Locatiecoordinator Oekraine opvang

Als locatiecoördinator ben je verantwoordelijk voor de gehele organisatie binnen de twee opvanglocaties voor Oekraïense ontheemden in gemeente Waterland. Als locatiecoördinator werk je nauw samen met de andere (veelal parttime) medewerkers op locatie, de beleidsafdeling van de gemeente, uitvoerende organisaties en collega's van gemeenten in de regio. Je coördineert en bewaakt de uitvoering van taken, zorgt voor naleving van afspraken en faciliteert waar nodig. De bewoners van de opvanglocatie kennen jou en jij kent hen! Verhuizing, (over)plaatsing in de regio of inzet van extra zorg; jij weet wat er speelt en wat er nodig is! Je bent alert op verbeterpunten en handelt proactief, zelfs in ad-hoc situaties en bij diverse uitdagingen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het mede bepalen van beleid op de opvanglocatie en het op een correcte manier overbrengen hiervan aan de receptionisten, bewoners en andere medewerkers. Je werkzaamheden voer je vooral uit op locatie en soms op het gemeentekantoor.

Jouw taken en verantwoordelijkheden:

• Je bent verantwoordelijk voor de gehele organisatie en het dagelijks goede verloop op de opvanglocaties;
• Je schakelt met verschillende stakeholders op en buiten de locaties (denk aan partners voor facilitair beheer, collega's binnen de gemeente, vrijwilligers);
• Je bent aanspreekpunt voor bewoners;
• Je vangt signalen op vanuit de omgeving en waar nodig acteer je daarop en draagt zo bij aan het creëren van draagvlak in de omgeving;
• Je neemt deel aan het regionale operationele overleg waar je de gemeente vanuit de opvanglocaties vertegenwoordigd;
• Je bent het aanspreekpunt voor de plaatsing van nieuwe bewoners;
• Je hebt een signalerende functie richting de beleidsmedewerkers;
• Je bent afwisselend op locatie en op kantoor;
• Je bent verantwoordelijk voor het welzijn van de bewoners;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor instanties van buitenaf, zoals politie, brandweer en BOA's;
• Je ziet toe op de naleving en toepassing van huisregels en het signaleren van bewoners die extra zorg en aandacht nodig hebben;
• Je voert indien nodig (vroegtijdige) escalatiegesprekken met bewoners en je schrikt niet van conflicten of casuïstiek zonder bestaand proces of oplossing.

De opdracht bestaat uit:
De functie leidt concreet tot de volgende hoofdproducten:

• Locatiebeheerplan
• Werk- en procesafspraken opvanglocaties
• Bewonersregistratie, plaatsings- en doorverwijzingsprotocol
• Handhavings- en escalatieprotocol

De opdracht en resultaten per hoofdproduct zijn als volgt:

1. Operationeel beheer opvanglocaties
De opdracht bestaat uit het actualiseren van een beheerplan. Eindproduct: Actueel locatiebeheerplan

• Opgesteld en onderhouden locatiebeheerplan voor beide opvanglocaties.
• Beschrijving van processen, verantwoordelijkheden, contactpersonen en escalatieroutes.
• Het ontwikkelen van een maandelijkse voortgangsrapportage voor projectleider en management over bezetting, bijzonderheden en knelpunten.

2. Coördinatie dagelijkse bedrijfsvoering
Eindproduct: Actualisatie van werk- en procesafspraken opvanglocaties

• Vastgelegde werkafspraken voor medewerkers, receptionisten en externe partners.
• Overzicht van operationele processen en taakverdeling.
• Actielijst en opvolgingssysteem voor meldingen en incidenten.

3. Bewonersbeheer, welzijn en plaatsingen
Eindproduct: Plaatsings- en doorverwijzingsprotocol

• Actuele bewonersregistratie
• Protocol voor instroom, doorstroom, verhuizing en uitstroom van bewoners.
• Overzicht van beschikbare en bezette opvangplaatsen.
• Procedure voor het signaleren van zorg-, veiligheids- en welzijnsvraagstukken.
• Registratie van signalen en ingezette acties.
• Vastgelegde samenwerkingsafspraken met zorg- en hulpverleningsinstanties.

4. Naleving huisregels en leefbaarheid
Eindproduct: Handhavings- en escalatieprotocol

• Actualisatie van huisregels voor bewoners
• Procedure voor waarschuwingen, gesprekken en escalaties.
• Registratiesysteem voor overtredingen en opvolging.

• BYOD (bring your own device) voor deze opdracht moet je gebruik maken van eigen laptop en mobiel;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen opvanglocaties in de asielopvang, maatschappelijke opvang of de opvang van Oekraïense ontheemden;
• Doorgaans beschikbaar vanaf 08.00 uur tot 17.00, en bij calamiteiten direct en flexibel bereikbaar en inzetbaar;
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.

Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als Coördinator opvang in de asielopvang, maatschappelijke opvang of de opvang van Oekraïense ontheemden; (35 punten)
• Aantoonbare kennis van de wet- en regelgeving omtrent de opvanglocaties; (25 punten)
• Aantoonbare werkervaring met integrale samenwerkingen tussen gemeentes, zorginstellingen en andere maatschappelijke partners in de regio Zaanstreek-Waterland; (30 punten)
• Aantoonbare werkervaring met escalatiegesprekken en conflict casuïstiek. (10 punten)

Competenties

In Waterland zijn belangrijke competenties: lef, verbinding, vertrouwen, nieuwsgierigheid.
Voor deze functie komt daar onderstaande bij:

• Je staat stevig in je schoenen en weet mogelijke crisissituaties adequaat op te lossen;
• Je brengt overzicht als echte organisator;
• Je bent communicatief heel sterk en betrekt alle relevante partijen;
• Je hebt affiniteit en bij voorkeur ervaring met de doelgroep;
• Je bent stressbestendig, proactief en flexibel;
• Je bent in staat om snel te schakelen en beslissingen te nemen;

De gemeente Waterland is een (relatief) kleine gemeente. Typerend voor onze organisatie is het 'ons kent ons' gevoel en de korte, informele lijnen. Het enige constante is verandering en dat is voor de gemeente Waterland niet anders.

Stap 1: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV's van de kandidaten die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 2: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap één van de beoordeling worden herhaald.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland een nader te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: De opdracht kan 2 keer met 6 maanden worden verlengd.

Hybride: Je bent afwisselend op locatie en op kantoor.

Overig algemeen:

Randvoorwaarden:

• De locatiecoördinator opereert zelfstandig en voert een vooraf overeengekomen opdracht uit zonder hiërarchische aansturing of toezicht vanuit de opdrachtgever. Indien nodig stemt locatiecoördinator af met betrokkenen binnen de afdeling, projectleider of opdrachtgever, en levert eindproducten op zonder afhankelijkheid van de afdeling.
• De locatiecoördinator heeft vrijheid in de werkvorm, locatie en planning, mits het eindresultaat conform opdracht en tijdig wordt opgeleverd. Indien deadlines of producten niet geleverd, of niet tijdig geleverd kunnen worden, wordt hier op tijd over gecommuniceerd aan opdrachtgever.
• De locatiecoördinator is niet ingebed in de lijnorganisatie en vervangt geen medewerker. De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd, waarbij de opdrachtgever enkel het eindresultaat toetst. Er vindt geen aansturing plaats op hoe de resultaten behaald moeten worden. De professional bewaakt en organiseert zelf zijn/haar inzet, middelen en planning.

Overige informatie

• Voor de uitvoering van de opdracht is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht.
• 'Bring your own device' is van toepassing. Dit houdt in dat je als professional zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina's, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. In pdf.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma-Di-Wo-Do-Vrij

Functieschaal
Functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenerbeloning.