Medewerker Subsidiebureau

Deze tijdelijke opdracht betreft administratieve ondersteuning bij de uitvoering van het volledige subsidieproces. De werkzaamheden omvatten alle administratieve stappen van aanvraag tot en met vaststelling en eventuele controles achteraf.

Elke administratieve processtap heeft zijn eigen kenmerken. Deze zijn vastgelegd in werkprocessen en werkinstructies, die tijdens de inwerkperiode worden toegelicht.
Er wordt gewerkt volgens vaste werkinstructies. Nauwkeurig en zorgvuldig werken is essentieel. 

De werkzaamheden worden uitgevoerd in de applicatie Key2Subsidies en het zaaksysteem Roxit, met ondersteuning van Microsoft Word en Excel. Een juiste en volledige administratieve verwerking is noodzakelijk voor een correct verloop van het subsidieproces en voorkomt vertraging in besluitvorming en afhandeling.

Werkzaamheden:

• Administratieve verwerking van subsidieaanvragen;

• Ondersteunen bij vervolgstappen in het subsidieproces (beoordeling, verlening, vaststelling);

• Verwerken van wijzigingen, aanvullende stukken en correspondentie;

• Administratieve verwerking van verantwoordingen en controles achteraf;

• Registreren en actualiseren van gegevens in de applicatie;

• Bijhouden van overzichtslijsten in Microsoft Excel;

• Afstemmen met teamleden, coördinator en betrokken collega’s binnen het subsidieproces;

• Zorgdragen voor correcte, volledige en tijdige dossiervorming.

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);

• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. Dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd staan. Indien de inschrijver op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht is gebruik te maken van een G rekening, volstaat de inschrijver met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt;

• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. (Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij.);

• Beschikbaarheid op maandagen op locatie;

• Aantoonbare werkervaring met het verzorgen van de administratieve afhandeling van subsidieaanvragen binnen een gemeentelijke organisatie.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met applicatie Key2Subsidies en het zaaksysteem Roxit (30 punten);

• Aantoonbare werkervaring met werken in teamverband, als mede in een digitale omgeving zoals Teams (25 punten);

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als administratief medewerker bij een gemeente (20 punten);

• Een afgeronde opleiding op MBO 3/ 4 niveau op juridisch of financieel gebied (10 punten);

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het verzorgen van de administratieve afhandeling van subsidieaanvragen binnen een gemeentelijke organisatie (15 punten).

Competenties

• Gestructureerd en ordelijk werken;

• Oog voor detail;

• Zelfstandig kunnen werken binnen vastgestelde kaders;

• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden;

• Samenwerkingsgericht;

• Plannings- en voortgangsbewust;

• Stressbestendig bij piekbelasting.

Organisatie

Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling

Het Subsidiebureau is verantwoordelijk voor de administratieve en procesmatige uitvoering van het gemeentelijke subsidieproces. De afdeling verzorgt de administratieve verwerking van uitgaande subsidies, ondersteunt beleidsafdelingen en waarborgt de voortgang en volledigheid van het proces – van aanvraag tot en met verantwoording.

Het team bestaat uit drie administratief medewerkers en een coördinator

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling CV's op minimumeisen
De administratieve partner beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV's die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
De administratieve partner beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door de administratieve partner”.
De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 18 februari 2026 van 12:00 uur tot 16:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 13 februari 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Optie tot verlenging: Optie tot verlenging: 2x 3 maanden

Hybride: Beschikbaarheid op maandagen op locatie;

Aantal professionals of FTE: 1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Schaal
Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 08 (nieuwe structuur).

De administratieve partner brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Overig algemeen:

• Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van een administratieve partner. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.

• Indien de opdrachtnemer een uitzend-/uitleenbedrijf betreft die niet is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA) zal opdrachtgever 55% van de factuur (inclusief omzetbelasting) storten op de G-rekening van de opdrachtnemer.