Medewerker Informatiebeheer

Doel van de opdracht
De medewerker informatiebeheer wordt ingezet voor het uitvoeren van wettelijke en noodzakelijke taken op het gebied van informatiebeheer. De opdracht richt zich primair op het wegwerken van bestaande achterstanden en het structureel verbeteren van de informatiehuishouding. Zowel eenmalige correctieve acties als duurzame kwaliteitsborging worden uitgevoerd, conform de Archiefwet en overige relevante wet- en regelgeving.

Achtergrond en urgentie
Door capaciteitsgebrek en externe omstandigheden, waaronder de coronapandemie, zijn de wettelijke verplichtingen met betrekking tot archief- en informatiebeheer niet volledig nagekomen. Dit is onder meer vastgesteld in diverse inspectierapporten. Een goed functionerend informatiebeheer is essentieel voor het borgen van interne processen, het kunnen afleggen van wettelijke verantwoording en het correct kunnen afhandelen van externe informatieverzoeken (zoals op basis van de Wet open overheid Woo).

Werkzaamheden / taken
De medewerker informatiebeheer verricht uitvoerende en signalerende werkzaamheden, in nauwe samenwerking met de informatieadviseur. De taken omvatten onder andere:

• Uitvoeren van een inhaalslag op het gebied van archiefvernietiging, zowel fysiek als digitaal (o.a. in AFAS);
• Archiefbewerking en inventarisatie met het oog op overdracht, inclusief het archief uit 2007 en dat van een rechtsvoorganger;
• Signaleren van knelpunten en risicos in het informatiebeheer;
• Uitvoeren van kwaliteitscontroles op dossiers, metadata en digitale scans.

• Aantoonbare ervaring met informatie- en archiefbeheer binnen een overheidscontext;
• Grondige kennis van en ervaring met de Archiefwet, de Wet open overheid (Woo), relevante selectielijsten en het werken met metadata;
• Ervaring met zowel digitale informatiesystemen, zoals AFAS en SharePoint (DMS), als met fysieke archiefverwerking;
• In staat om zelfstandig werkzaamheden uit te voeren, zoals archiefvernietiging, archiefverplaatsingen en het uitvoeren van kwaliteitscontroles;
• Beschikt over analytisch vermogen en kan zelfstandig vraagstukken binnen het archief- en informatiebeheer signaleren en oplossen;
• Affiniteit met procesmatig werken en met samenwerking met informatieadviseurs en andere beleidsmatige functies;
• Werkt nauwkeurig, gestructureerd en kwaliteitsgericht, met oog voor duurzame verbetering van de informatiehuishouding.
• Beschikt aantoonbaar over werkervaring met archiefbeheer volgens geldende richtlijnen en wetgeving, waaronder de Archiefwet, en heeft ervaring met het uitvoeren en coordineren van het vernietigingsproces van archiefmateriaal.
• Heeft ervaring met het werken met en onderhouden van kwaliteitssystemen binnen informatie- of documentbeheer en kan overzichtelijke en toegankelijke archiefoverzichten opstellen en bijhouden.
• Past bewaartermijnen toe conform geldende wet- en regelgeving.
• Beschikt minimaal over MBO 4 werk- en denkniveau en is in het bezit van een diploma SOD I en II of een vergelijkbare opleiding, zoals een HBO-opleiding Archiefbeheer of de Leergang Adviseur Recordmanagement (LARM).

Wensen

• Geen wensen vermeld

Competenties

• Zelfstandigheid en initiatief
• Nauwkeurigheid en kwaliteitsgerichtheid
• Communicatie en samenwerking
• Flexibiliteit
• Procesmatig werken

Niet bekend

Aantal kandidaten: maximaal 5
Gespreksvorm: sollicitatiegesprek
Aantal gesprekken per kandidaat: 1
Gespreksduur: 30 minuten
Gesprekslocatie: voorkeur op locatie
Deelnemers aan de gesprekken: Eelco Neuman (teamleider Informatievoorziening) Alla Chtcherbakova en Laszlo Kreeft (adviseurs informatiemanagement)

Toelichting op rooster
De inzet bedraagt minimaal 20 uur en maximaal 32 uur per week. De exacte uren worden afgestemd in overleg met de opdrachtgever.
Dienstencategorie
Gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening
Beschikbaarheid
De kandidaat is per 1 september beschikbaar voor de opdracht.
Gevraagde documenten
Aanleveren na gunning VOG Verklaring van geheimhouding en integriteit
Weging prijsdeel: 40 %
Weging: 5 %
Weging: 10 %
Weging: 8 %
Weging: 7 %
Weging: 10 %
Weging: 20 %