Senior Implementatiemanager/ Procesarchitect Dienstverlening

De gemeente Zutphen professionaliseert haar interne dienstverlening (Informatievoorziening en Facilitair). De organisatie ontwikkelt zich van een reactieve, persoonsafhankelijke werkwijze naar een bestuurbare, transparante en risicobeheersbare dienstverlening.

De professional is verantwoordelijk voor het ontwerpen, inrichten en begeleiden van deze transitie volgens het principe “Fundament Eerst”: eerst structuur en governance vaststellen (opzet en bestaan), daarna organisatiebreed implementeren (werking).

De uitvoering blijft verantwoordelijkheid van de lijnorganisatie.

Kernresultaten (Scope Fase 1 & 2)

• Governance & Eigenaarschap
• Begeleiden van het MT bij het vaststellen van proceseigenaarschap en rolverdeling.
• Inrichten van een heldere sturingsstructuur met mandaten en verantwoordingslijnen.
• Positioneren van procesmanagers als schakel tussen beleid en uitvoering.
• Dienstencatalogus (PDC)
• Inventariseren en definiëren van de diensten van IM en Facilitair conform het NORA-dienstverleningsconcept.
• Vastleggen van dienstverlening in termen van voorziening en ondersteuning.
• Prioriteren op basis van risico en organisatiebelang.
• Procesinrichting & ESM-tooling
• Ontwerpen van een integraal dienstverleningsmodel voor IM en Facilitair.
• Structureren van vraag, uitvoering, wijziging en verbetering binnen één samenhangend kader.
• Vertalen van dit model naar inrichting van de bestaande ESM-tool.
• Implementeren van één uniforme intake met een registratienorm van minimaal 80%.
• Security & Compliance by Design
• Integreren van BIO 2.0-beheersmaatregelen en managementletter-bevindingen in de werkprocessen.
• Opstellen van een risicobeheersingsmatrix per kernproces.
• Zorgen dat compliance onderdeel wordt van het dagelijks werk.
• Standaardisatie & Opleiding (Fase 2)
• Vastleggen van standaard werkwijzen.
• Opleiden van procesmanagers en medewerkers in de nieuwe werkwijze
• Begeleiden van de overgang van projectfase naar structurele lijnsturing

• Je gebruikt je eigen apparatuur (laptop, telefoon en toebehoren).
• Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
• Je hebt minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring in servicemanagement en procesverbetering binnen de (semi)overheid.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met NORA-dienstverleningsconcept, BIO 2.0 én governance-inrichting.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met functionele inrichting van een ESM-tool ter ondersteuning van processturing.
• Je hebt aantoonbare bewezen veranderkracht in het begeleiden van teams naar procesmatig werken, licht dit duidelijk toe in het cv aan de hand van minimaal 1 concreet voorbeeld.
• Je hanteert een uurtarief van maximaal € 130,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én administratieve partner fee.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het structureel oplossen van managementletter-bevindingen via integratie in processen, licht dit duidelijk toe in het cv (30 punten).
• Aantoonbare werkervaring met voorbereiding op regie- en sourcingvraagstukken, licht dit duidelijk toe in het cv (30 punten).
• Aantoonbare werkervaring met een aanpak waarbij een duidelijke knip wordt gemaakt tussen inrichting (project) en uitvoering (lijn), licht dit duidelijk toe in het cv (20 punten).
• Aantoonbare werkervaring met het aanbrengen van focus op meetbaarheid en datagedreven sturing, licht dit duidelijk toe in het cv (20 punten).

Competenties

• Je bent daadkrachtig.
• Je bent een inspirerende verbinder.
• Je bent proactief zowel intern- en extern.
• Je bent resultaatgericht.
• Je bent een goed gesprekspartner binnen alle onderdelen van de organisatie.
• Je bent in staat om de organisatie mee te nemen in een verandertraject.
• Je hebt oog voor de impact van veranderingen op eindgebruikers.

Gemeente Zutphen
Wij zijn gepassioneerd, ondernemend en creatief. We omarmen duurzaamheid en inspiratie, en koesteren ons rijke verleden met trots. Bij ons staat goede dienstverlening centraal. We zijn er voor de Zutphense samenleving en stimuleren de betrokkenheid en samenwerking van onze inwoners.

Werken voor de gemeente Zutphen betekent werken in een prachtige en inspirerende omgeving. We zijn trots op onze historische middeleeuwse binnenstad, de IJssel en de Berkel en talloze vijvers en grachten, de wijken, de parken en het dorp Warnsveld.

Bij een gemeente werk je in een politiek-bestuurlijke omgeving. Dit betekent dat je te maken krijgt met wisselende prioriteiten en samenwerkt met verschillende groepen mensen. Je hebt de taak om zorgvuldig om te gaan met publieke middelen en soms moet je je weg vinden in wat ingewikkelde procedures. Het mooie van dit werk is, dat wat je doet vaak direct bijdraagt aan de Zutphense samenleving.

Zutphen zet in op diversiteit en inclusie. Het maakt ons niet uit waar je geboren bent, waar je in gelooft, van wie je houdt, wat je fysieke kenmerken zijn, hoe oud je bent, wat je gender is of wat je culturele achtergrond is. We zijn nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij het verschil maakt voor onze gemeente!

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de geselecteerde professionals in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De professionals die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 2 in de beoordeling). De beste professionals worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige professionals worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende professionals voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De professionals dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde professionals op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de professional die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige professionals worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Optie tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Hybride: in overleg.

Overig algemeen:

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen

• Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

• Motivatie opgesteld door de professional zelf, toegevoegd als één document achter het cv.

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

• Indien de professional personeel ter beschikking stelt, staat de professional in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de professional gebruik maken van eigen apparatuur.

• Voor deze aanbesteding past de professional SROI toe ter waarde van 1% (ZZP) of 2% (detacheringsbureau) indien de opdracht >75.000,- passeert.

• Gemeente Zutphen hecht waarde aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. In dat kader is sociaal aanbesteden en daarmee Social Return onderdeel van het duurzame beleid.
  Social Return is een menukaart van 3 onderdelen: Sociale inkoop, maatschappelijke activiteiten en arbeidstoeleiding mogen ingezet worden als sociaal rendement (de beoordeling daarvan wordt gedaan door de SROI-adviseur van de gemeente Zutphen). Een combinatie van deze mogelijkheden voor de inzet van Social Return is ook toegestaan. De nadere invulling van de Social Return verplichting is binnen de beschreven mogelijkheden vrij en vindt altijd plaats in overleg met de adviseur SROI van de gemeente Zutphen. Binnen zeven kalenderdagen na definitieve gunning van de opdracht moet de professional contact op nemen met de adviseur SROI.

• De professional stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de professional zelf.