Inkoopadviseur

Beschrijving van de teamopdracht

De inkoopfunctie binnen de gemeente West Betuwe blijft zich in hoog tempo doorontwikkelen. Dit uit zich niet alleen in de strategische verankering van maatschappelijke thema's zoals Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI), maar ook in de professionalisering van contractbeheer en contractmanagement, inclusief de heldere definitie van de bijbehorende rollen en verantwoordelijkheden binnen de lijnorganisatie.

De adviseurs van het kernteam worden ingezet bij het team Inkoop. Dit team bouwt met succes aan een professionele, volwaardige inkooporganisatie. Het team bestaat momenteel uit:

• Een vaste inkoopcoördinator (1,0 fte)
• Een inkoopondersteuner, tevens contractbeheerder (0,5 fte)
• De in te huren flexibele schil (het geïntegreerde kernteam, gemiddeld 30 uur per week)

De kerntaak van team Inkoop is het begeleiden, ontzorgen en ondersteunen van de interne inkopers/budgethouders bij de inkooptrajecten die zij in gang zetten. Het team heeft de organisatiedoelstellingen vertaald in het geharmoniseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid en geeft hier op professionele wijze uitvoering aan. Daarnaast coördineert het team het opstellen en actueel houden van de gemeentelijke inkoopkalender, de inkoopstrategieën voor de diverse productgroepen/inkooppakketten en beheert het team in functionele zin het e-procurement platform.

Specifieke werkzaamheden

Het gecontracteerde kernteam is in nauwe samenwerking met de vaste inkoopcoördinator verantwoordelijk voor de uitvoering van de volgende werkzaamheden:

• Strategisch en tactisch inkoopadvies: Adviseren van budgethouders, projectleiders, het management en het gemeentebestuur over inkoopstrategieën, marktkansen, risicobeheersing en de toepassing van MVOI-criteria binnen de diverse gemeentelijke domeinen.
• Begeleiden van Europese aanbestedingen: Zelfstandig en van A tot Z structureren, opstellen en begeleiden van (complexe) Europese aanbestedingsprocedures. Dit betreft zowel openbare als niet-openbare procedures, evenals bijzondere procedures zoals de mededingingsprocedure met onderhandeling of de concurrentiegerichte dialoog.
• Begeleiden van meervoudig onderhandse aanbestedingen: Efficiënt, rechtmatig en doelmatig begeleiden van meervoudig onderhandse procedures conform het vigerende gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid.
• Functioneel beheer e-procurement platform: Het functioneel beheren, up-to-date houden en optimaal inrichten van het e-procurement platform ten behoeve van de gehele organisatie. Dit omvat tevens het instrueren en ondersteunen van interne gebruikers en het borgen van gestandaardiseerde sjablonen en workflows.
• Contractmanagement-ondersteuning: Adviseren over contractbepalingen, Service Level Agreements (SLA's) en Key Performance Indicators (KPI's) tijdens de voorbereidingsfase van aanbestedingen, zodat effectief contractbeheer en contractmanagement in de exploitatiefase door de contracteigenaren kan worden uitgevoerd.

• Je team bestaat uit minimaal 2 en maximaal 3 personen die gezamenlijk de opdracht invullen voor gemiddeld 30 uur per week. Je wijst binnen het team één senior Lead Inkoopadviseur aan die fungeert als eerste aanspreekpunt en de coördinatie op zich neemt.
• De aangewezen Senior Lead Inkoopadviseur beschikt over een afgeronde inkoopopleiding Nevi 1 en Nevi 2 (of een aantoonbaar gelijkwaardige post-hbo/universitaire inkoopopleiding zoals Conducto).
• De aangewezen Senior Lead Inkoopadviseur heeft in de afgelopen 8 jaar minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan als inkoopadviseur binnen een overheidsorganisatie (gemeente, provincie of waterschap).
• De aangewezen Senior Lead Inkoopadviseur heeft in de afgelopen 8 jaar minimaal 10 Europese aanbestedingsprocedures zelfstandig en succesvol van A tot Z begeleid, waarvan minimaal 1 niet-openbare procedure of een bijzondere procedure (zoals een concurrentiegerichte dialoog of innovatiepartnerschap).
• De overige aangeboden teamleden beschikken over minimaal een afgeronde inkoopopleiding Nevi 1 (of gelijkwaardig) en minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Het team beschikt aantoonbaar over ervaring in zowel het Fysieke Domein als het Sociaal Domein binnen een gemeentelijke context (aan te tonen via de CV's van de teamleden).
• Het team is per 1 augustus 2026 operationeel inzetbaar. Je garandeert de continuïteit van de dienstverlening; bij afwezigheid van een teamlid zorg je binnen 48 uur voor gelijkwaardige vervanging zonder extra kosten.

Wensen

• De mate waarin leden van het kernteam ervaring hebben als inkoopadviseur binnen een gemeentelijke organisatie. (max. 15 punten)
• De mate waarin kernteam leden (gezamenlijk) ervaring hebben met het zelfstandig uitvoeren van Europese aanbestedingen in de afgelopen 5 jaar. (max. 15 punten)
• De mate waarin het kernteam (gezamenlijk) ervaring heeft met zelfstandig uitvoeren van aanbestedingen binnen het fysieke domein bij gemeenten of gemeenschappelijke regelingen in de afgelopen 5 jaar. (max. 20 punten)
• De mate waarin het kernteam (gezamenlijk) ervaring heeft met het zelfstandig uitvoeren van aanbestedingen binnen het sociaal domein bij gemeenten of gemeenschappelijke regelingen in de afgelopen 5 jaar. (max. 15 punten)
• Aantoonbare diepgaande juridische kennis van het aanbestedingsrecht. (max. 10 punten)
• Mate waarin het kernteam ervaring heeft met het functioneel beheer en de inrichting van het e-procurement platform. (max. 10 punten)
• Tijdens het verificatiegesprek wordt getoetst in hoeverre het team de opdracht en de organisatie doorgrondt en over de juiste competenties beschikt om de kerntaken succesvol uit te voeren. (max. 15 punten)

Competenties

• Analytisch vermogen: Het snel kunnen doorgronden van complexe inkoopvraagstukken, behoeftestellingen en marktomstandigheden, en deze vertalen naar een rechtmatige en doelmatige inkoopstrategie.
• Samenwerkingsgerichtheid: Actief de verbinding zoeken met interne stakeholders (budgethouders, projectleiders, directie) en soepel kunnen samenwerken binnen het bestaande team Inkoop.
• Overtuigingskracht & Adviesvaardigheden: Het vermogen om op diverse niveaus (van operationeel medewerker tot het college van B&W) te adviseren, standpunten helder te beargumenteren en draagvlak te creëren.
• Resultaatgerichtheid: Focus op het tijdig, rechtmatig en binnen budget realiseren van de aanbestedingskalender met oog voor maatschappelijke meerwaarde.
• Stressbestendigheid: Effectief blijven presteren onder tijdsdruk en flexibel kunnen schakelen tussen uiteenlopende dossiers en ad-hoc adviesvragen.

De inkoopfunctie binnen de gemeente West Betuwe blijft zich in hoog tempo doorontwikkelen. Dit uit zich niet alleen in de strategische verankering van maatschappelijke thema's zoals Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI), maar ook in de professionalisering van contractbeheer en contractmanagement.

Gemeente West Betuwe opereert in een dynamisch regionaal netwerk. Samen met de partners (de gemeenten Culemborg en Tiel, en de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe (BWB)) worden inkoop- en aanbestedingsaangelegenheden afgestemd. Onderwerpen die hier op de agenda staan zijn onder andere de gezamenlijke inzet van een spendanalyse-tool en de verkenning van Artificial Intelligence (AI) binnen het inkoopproces. Daarnaast wordt er op projectbasis samengewerkt met andere gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in de Regio Rivierenland om inkoopbehoeften te bundelen en gezamenlijke aanbestedingstrajecten in de markt te zetten.

Binnen team Inkoop staan collegialiteit, een proactieve houding en plezierig, constructief samenwerken centraal. We zoeken actief de verbinding met de vakteams, spelen tijdig in op behoeften van de vakteams, onderhouden nauwe contacten met projectleiders en budgethouders en ondersteunen hen én het gemeentebestuur met hoogwaardig inkoopadvies. Dit doen we niet alleen projectmatig bij lopende aanbestedingen, maar ook proactief door bijvoorbeeld het verzorgen van interne kennissessies en trainingen.

De top 3 van de best scorende teams uit de initiële ranking wordt uitgenodigd voor een verificatiegesprek. Elk uitgenodigd team start tijdens het verificatiegesprek met een gelijke uitgangspositie (de teller wordt gereset naar nul). De definitieve gunning zal plaatsvinden aan het team dat tijdens het verificatiegesprek de hoogste score behaalt op de getoetste competenties en het gespreksonderdeel.

Optie tot verlenging: Ja, de opdracht kan maximaal 2 keer met 1 jaar worden verlengd.

Hybride: Geen verdere informatie

Overig algemeen:

Vanwege het geïntegreerde karakter van deze opdracht, waarbij de continuïteit, flexibiliteit en onderlinge vervangbaarheid van het team door de contractpartij worden gegarandeerd, dien je één generiek (all-in) uurtarief aan te bieden voor de gehele opdracht. Dit tarief geldt voor alle werkzaamheden die door de diverse teamleden worden verricht en is inclusief alle reis-, verblijf-, overhead- en vervangingskosten, en exclusief btw.