Omschrijving

In maart 2026 is de Europese aanbesteding Cateringdienstverlening van Hogeschool Leiden afgerond. De Implementatie Manager is verantwoordelijk voor de integrale implementatie van het nieuwe cateringcontract binnen de hogeschool. Naast de operationele inrichting van de contractuele afspraken draag je zorg voor de implementatie van het digitale bestelproces voor de banqueting en vergaderservices via de bestaande Service Management Tool (Topdesk) en de applicatie van de cateraar (BENQ). Daarnaast ben je als implementatiemanager de linking pin tussen de IT afdeling van de hogeschool en de IT verantwoordelijke van de cateraar voor een correcte aansluiting van alle digitale middelen ter ondersteuning van de cateringprocessen op de IT-infrastructuur van de hogeschool.

Doel is een soepele transitie van de cateringdienstverlening van de huidige naar de nieuwe cateraar, met minimale verstoring van het onderwijsproces en maximale tevredenheid van studenten en medewerkers.

Kernverantwoordelijkheden

Leiden van de implementatie van het nieuwe cateringcontract;
Begeleiden van de transitie in de processen van de cateringdienstverlening en de overdracht van medewerkers, producten en middelen tussen huidige en nieuwe cateraar in het belang van hogeschool Leiden en een soepele en tijdige implementatie van het nieuwe cateringcontract;
Opstellen en bewaken van een algehele projectplanning;
Bewaken van de risico's en kwaliteit rond de implementatie;
Coördineren van alle betrokken interne en externe stakeholders;
Communicatie en afstemming naar diverse gebruikersgroepen;
Toezien op naleving van veiligheidsvoorschriften, wet- en regelgeving, duurzaamheidsdoelen en andere eisen vanuit het Programma van eisen;
Rapporteren over voortgang, risico's en besluiten aan de facilitair contractmanager en directeur FB&H;
Na afronding van het implementatieproces zorgen voor tijdige en zorgvuldige overdracht aan beheersorganisatie.

Belangrijkste taken
1. Voorbereidingsfase (begin mei 2026)

Inlezen in aanbestedingsdocumenten (o.a. PVE, aanbieding cateraar, cateringovereenkomst, SLA's etc.);
Kennismaken met betrokken medewerkers Hogeschool Leiden;
Kennismaken met managementteam huidige cateraar;
Kennismaken met opstartteam nieuwe cateraar;
Maken projectplanning o.b.v. diverse bestaande (concept) planningen

2. Uitvoeringsfase (medio mei - september 2026)

Opstellen en uitvoeren van integraal implementatieplan;
Inrichten projectstructuur en governance;
Bewaken van voortgang, planning (rekening houdend met onderwijs- en tentamenperiodes), deadlines en veiligheid tijdens uitvoering;
Risicomanagement en escalatie.

3. Overdracht en nazorg (oktober - november 2026)

Intensieve monitoring operationele aspecten nieuw cateringcontract (eerste 3 maanden);
Evaluatie digitale bestelprocessen (eerste 3 maanden);
Optimaliseren workflows op basis van gebruikersfeedback;
Overdracht naar facilitair contractmanager, manager Servicedesk en coördinator Schoonmaak & Catering;
Opstellen van evaluatie en opleverrapportage.

Eisen

HBO of WO werk- en denkniveau bij voorkeur Hoge Hotelschool of HBO Facilitaire Dienstverlening;
Minimaal 3 jaar ervaring als manager of projectleider met betrekking tot facilitaire services;
Kennis van en ervaring met Service Management Tools bij voorkeur Topdesk en BENQ;
Kennis van en ervaring met implementatie en koppeling van netwerken en digitale systemen;
Ervaring met het leiden van multidisciplinaire teams;
Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden;
Resultaatgericht, analytisch en besluitvaardig.

Wensen en competenties

Wensen

Heb je minimaal 3 jaar ervaring als manager of projectleider met betrekking tot facilitaire services? (max. 4 punten)
Heb je aantoonbare ervaring met het implementeren van cateringcontract en het begeleiden van de transitie tussen cateraars in de cateringdienstverlening? (max. 3 punten)
Heb je aantoonbare recente ervaring met een implementatie en/of koppeling van digitale bestelsystemen voor banqueting- en vergaderservice? (max. 2 punten)
Heb je aantoonbare ervaring met het leiden van implementatieprocessen? (max. 3 punten)
Heb je recente en aantoonbare ervaring met het verbinden van betrokken partijen met eigen (tegenstrijdige) belangen? (max. 1 punt)
Heb je recente en aantoonbare ervaring met het opstellen en beheren van de projectplanning en samenwerkingsafspraken? (max. 2 punten)

Competenties

Leiderschap: weet mensen te verbinden en te motiveren.
Plannen en organiseren: houdt overzicht over meerdere werkstromen.
Communicatief vaardig: schakelt soepel tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau met diverse stakeholders.
Omgevingsbewust: begrijpt belangen van verschillende stakeholders.
Kwaliteitsgericht: streeft naar duurzame en hoogwaardige resultaten.
Probleemoplossend vermogen: denkt vooruit en voorkomt vertraging.

Organisatie en team

Hogeschool Leiden
Hogeschool Leiden is een multisectoriële hogeschool in het hart van de Randstad. De hogeschool heeft ongeveer 12.500 studenten en 1.480 medewerkers. Het onderwijs wordt verzorgd binnen vijf faculteiten met een eigen identiteit, die samenhangt met het karakter van de opleidingen en de verschillende beroepen en werkvelden waarvoor de studenten worden opgeleid.

Onze maatschappelijke opdracht is goed beroepsonderwijs te verzorgen en gekwalificeerde professionals op te leiden die beschikken over een kritische houding en in staat zijn te functioneren in een veranderende beroepspraktijk. Naast kwalificatie voor de beroepspraktijk maken persoonsvorming, socialisatie, internationalisering en het ontwikkelen van maatschappelijke verantwoordelijkheid deel uit van onze opleidingen. Het leren van de student staat daarbij altijd centraal.

De dienst/faculteit
Het Facilitair Bedrijf & Huisvesting (FB&H) is gepositioneerd als ondersteunende dienst, die aansluit bij het primaire proces. Er werken ongeveer 70 medewerkers bij deze dienst. De afdelingen van de dienst Facilitair Bedrijf & Huisvesting zijn: Servicedesk & Evenementen, Front Office Diensten, Huisvesting & Technisch Beheer, Inkoop & Contract en Leveranciersmanagement en Schoonmaak & Catering.

Plaats in de organisatie
De projectleider rapporteert aan de facilitair contractmanager (of aan de directeur Facilitair Bedrijf & Huisvesting bij afwezigheid van de facilitair contractmanager).

De implementatiemanager cateringcontract werkt in eerste instantie samen met:

Medewerkers Hogeschool Leiden:

facilitair contractmanager;
manager servicedesk & evenementen;
manager huisvesting & technisch beheer;
coördinator schoonmaak & catering;
verantwoordelijk projectleider IVT-afdeling;
adviseur facility management.

Medewerkers cateraars

opstartmanager nieuwe cateraar;
locatiemanager huidige cateraar.

Gespreksinformatie

De datum voor het persoonlijk gesprek is 21 april 2026. De 3 hoogst scorende professionals worden uitgenodigd.

Stap 1: Persoonlijk gesprek
In dit gesprek wordt de professional op de volgende drie onderdelen beoordeeld:

Werk/opdrachtinhoudelijk; maximaal 4 punten
Match van de professional bij de organisatie; maximaal 3 punten
Competenties; maximaal 3 punten

De totale score wordt bepaald door de optelsom van de punten op deze drie onderdelen. Bij een gelijke score zal de professional met het laagste uurtarief gekozen worden.

Overige informatie

Benodigd aantal professionals: 1

Optie tot verlenging: met de optie tot 3 keer verlenging met 1 maand

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen: All-in tarief
Dit betreft een all-in tarief. Dit betekent dat alle emolumenten (indien van toepassing de inlenersbeloningselementen) zijn verdisconteerd in dit tarief. Bij eventuele verlenging van de overeenkomst blijft het door jou geoffreerde tarief van toepassing.

Geheimhouding
Geheimhouding is onderdeel van de te sluiten overeenkomst.

Verklaring omtrent gedrag
Je dient te beschikken over Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) met het screeningsprofiel onderwijs.

Hieronder vind je meer informatie over het aanmeldproces en antwoorden op veelgestelde vragen. Niet gevonden wat je zoekt? Neem dan contact op met Ernst Schoneveld via ernst.schoneveld@kbenp.nl of met Nina de Jong via nina.dejong@kbenp.nl.