Programmasecretaris voor de werkorganisatie Energietafel W-O

Vanwege het vertrek van de huidige secretaris zoeken we in opdracht van de programmamanager van de Energietafel W-O een programmasecretaris voor deze Energietafel W-O. De professional valt daarmee onder de verantwoordelijkheid van de programmamanager.

Werkzaamheden

Als programmasecretaris ondersteun je de werkorganisatie van de Energietafel W-O bij het uitvoering geven aan de opgaven. Je belegt de vergaderingen voor de ambtelijke- en bestuurlijke energietafels, de Stuurgroep, de Adviesgroep en het Kernteam en verzorgt de bijbehorende agenda’s, documenten en de verslagen. Deze overleggen vinden in een vaste volgorde plaats. Voor 2026 zijn 5 series van vergaderingen gepland. Naast deze gremia is er ook de werkgroep RSAB (raad/staten/AB-leden) die circa 2 maal per jaar bij elkaar komt. Ook daarvoor organiseer je op hun verzoek de overleggen.

Waar nodig organiseer je ook andere afspraken voor overleggen/bijeenkomsten waar meerdere deelnemers bij betrokken zijn. De vergaderingen zijn fysiek en vinden plaats in Zwolle en omgeving. Je bent tevens verantwoordelijk voor de archivering van de verslagen en andere documenten die van belang zijn. Je organiseert de online omgeving voor de leden van het Kernteam waar gezamenlijk aan documenten kan worden gewerkt. Daarnaast ben jij degene die belangrijke documenten checkt op onvolkomenheden.

Je werkt nauw samen met de programmamanager maar bent zelfstandig in het uitvoeren van je taken. Voor de organisatie ben je de spin in het web.

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als (programma)secretaris of vergelijkbare functie binnen een overheidsorganisatie, gemeenschappelijke regeling of een samenwerkingsverband tussen meerdere publieke of semipublieke organisaties, waarbij ondersteuning is geboden aan bestuurlijke gremia zoals stuurgroep, directie, bestuur of college.

Wensen

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de regio West-Overijssel en is bekend met een deel van de betrokken partners in de energieregio W-O, dit is expliciet toegelicht in de werkervaring.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met onderwerpen uit de energietransitie.
• Aantoonbare werkervaring met het werken voor bestuurlijke gremia, dit is expliciet toegelicht in de werkervaring.
• Aantoonbaar afgerond opleiding op minimaal HBO bachelor niveau.

Competenties

• Je bent communicatief vaardig zowel schriftelijk als mondeling.
• Je bent service gericht en overziet de taken in relatie tot de planning en verzorgt tijdig de benodigde stukken.
• Je weet e.e.a. goed te organiseren.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig. Daarnaast ben je proactief en neemt actie waar nodig, werkt zelfstandig en hebt aan een half woord genoeg.
• We zijn een stevig team dat voor een forse opgave staat, enig gevoel voor humor is nodig om hier goed op aan te sluiten.

Zwolle is partner in de Energietafel West-Overijssel (voorheen Regionale Energie Strategie West-Overijssel) waarin 11 gemeenten, de provincie, waterschappen, netbeheerders en maatschappelijke partners samen aan de energietransitie werken. Zwolle vervult in dit samenwerkingsverband de rol van contractpartner en kasbeheerder.

Voor de Energietafel W-O staat het jaar 2026 en verder in het teken van het uitvoering geven aan de opgaven uit de Samenwerkingsagenda Energie W-O die begin 2026 door alle partners is vastgesteld. Onderwerpen in deze Samenwerkingsagenda zijn: warmte, netwerk, energie&ruimte, monitoring en participatie. Voor ieder onderwerp is beschreven aan welke (deel)opgaven de energieregio de komende jaren gezamenlijk werkt, wat het beoogd resultaat is en hoe ze dat gaat doen. De opgaven in de Samenwerkingsagenda zijn onderdeel van een grotere opgave voor heel Overijssel. De energieregio West-Overijssel werkt dan ook samen met de energieregio Twente.

Deze regionale samenwerking wordt georganiseerd door de werkorganisatie Energietafel W-O. Dit bestaat uit de Ambtelijke Energietafel, het communicatieplatform en het Kernteam. Het Kernteam is de centrale spil en bestaat uit een programmamanager, een programmasecretaris, een communicatieadviseur en thematrekkers voor de thema’s Warmte, Netwerk en Energie&Ruimte. Daarnaast zijn er verschillende projectleiders actief op projecten.

Het Kernteam kent een tweewekelijks afstemmingsoverleg waarin aanpak en proces gezamenlijk wordt vormgegeven en de voortgang wordt besproken. Afstemming met de partners vindt plaats via de Ambtelijke Energietafel (ambtelijke vertegenwoordiging van de partners) en de Bestuurlijke Energietafel (bestuurlijke vertegenwoordiging van de partners). De Stuurgroep (afvaardiging vanuit de Bestuurlijke Energietafel) stuurt op voortgang en het proces. Daarnaast zijn de maatschappelijk partners in de Adviesgroep vertegenwoordigd. De vraagstukken voor de verschillende opgaven worden in de verschillende gremia geagendeerd.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de professionals die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Optie tot verlenging: 1x 12 maanden

Hybride: Op donderdag werken we een dagdeel of een hele dag samen aan de opgaven en hebben we ons wekelijks afstemmingsoverleg. We vragen een flexibele inzet op de andere dagen om tussendoor af te stemmen, stukken te lezen en/of aan te leveren. Drukke en rustige periodes wisselen elkaar af.

Overig algemeen:

De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

De opdrachtgever zal om een Geheimhoudingsverklaring vragen.

Voor de professional geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio.

CV-eisen

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.