Salarisadministrateur

Samen met onze salarisadministrateur die wij voor 24 uur vast in dienst hebben, vorm jij een teampje dat de verloning verzorgt voor meer dan 500 medewerkers in AFAS. We willen het werk kunnen verdelen en vinden het belangrijk om de kwetsbaarheid van een salarisadministrateur te verkleinen en dus ook vakanties en eventueel verzuim op te kunnen vangen. Hoewel onze eigen salarisadministrateur in de lead is, zoeken we iemand die vanuit ruime ervaring een fijne sparringpartner voor haar is. Daarnaast blijven er bepaalde processen waar we binnen de SA het meer-ogenprincipe willen borgen. Voor de overige processen hebben we het meer-ogenprincipe tussen de personeelsadministratie (muteren) en salarisadministratie (controleren) verdeeld. Regelmatig schakel je met medewerkers die vragen hebben over de salarisadministratie, met jouw collega's van de HR administratie die de mutaties verzorgen en met de collegas van Financien en Control. Het is daarom voor ons van groot belang dat jij dienstverlenend en samenwerkingsgericht van aard bent. Handigheid en klantgerichtheid in je communicatie hoort daar dus ook bij. Wij doen het samen in Zeist!

Daarbij weet je overzicht te houden en ben je uitstekend op de hoogte van de mogelijkheden van AFAS Insite, AFAS Profit en de huidige wet- en regelgeving op je vakgebied. De helft van jouw werkzaamheden bestaat uit het verwerken en controleren van de verloning, en de andere helft uit het geven van advies. Je collega salarisadministrateur neemt in principe deel aan diverse projecten om het werkproces te digitaliseren en optimaliseren, maar in overleg kunnen jullie dit ook verdelen.

De basis van jouw werkzaamheden op een rijtje:

• Controle op wet- en regelgeving van de aangeboden mutaties;
• Het tijdig en juist verwerken van (complexe) salarismutaties;
• Het uitvoeren van de controle op de mutaties en de eindcontrole van de salarisrun;
• Collega-salarisadministrateur (die vast in dienst is) helpen/coachen bij ingewikkelde/gecompliceerde vraagstukken;
• Verzorgen van financiele aansluitingen en contacten met de accountant;
• Maken van berekeningen en vraagbaak voor directie, management en medewerkers

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Minimaal afgeronde opleiding op mbo-4 niveau;
• Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring als salarisadministrateur;
• Inschrijving in NIRPA register, register salarisadministrateur;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met AFAS in de functie van salarisadministrateur.

Wensen

• Minimaal 10 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 15 jaar met personeels- en salarisadministratie;
• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar met personeels- en salarisadministratie met een CAO gemeente;
• Aantoonbare afgeronde opleiding PDL (Praktijkdiploma loonadministratie);
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met AFAS in de functie van salarisadministrateur;
• Afgeronde VPS.

Competenties

• Accuraat en kritisch;
• Dienstverlenend en samenwerkingsgericht;
• Stressbestendig, rust en overzicht bewaren;
• Goed in plannen en organiseren;
• Zelfstartend en weet van aanpakken;
• Effectief in mondelinge en schriftelijke communicatie;
• Proactief/signalerend van verbetermogelijkheden of mogelijke knelpunten.

Organisatie

De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden vertrouwen, kracht en nabijheid. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zon 400 collegas werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer! In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes en zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Team

Je maakt onderdeel uit van het team P&O. Dit team bestaat uit 20 bevlogen professionals, onder andere P&O adviseurs, recruiters, bedrijfskundig en organisatieadviseur en personeels- en salarisadministrateurs. Je werkt in deze opdracht nauw samen met een andere salarisadministrateur, de twee medewerkers van de personeelsadministratie en twee collegas die het personeelssysteem inrichten. P&O heeft grote stappen gemaakt op het vlak van digitalisering en professionalisering van onze werkprocessen. AFAS is de basis, Excel proberen we zoveel mogelijk te verbannen. We blijven onze personeels- en salarisadministratie optimaliseren!

Beoordeling

Stap 1: Beoordeling CVs op minimumeisen

Flextender beoordeelt de cvs op de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de Vereisten / Knock-outcriteria in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling.

Stap 2: Selectie 10 CVs die aan de organisatie worden voorgelegd

Flextender beoordeelt de CVs van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde gunningscriteria te beoordelen door Flextender. De 10 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek

De opdrachtgever beoordeelt de CVs van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). Drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek

In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geinformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning

De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op dinsdag 16 december 2025 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 12 december 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen

Maximaal 3 paginas, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma Di Wo Do Vr in overleg, maar in ieder geval een dinsdag of een donderdag.

De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij Flextender. Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).