Projectleider Implementatie DMS (Djuma)

De Projectleider Implementatie Djuma wordt tijdelijk ingezet binnen Ferm Werk, afdeling Bedrijfsvoering, team Informatievoorziening. De opdracht heeft een tijdelijk en projectmatig karakter en is gericht op het opnieuw opstarten, coördineren en realiseren van de implementatie van het zaaksysteem Djuma, inclusief de afstemming met betrokken interne en externe partijen.

De projectleider is verantwoordelijk voor het organiseren en bewaken van de voortgang van het project, het beheersen van planning, scope en samenhang en het opleveren van afgesproken resultaten. De opdracht is uitvoerend en adviserend van aard. Er is geen sprake van beleidsvaststelling of hiërarchische aansturing.

Werkzaamheden

• Actualiseren en opleveren van een projectplan voor de implementatie van Djuma, inclusief fasering, planning en mijlpalen;
• Coördineren van implementatieactiviteiten in samenwerking met interne stakeholders (IV/ICT, archief, gebruikers, management);
• Afstemming met externe partijen, waaronder leveranciers en implementatiepartners;
• Bewaken van scope, planning, kwaliteit, risico’s en afhankelijkheden;
• Zorgdragen voor samenhang tussen Djuma, archiefbeheer en aanpalende systemen;
• Voorbereiden en begeleiden van besluitvorming;
• Rapporteren over voortgang, knelpunten en benodigde acties;
• Begeleiden van de organisatie bij de ingebruikname van Djuma.

De professional voert de werkzaamheden zelfstandig uit binnen de afgesproken kaders en doelstellingen.

Resultaat van de opdracht

• een actueel en gedragen projectplan voor de implementatie van Djuma is opgeleverd;
• de implementatie aantoonbaar is opgestart en volgens planning verloopt;
• betrokken stakeholders actief zijn aangehaakt en afspraken over rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd;
• risico’s en afhankelijkheden inzichtelijk zijn en actief worden gemanaged;
• voortgang en resultaten periodiek en transparant zijn gerapporteerd;
• een solide basis is gelegd voor een beheerste verdere uitrol en ingebruikname van Djuma.

• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider in een complexe ICT-implementatie binnen een (semi-)overheidsorganisatie, benoem duidelijk waarom de implemenentatie complex was en wat jouw rol hierin is geweest;
• Aantoonbare werkervaring met implementatie van een zaaksysteem of DMS;
• Aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving met meerdere (interne/externe) stakeholders, benoem duidelijk welke stakeholders hierbij betrokken waren;
• Beschikbaar voor 16 tot 24 uur per week voor de gehele duur van de opdracht en alle mogelijke verlengingen;
• Een maximum all-in uurtarief van €120,- exclusief btw en inclusief fee administratieve partner.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met implementatie van DMS en/of zaaksystemen (30 punten)
• Aantoonbare werkervaring met het voeren van regie binnen projecten, benoem hiervan concrete voorbeelden in het CV (30 punten)
• Aantoonbare werkervaring met Stakeholder- en leveranciermanagement, benoem hiervan concrete voorbeelden (25 punten)
• Aantoonbare werkervaring met werken binnen kwaliteitskaders en afstemmen van plan van aanpak op huidige ontwikkelingen (15 punten)

Competenties

• Aanpassingsvermogen;
• Doorzettingsvermogen;
• Tactisch gedrag;
• Resultaatgericht werken;
• Samenwerken;
• Overtuigen;
• Assertiviteit;
• Besluitvaardigheid;
• Organiseren;
• Kritisch;
• Analyserend vermogen;
• Plannen en organiseren.

Ferm Werk
Wij zijn Ferm Werk. We helpen mensen om mee te doen in de samenleving. Dat doen we voor de gemeenten Woerden, Bodegraven-Reeuwijk, Montfoort en Oudewater. Wij voeren de Participatiewet, de Wet sociale werkvoorziening (Wsw) en de Wet Inburgering uit. Dat betekent dat we mensen helpen met een bijstandsuitkering, het vinden van werk en integratie in de samenleving. We geloven dat iedereen iets kan bijdragen. Daarom bieden we persoonlijke begeleiding. Samen met werkgevers en andere organisaties vullen we vacatures op een inclusieve manier in met gemotiveerde medewerkers. We denken in kansen en adviseren over regelingen en subsidies. Samen maken we meedoen mogelijk.

Aansturing en afstemming
De inhoudelijke afstemming over de werkzaamheden vindt plaats met een door Ferm Werk aangewezen contactpersoon.

Beoordeling  
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen 
De administratieve partner beoordeelt de cv’s op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling”. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

Stap 2: Selectie van cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd 
De administratieve partner beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door de administratieve partner”. 

De 3 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling. 
 
Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek 
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. 
Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. 

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 
 
Stap 4: Selectiegesprek 
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. 

Planning  
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op een nader te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd worden ontvangen hierover bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht. 

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

Indien de professional personeel ter beschikking stelt, staat de professional in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op een nader te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd worden ontvangen hierover bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

CV-eisen: Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma,di,woe,do,vrij