft het werk goed georganiseerd en geregeld en houdt overzicht. Mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijk Nederlandse taal mondeling en schriftelijk duidelijk. Bovenstaande competenties, gevraagde werk -en denkniveau en/of vaardigheden hoeven niet in het CV te worden benoemd/uitgeschreven maar dienen middels concrete voorbeelden duidelijk aangetoond te worden tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde competenties beschikt, zal dit leiden tot het terzijde leggen van de bieding.

Wensen

• Wens 1. In de afgelopen 8 jaar minimaal 5 jaar werkervaring met het opstellen van voortgangsrapportages van projecten  Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat heeft geen ervaring met het opstellen van voortgangsrapportages van projecten 3/5= De kandidaat heeft ervaring met het opstellen van voortgangsrapportages van projecten maar minder dan 5 jaar of niet (volledig) in de afgelopen 8 jaar. 5/5= De kandidaat heeft in de afgelopen 8 jaar minimaal 5 jaar werkervaring met het opstellen van voortgangsrapportages van projecten. (30%)

• Wens 2. In de afgelopen 8 jaar minimaal 5 jaar ervaring met het organiseren van interne en externe bijeenkomsten  Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat heeft geen ervaring met het organiseren van interne en externe bijeenkomsten 3/5= De kandidaat heeft wel ervaring met het organiseren van interne en externe bijeenkomsten maar minder dan 5 jaar of niet (volledig) in de afgelopen 8 jaar. 5/5= De kandidaat heeft in de afgelopen 8 jaar minimaal 5 jaar ervaring met het organiseren van interne en externe bijeenkomsten (25%)

• Wens 3. De gevraagde werkervaring bij eis 4 is binnen projecten op het gebied van facility Management en / of huisvesting  De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= De gevraagde werkervaring bij eis 4 is niet binnen projecten op het gebied van facility management en / of huisvesting 3/5= De gevraagde werkervaring bij eis 4 is binnen projecten op het gebied van facility management of huisvesting 5/5= De gevraagde werkervaring bij eis 4 is binnen projecten op het gebied van facility management en huisvesting (15%)

• Wens 4. In de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar ervaring met bijhouden van de planning van projecten  De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat beschikt in de afgelopen 5 jaar niet over minimaal 3 jaar ervaring met bijhouden van planning van projecten 3/5= De kandidaat beschikt over ervaring met bijhouden van planning van projecten maar minder dan 3 jaar of niet (volledig) in de afgelopen 5 jaar. 5/5= De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar ervaring met bijhouden van de planning van projecten (15%)

• Wens 5. De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van minimaal een Prince2 Practitioner certificaat Dit is een wens en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma/certificaat beschikt, worden geen punten toegekend. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat is niet aantoonbaar in het bezit van minimaal Prince2 Practitioner certificaat 5/5= De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van minimaal Prince2 Practitioner certificaat (15%)

Meer informatie
Voor meer informatie omtrent de inschrijfprocedure en verdere afhandeling, bekijk de Hoe werkt het pagina. Heb je een vraag? Neem direct contact op met Hibo Abdi via hibo.abdi@kbenp.nl of via 06 433 634 42

Tot uiterlijk 1 werkdag voor de sluitingsdatum is het mogelijk om te reageren op deze inhuuropdracht.