Projectleider Implementatie Zaaksysteem

Uitvoeringsvoorwaarde – arbeidsrelatie en wijze van uitvoering
De opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever.
De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving.
Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen.
De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer.
De inschrijver dient bij inschrijving aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde.
Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet-conform terzijde worden gelegd.
Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt. 

Welkom in Wassenaar
Je komt te werken bij de eenheid Informatie en Datamanagement (I&D) in een kleine bijzondere, gemeente. Een uniek stukje Nederland, waar zo’n 28.000 mensen wonen. Wassenaar ligt midden in het groen aan de Zuid-Hollandse kust, direct naast de bestuurlijke hoofdstad Den Haag. De organisatie telt ruim 250 medewerkers en heeft een platte organisatiestructuur. De sfeer wordt gekenmerkt als open en collegiaal, met veel ruimte voor nieuwe ideeën en eigen inbreng. De kernwaarden respectvol, verantwoordelijk, omgevingsgericht en samen zijn leidend in onze werkcultuur.

De eenheid ondersteunt de gemeentelijke collega’s in hun werk en bij het optimaal en veilig benutten van onze ICT-infrastructuur. Van gegevensbeveiliging tot digitale dienstverlening, we hebben het allemaal. Werk samen met ons om de toekomst van informatie en dienstverlening vorm te geven. Sluit je aan en maak het verschil voor onze inwoners, bedrijven en instellingen!

I&D is in een gastheerschapsconstructie ondergebracht bij de gemeente Wassenaar. Door middel van een dienstverleningsovereenkomst (DvO) neemt de gemeente Voorschoten deze diensten ook af.

Opdracht

Wij zijn op zoek naar een ervaren projectleider die leiding neemt in de implementatie van een nieuw zaaksysteem voor de gemeenten Wassenaar en Voorschoten. Recent is een aanbesteding afgerond en vangen we met het projectteam een nieuwe fase aan. Gezamenlijk met de projectleider van de betrokken leverancier wordt vanaf juli 2026 gestart met de implementatie van het nieuwe zaaksysteem.

Onze organisatie bestaat uit twee samenwerkende gemeenten. De onderlinge dynamiek vraagt om goede afstemming en gezamenlijke besluitvorming, zodat we toe werken naar één uniform, modern en toekomstbestendige inrichting van de zaaksystemen in twee gescheiden tenants.

Het projectteam (en stuurgroep) bestaat uit vertegenwoordigers van beide gemeenten. Het kernteam heeft vanaf de start van de marktverkenning deelgenomen aan het vormgeven van de aanbesteding en blijft nauw betrokken bij de implementatie.

De werkzaamheden bestaan uit:

·         Het intensief samenwerken en aansturen van het projectteam bij de implementatie van het nieuwe zaaksysteem.

·         Het organiseren van de gemeentelijke capaciteit voor het realiseren van projectdoelen.

·         Het periodiek rapporteren en het voorbereiden van noodzakelijke besluitvorming in de stuurgroep.

·         Het actief meedenken bij de inrichting van gemeentelijke processen op een gestandaardiseerde, efficiënte en moderne wijze binnen het zaaksysteem.

·         Het organiseren en aansturen van activiteiten ten behoeve van de adoptie van het zaaksysteem en de nieuwe manier van werken.

·         Het organiseren van gezamenlijke besluitvorming binnen de dynamiek van twee gemeenten.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
2. Een maximum uurtarief van € 99,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer én Fee Flextender;
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar als projectleider van informatiesystemen. Duidelijk weergeven in het cv;
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het implementeren van informatiesystemen binnen een gemeentelijke organisatie, benoem hiervan een referentieproject.
   

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)

1. Aantoonbaar afgeronde hbo-bachelor opleiding in een ICT-richting (20 punten);
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar als projectleider zaaksystemen bij een gemeente. (30 punten);
3. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar bij adoptietrajecten binnen een ICT-omgeving van een gemeente (30 punten);
4. Aantoonbare werkervaring met Agile werken (Scrum/Kanban) en multidisciplinaire teams, duidelijk weergeven in het cv (10 punten);
5. Uiterlijk per 29 juni 2026 beschikbaar voor 24 uur per week (10 punten). 

Competenties

·         Je bent resultaatgericht en je hebt een klant- en kwaliteitsgerichte houding;

·         Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en je kunt procesmatig werken;

·         Je kan zelfstandig werken, maar je bent daarnaast een teamspeler die stevig in zijn schoen

staat en een sterke wil heeft om te leren;

·         Je geeft praktisch advies, signaleert niet alleen risico’s, maar komt ook met oplossingen;

·         Je weet van aanpakken en weet te overtuigen;

·         Je kan goed prioriteiten stellen en hierop sturen;

·         Je bent in staat om het belang van verschillende perspectieven te duiden en te wegen;

·         Als je ook nog beschikt over een gezonde dosis humor worden wij helemaal blij.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1.    Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

2.    Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di –  Wo –  Do –  Vr. Je bent 2 werkdagen fysiek aanwezig in het gemeentekantoor van Wassenaar, in ieder geval op de dinsdag en donderdag. De overige uren kun je in overleg met de opdrachtgever vanuit huis invullen.

Planning
De gesprekken bij de gemeente Wassenaar zijn gepland op donderdag 25 juni van 08.00 uur tot 14.00 uur op het gemeentekantoor van Wassenaar. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op woensdag 24 juni 2026 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie
De gemeente Wassenaar zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 18 juni 2026, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 19 juni 2026 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot dinsdag 23 juni 2026, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.