Integraal Project Management Team Gebiedsontwikkeling

Je werkt binnen het team samen met de Team Leider, de Projectleiders en de Project Assistent. Met elkaar bouwen we aan een afdeling die processen efficiënt organiseert en voorspelbaar is in het realiseren van de plannen door projectmatig te werken en te sturen op GROTICK. Deze plannen bestaan onder andere uit het opzetten en realiseren van binnenstedelijke transformatieplannen van vrijgekomen bedrijvenlocaties en aan de woningbouwplannen binnenstedelijk en op uitleglocaties en plannen met maatschappelijk vastgoed. 

Als Adviseur IPM draag je bij aan de verdere professionalisering van Team Gebiedsontwikkeling. Je adviseert over procesinrichting, projectbeheersing en rapportages en ondersteunt de teamleider en het management bij de doorontwikkeling van het IPM-model. 

Je zorgt dat het team en de organisatie in control is op: tijd, geld, risico’s en kwaliteit en dat projectleiders beschikken over de juiste informatie om goed te kunnen sturen op voortgang van hun projecten. Je werkt samen met de projectleiders, financieel adviseurs en bedrijfsvoering en fungeert als verbinder tussen inhoud, proces en organisatie. 

Je levert concrete producten op zoals planningen, rekenmodellen, dashboards, rapportages, procesbeschrijvingen in de vorm van memo’s en implementeert deze producten om het team verder te professionaliseren op basis van effectiviteit en efficiëntie.

Taken en verantwoordelijkheden

• Ontwikkelen en optimaliseren van processen en werkwijzen binnen het IPM-model.
• Analyseren van projectdata (tijd, geld, risico, kwaliteit) en adviseren over voortgang en beheersing.
• Opstellen en beheren van formats, dashboards en sjablonen voor project-, capaciteit en financiële rapportages.
• Adviseren over rollen, verantwoordelijkheden en besluitvormingsstructuren binnen Team Gebiedsontwikkeling.
• Controleren en coördineren van de projectbeheersing en administratie (uren, financiën, planning).
• Als Secretaris van het Regieteam faciliteer je het overleg en voorzie je erin dat het regieteam van informatie om besluitvorming mogelijk te maken.

Resultaten

• Geactualiseerde projectportefeuille met status per project (planning, tijd, capaciteit, geld, risico’s).
• Jaarplanning op basis van capaciteit en standaard formats voor rapportage en voortgangsoverleg.
• Procesbeschrijvingen voor projectbeheersing en besluitvorming.
• Template voor IPM-baseline en voortgangsmonitoring (GROTICK).
• Wekelijkse Regieteam-rapportage met voortgang, knelpunten en beslispunten.

• Aantoonbare werkervaring met inrichten en beheersen van IPM bij een gemeente en/of overheidsinstelling.
• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen laptop.
• Een aantoonbare afgeronde opleiding bouwkunde, bestuurskunde of projectmanagement op minimaal hbo niveau.

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met inrichten en beheersen van IPM binnen een gemeente.
• Aantoonbare werkervaring met het opzetten en beheren van rapportages. Onderandere met Powerbi, ERP-systemen en MS-omgevingen zoals planner, sharepoint en teams.
• Aantoonbare werkervaring in het rapporteren en werken met GROTICK.
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden en voorzitten van multidisciplinaire overleggen binnen een gemeente, benoem hiervan duidelijke voorbeelden in het CV.
• Een maximum uurtarief van €100,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten.
• Een aantoonbare afgeronde opleiding bouwkunde, bestuurskunde of projectmanagement op minimaal wo niveau.

Competenties

• Analytisch en procesmatig denkvermogen
• Adviserend en overtuigend
• Zelfstandig, neemt initiatief en toont lef;
• Communicatief sterk, mondelinge en schriftelijk;
• Een teamspeler die het leuk vindt om samen te werken met anderen;
• Proactief, weet van aanpakken en kan snel schakelen;
• Organisatietalent: zorgdragen voor structuur en overzicht, ook in drukke of uitdagende situaties;
• Kan omgaan met stress en het presteren onder tijdsdruk
• Adviserend en overtuigend
• Resultaatgericht, gestructureerd en zelfstandig
• Sensitief voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen

Organisatie onderdeel
De gemeente Vijfheerenlanden ligt in het midden van het land, in de provincie Utrecht tussen de rivieren Lek en Linge. Een prachtig gebied met polders, uiterwaarden, dijken, molens, boerderijen, steden en dorpen. Vijfheerenlanden ligt centraal bij de snelwegen A2, A15 en A27. In deze groene gemeente wonen ruim 60.000 inwoners. De 16 woonplaatsen hebben elk hun eigen identiteit.

De gemeente Vijfheerenlanden staat voor een forse gebiedsontwikkelings opgave met woningbouw, maatschappelijk vastgoed en verduurzaming van gemeentelijke gebouwen. Binnen Team Gebiedsontwikkeling wordt het IPM-model geïntroduceerd (Integraal Projectmanagement). De organisatie bouwt aan data-gedreven sturing, voorspelbare processen en projectmatig werken volgens GROTICK.

Beoordeling en selectieproces

Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
De administratieve partner beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
De administratieve partner beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door de administratieve partner ”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door de administratieve partner zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.

2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever worden nader bepaald, afhankelijk van het aantal kandidaten die hiervoor uitgenodigd worden. Zij ontvangen zo spoedig mogelijk bericht zodra de keuze gemaakt is wie op gesprek mogen komen. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Optie tot verlenging: Optie tot verlenging: 1x 12 maanden

Hybride: Geen verdere informatie

Aantal professionals of FTE: 1

Overig algemeen:

Kaders

• De opdracht is adviserend/operationeel en tijdelijk van aard.

• Geen hiërarchische of uitvoerende taken (zoals afspraken plannen of mailbox beheer).

• BYOD van toepassing.

• Samenwerking met teamleiders, stuurgroepen, projectleiders, controllers en data-analisten.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Wo – Do

Fee administratieve partner

De administratieve partner brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier.

Overige informatie

• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.