Senior Programma Management Ondersteuner

Omschrijving van de opdracht
De Dienst Facility Management (FM) maakt onderdeel uit van het Politiedienstencentrum (PDC). Binnen de dienst FM bestaat het programma Fysieke Toegangsbeveiliging (FTB). Dit programma is opgezet voor onder andere de inrichting van integrale uitvoeringsprocessen van fysieke beveiliging op landelijk niveau. Binnen dit programma zijn er 4 projecten actief, met allemaal hun eigen opdracht. Het programma en de projecten hebben een landelijke focus, werkzaamheden vinden door het land plaats.

De Senior Programma Management Ondersteuner ondersteunt de programmamanager in de werkzaamheden voor het programma. Daarnaast zal de Senior Programma Management Ondersteuner ondersteuning bieden in één van de projecten aan de Projectleider en aan de governance van het programma. De Senior Programma Management Ondersteuner zorgt voor structuur, standaardisering en ondersteuning in het gehele programma. Het programma stuurt alle projecten aan en zorgt voor duidelijk inzicht in status van de projecten. De Senior Programma Management Ondersteuner rapporteert aan de programmamanager.

Doelstelling
De opdracht is afgerond op het moment dat het project Fysieke toegangsbeveiliging is afgerond en de resultaten conform verantwoordelijkheden zijn behaald.

Verantwoordelijkheden
De Senior Programma Management Ondersteuner zorgt voor een goede en kwalitatieve project- en programma administratie en ondersteuning. De werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Het geven van project ondersteuning op basis van PRINCE2;

• Bewaken van mijlpalen, deadlines en afspraken;

• Het assisteren bij het opstellen en bewaken van de projectplanningen;

• Ondersteuning Programmanager;

• Ondersteuning Projectleider FG2 + team – implementatie Rijkspas;

• Ondersteuning van de governance van het programma:
  - controller,
  - beleidsadviseur,
  - communicatieadviseur,
  - risicomanager,
  - planner en
  - ketenregisseur;

• Het inbedden van project beheersprocessen binnen het programma;

• Het initiatief nemen in het meedenken en adviseren over verbeteringen;

• Signaalfunctie richting programmamanager;

• Actief betrokken in nieuwe projecten / overleggen binnen het programma: CAB, LACC, PAF, meldpunt fysieke beveiligingsincidenten;

• Organiseren en regelen van Kennisevents, teamuitjes etc.;

• Het archiveren en up-to-date houden van digitale documentatie;

• Het verzamelen van voortgangsrapportages en het signaleren, analyseren en rapporteren van afwijkingen;

• Het bijhouden en up-to-date houden van zowel de programma HPR (hoofdpuntenrapportage) als die van focusgebied 2;

• Het maken en voorbereiden van afspraken;

• Verslaglegging van overleggen en zorgen voor de opvolging van actiepunten;

• Het ondersteunen in de financiële verslaglegging en het verwerken van facturen;

• Het maken van opleggers, opdrachtbrieven, verplichtingen;

• Bijhouden van overzichten zoals de stakeholderlijst;

• Centrale aanspreekpunt voor het gehele programmateam;

• HRM werkzaamheden:

• Vervangingsaanvragen

• Nieuwe inhuuraanvragen

• Verlengingsaanvragen

• Voeren van selectiegesprekken

• Onboarding nieuwe programma medewerkers

• Contact met leveranciers

• Contact met inhuurdesk

• Aanpassingen aan de inleenopdrachten aanvragen en doorvoeren.

Contacten
Voornamelijk intern

Opleiding

• Een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau.

Professionele kennis en werkervaring

• In de afgelopen 8 jaar, minimaal 3 jaar werkervaring als PMO-er binnen grote (1000+) organisaties, bij voorkeur binnen projecten op het gebied van facility Management of huisvesting.

• In de afgelopen 5 jaar, minimaal 1 jaar werkervaring met Prince2

• De kandidaat beschikt over eigen vervoer, om ook inzetbaar te zijn door het land op locaties welke met het OV niet goed bereikbaar zijn;

• Werkervaring met programmamanagement ondersteuning, projectadministratie, projectfinanciën en -rapportages; - Werkervaring binnen een overheidsorganisatie, zodat werkwijzen en procedures niet geheel onbekend zijn;

• Ervaring met Agile/SCRUM.

Competenties

• Flexibel gedrag: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden;

• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal mondeling duidelijk;

• Kwaliteitsgerichtheid: Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het eigen werk. Is voortdurend op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren;

• Resultaatgerichtheid: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten;

• Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in;

• Organisatiesensitiviteit: Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie. Onderkent de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de andere organisatieonderdelen;

• Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat;

• Betrokkenheid: Identificeert zich met en voelt zich nauw betrokken.

• Gestructureerd werken; Heeft het werk goed georganiseerd en geregeld en houdt overzicht