Kwartiermaker inrichting Portfolio en projectmanagement LMS

Type inzet
Kijkende naar de inhoud van deze aanvraag en de Wet DBA, leent deze aanvraag zich er niet voor om door een ZZP'er uitgevoerd te worden.

Voor deze opdracht is een BO+ screening van toepassing. Een positief besluit is een vereiste voor het uitvoeren van deze opdracht.

Opdracht omschrijving
De Landelijke Meldkamer Samenwerking (LMS) is een samenwerking tussen de meldkamers van politie, brandweer, ambulance en Koninklijke Marechaussee. LMS beheert een 24/7 netwerk van tien meldkamers, die elkaar kunnen ondersteunen in noodsituaties. Dit netwerk moet in 2025 operationeel zijn, gericht op efficiënte hulpverlening en crisisbestrijding.

LMS is een jonge organisatie die flexibel wil inspelen op de behoeten van veiligheidspartners. Met een fusie van 27 partijen is de organisatie gericht op een goede balans tussen ambities en middelen. De kernwaarden zijn leidend in de missie van 24/7 beschikbaarheid.

Om de organisatie effectief te kunnen sturen, is er behoefte aan professionalisering van project- en portfoliomanagement. Dit biedt de mogelijkheid om vanuit rust en doelmatigheid te werken.

We zoeken een ervaren kwartiermaker die verantwoordelijk is voor het transformatieproces van portfolio- en projectmanagement. Deze rol omvat de doorontwikkeling en versterking van processen, organisatie, tools en rapportages, en werkt nauw samen met stakeholders om LMS 'toekomstproof' te maken met een solide project- en portfoliomanagementwerking in een uitdagend veiligheidsdomein. 

De kandidaat is verantwoordelijk voor het inrichten en professionaliseren van project- en portfoliomanagement binnen de Landelijke Meldkamer Samenwerking (LMS). Dit omvat het opzetten van efficiënte processen om de doelen van de organisatie te ondersteunen. De kandidaat zorgt voor een goede balans tussen ambities en middelen, en verbindt verschillende betrokken partijen. Daarnaast borgt de kandidaat de continuïteit en kwaliteit van het portfoliomanagement, zodat LMS flexibel en doelmatig kan inspelen op de behoeften van haar veiligheidspartners. 

Doelstelling
Om de organisatie vanuit rust, doelmatigheid en rechtmatigheid integraal te kunnen sturen, is professionalisering/ doorontwikkeling en mogelijk herijking op verschillende onderdelen in de werking van LMS nodig. We zitten in de fase van bewijzen en ervaren als Landelijke Meldkamer Samenwerking, en zijn volop bezig de organisatie in werking te brengen. Eén van die onderdelen die is ingericht en waar proactieve sturing nodig is, is het projecten en portfoliomanagement. Als we een goed werkend systeem van projectmanagement hebben dat zich weet te verhouden tot een goed ingericht systeem van portfoliomanagement, kunnen we (directie, managers, projectleiders) vanuit die rust, doelmatigheid en rechtmatigheid integraal (be-)sturen.
Goed portfoliomanagement helpt om keuzes in het werk en de daaraan te besteden resources te maken. Het draagt bij aan inzicht in de mate van doelbereiking: besteden we onze tijd aan het goed doen van de goede dingen? Inzicht geeft overzicht en uitzicht: moeten we vertragen, versnellen, iets doen of juist niet en waarom? De opdracht van de kwartiermaker is om aan deze doelstelling een onderscheidende bijdrage te leveren zodat er een gezonde werking ontstaat. 

Verantwoordelijkheden

• Je brengt concreet in werking wat nodig is om portfoliomanagement op verschillende niveaus binnen de organisatie mogelijk te maken

• Je zet de noodzakelijke processen, systemen en instrumenten hiervoor in en vergeet ook de noodzakelijke ontwikkeling van kennis en vaardigheden niet.

• Je maakt een eerste globaal overzicht van de portfolio van de organisatie en geeft daarbij inzicht van te ontwikkelen aandachtsgebieden. Dit leidt tot een aanpak in doorontwikkeling waarbij je in staat bent om op verbindende wijze professionals mee te nemen.

• Je faciliteert de doorontwikkeling van het PPM proces, inclusief agendering, proces- en voortgangsbewaking.

• Je draagt het belang van portfolio – en projectmanagement uit in de organisatie en stimuleert draagvlak hiervoor in onze organisatie. Verbinding en mensgericht leiderschap is hierin een must.

• Je brengt de behoefte aan capaciteitsmanagement in kaart als onderdeel van het doorontwikkelen van portfoliomanagement. Daarnaast begeleid je de implementatie van een capaciteitsinformatiesysteem.

Contacten

• Kernteam met interne stakeholders rondom project- en portfoliomanagement.

• De plaatsvervangend directeur LMS.

Opleiding
De kandidaat heeft een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO niveau.

Professionele kennis en werkervaring

Eisen:

• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van kwartiermaker binnen het project- en portfoliomanagement. 

• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten en doorontwikkelen van portfolio- en capaciteitsmanagement binnen een organisatie (1000+ medewerkers).

• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met transformatieproces van portfolio- en projectmanagement.

Wensen:

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het inrichten en doorontwikkelen van portfolio- en capaciteitsmanagement binnen een organisatie (1000+ medewerkers).

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het adviseren op verschillende niveaus ten behoeve van portfoliomanagement.

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het vertalen van risico’s naar beheersingsmaatregelen en het implementeren ervan.

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring op het gebied van portfolio- en programmamanagement, waarbij de kandidaat methodieken hanteert en geschikte instrumenten aanreikt om de effectiviteit van de processen te waarborgen.

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met transformatieproces van portfolio- en projectmanagement.

Competenties

• Projectmanagement: Vaardigheid in het plannen, uitvoeren en monitoren van projecten, met kennis van methoden en technieken.

• Strategisch inzicht: In staat om lange-termijn doelen te formuleren en het overzicht te behouden in complexe situaties.

• Mondelinge presentatie: Presenteert feiten, meningen en ideeën op een heldere wijze. Maakt hierbij gebruik van relevante communicatiemiddelen.

• Probleemanalyse: Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.

• Organisatorische vaardigheden: Capaciteit om processen en structuren te creëren die efficiëntie bevorderen.

• Flexibel gedrag: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.

• Samenwerking: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.

• Coachen: Verkent de ontwikkelbehoeften van medewerkers en stimuleert, motiveert en coacht hen om hun vakbekwaamheid op een hoger niveau te brengen en de medewerkers zo verder te ontwikkelen.

Beschikbaarheid
De Externe is inzetbaar vanaf 03-03-2025 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 03-03-2026 voor 24 uur per week. Het contract kan door de Opdrachtgever optioneel worden verlengd. Dit zoals wordt aangegeven in het profiel. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen

Maximaal: € 135,00

Inclusief alle kosten, exclusief BTW.

Eis 1. Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe. Dit in het Nederlands gesteld in PDF-formaat, van maximaal 7 pagina's A4. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template. Maakt u geen gebruik van bijgevoegd template zal uw bieding terzijde worden gelegd. Sjabloon : CV template 1.9.doc

Eis 2. De door Inschrijver aangeboden kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer en geen ZZP’er / ondernemer. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Tevens zijn uitgesloten ondernemers in dienst van een eigen BV. Deze eis blijft van toepassing gedurende de gehele uitvoering van de opdracht. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet kan voldoen aan deze eis, zal dit leiden tot uitsluiting van de Inschrijver.

Eis 4. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van kwartiermaker binnen het project- en portfoliomanagement. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).

Eis 5. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten en doorontwikkelen van portfolio- en capaciteitsmanagement binnen een organisatie (1000+ medewerkers) Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).

Eis 6. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het vertalen van risico’s naar beheersingsmaatregelen en het implementeren ervan. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).

Eis 3. De kandidaat heeft een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO niveau. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.

Eis 7. Vereiste competenties/vaardigheden: Projectmanagement: Vaardigheid in het plannen, uitvoeren en monitoren van projecten, met kennis van methoden en technieken. Strategisch inzicht: In staat om lange-termijn doelen te formuleren en het overzicht te behouden in complexe situaties. Communicatieve vaardigheden: Effectieve communicatie met diverse stakeholders en het vermogen om informatie duidelijk over te brengen met een verbindende leiderschapsstijl. Analytisch vermogen: Probleemoplossend denken en het kunnen analyseren van data om weloverwogen beslissingen te nemen. Organisatorische vaardigheden: Capaciteit om processen en structuren te creëren die efficiëntie bevorderen. Flexibiliteit en wendbaarheid: Snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden en wensen van de organisatie. Teamwork en samenwerking: Effectief kunnen samenwerken met verschillende teams en belanghebbenden. Leiderschap: Het vermogen om teams te motiveren en aan te sturen in de implementatie van veranderingen. Kennis van governance en compliance: Inzicht in regelgeving en richtlijnen die relevant zijn voor project- en portfoliomanagement. Change management: Vaardigheid in het begeleiden van organisaties in veranderprocessen. Mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid: Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijk Nederlandse taal mondeling en schriftelijk duidelijk. Bovenstaande competenties, gevraagde werk -en denkniveau en/of vaardigheden hoeven niet in het CV te worden benoemd/uitgeschreven maar dienen middels concrete voorbeelden duidelijk aangetoond te worden tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde competenties beschikt, zal dit leiden tot het terzijde leggen van de bieding.

Wensen

Wens 1. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het inrichten en doorontwikkelen van portfolio- en capaciteitsmanagement binnen een organisatie (1000+ medewerkers). Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen (30%)

Wens 2. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met transformatieproces van portfolio- en projectmanagement. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen (25%)

Wens 3. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het adviseren op verschillende niveaus ten behoeve van portfoliomanagement. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen (20%)

Wens 4. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het vertalen van risico’s naar beheersingsmaatregelen en het implementeren ervan. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen (15%)

Wens 5. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring op het gebied van portfolio- en programmamanagement, waarbij de kandidaat methodieken hanteert en geschikte instrumenten aanreikt om de effectiviteit van de processen te waarborgen De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen (10%)