Servicedesk- of ICT-servicemanager / teamcoach

De gemeente Veldhoven zoekt een ervaren ICT-professional met expertise in servicedeskmanagement, procesverbetering en teamcoaching. De Servicedesk vormt het eerste aanspreekpunt voor alle medewerkers bij ICT-gerelateerde vragen, storingen en aanvragen. De kwaliteit van deze dienstverlening bepaalt in hoge mate de tevredenheid, continuiteit en productiviteit van de organisatie. De afgelopen jaren is de werkwijze van de Servicedesk organisch gegroeid. Er is sprake van een hoge werkdruk, versnipperde registratie, overlappende taken en onduidelijkheid over de grenzen tussen 1e, 2e en 3e lijns ondersteuning. Tegelijkertijd vraagt de verdere digitalisering (M365/E5, Copilot, IAM, selfserviceportalen) en het hybride werken om een herpositionering van de Servicedesk. De opdracht richt zich op analyse, doorontwikkeling en coaching van de Servicedesk, zodat deze zich kan ontwikkelen tot een moderne, klantgerichte en datagedreven ICT-ondersteuning.

Doelstellingen:

• In kaart brengen van de huidige werkwijze, processen, rollen en werkdruk binnen de Servicedesk.
• Analyseren van de kwaliteit van dienstverlening, klanttevredenheid en samenwerking met 2e/3e lijns ondersteuning.
• Benoemen van knelpunten en verbeterkansen in processen, communicatie, taakverdeling en kennisborging.
• Ontwikkelen van een toekomstgericht verbeterplan en visie op de rol van de Servicedesk binnen team Informatisering. Daarbij een goede samenwerking en afstemming zoeken met o.a. systeembeheer (incl inhuurkracht), IT-servicepartner en functioneel beheerder M365.
• Actieve coaching op de werkvloer gericht op klantgericht handelen, eigenaarschap en samenwerking.

Taken en verantwoordelijkheden

• Uitvoeren van een nulmeting van processen, registraties en werkverdeling binnen de Servicedesk.
• Analyseren van ticketstromen, doorlooptijden, klanttevredenheid en heropeningsratios.
• Voeren van interviews met medewerkers, functioneel beheerders, systeembeheerders en gebruikers.
• Begeleiden en coachen van Servicedeskmedewerkers op houding, communicatie, samenwerking en eigenaarschap.
• Formuleren van een toekomstvisie en een SMART verbeterplan met prioriteiten, tijdlijn en benodigde middelen.
• Adviseren over optimalisatie van processen, kennismanagement en tooling (bijv. selfservice, dashboarding).
• Presenteren van bevindingen en plan van aanpak aan team Informatisering en management.

Verantwoordelijkheden

• Objectieve en goed onderbouwde analyse van de huidige situatie.
• Zorgen voor draagvlak en eigenaarschap bij Servicedeskmedewerkers.
• Afstemming en samenwerking met functioneel beheer, systeembeheer en informatiebeveiliging.
• Vertaling van inzichten naar praktisch toepasbare verbeteracties.
• Bevorderen van een lerende en klantgerichte Servicedeskcultuur.

Verwachte resultaten

• Analyse huidige situatie overzicht van processen, rollen, werkdruk en knelpunten.
• Coaching on the job directe gedragsverbetering en versterkte samenwerking binnen het team.
• Toekomstbeeld & verbeterplan visie, prioriteiten, KPIs en concreet plan van aanpak voor verdere professionalisering van de Servicedesk.

• Minimaal 5 jaar ervaring in ICT-servicemanagement of Servicedeskcoaching.
• Kennis van ITIL-processen, klantgericht werken en continu verbeteren.
• Ervaring met coaching on the job en veranderaanpak binnen operationele teams.
• Inzicht in Microsoft 365, selfserviceportalen en tickettools (zoals TOPdesk).
• Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Veldhoven zijn leidend en van toepassing.
• De opdrachtnemer verklaart in het bezit te zijn van een G-rekening (voor ZZP'ers geldt dit niet).
• Inzet alleen na overleg van een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van: Informatica, Communicatie & ICT, Bedrijfskunde of Organisatieontwikkeling.
• Minimaal 5 jaar relevante ervaring binnen ICT-servicemanagement, operationeel teamleiderschap of coaching in een ICT-omgeving.
• Ervaring met analyse van processen, werkdruk en teamdynamiek.
• Aantoonbare ervaring met verbetertrajecten en verandermanagement binnen ICT-teams.

Wensen

• Aanvullend: certificering in ITIL, Coaching, Lean/Continu Verbeteren of Prince2 is een pre.

Competenties

• Sterke communicatieve en verbindende vaardigheden.
• Analytisch en systematisch denker
• Communicatief vaardig en coachend
• Resultaatgericht en planmatig
• Empathisch en motiverend
• Samenwerkingsgericht en organisatiesensitief

De gemeente Veldhoven zoekt een ervaren ICT-professional met expertise in servicedeskmanagement, procesverbetering en teamcoaching. De Servicedesk vormt het eerste aanspreekpunt voor alle medewerkers bij ICT-gerelateerde vragen, storingen en aanvragen.

De opdrachtgever is team Informatisering. Er is behoefte aan een goede samenwerking en afstemming met o.a. systeembeheer (incl inhuurkracht), IT-servicepartner en functioneel beheerder M365.

Bij deze opdracht worden na de eerste selectieronde met een aantal partijen interviews afgenomen. Deze wegen mee in de uiteindelijke beoordeling. Deze interviews worden beoordeeld volgens de hieronder aangegeven criteria. Tijdens het gesprek zal de kandidaat beoordeeld worden op geschiktheid. Weging: 25 %

Diensten voor plaatsing van personeel en personeelsverschaffing CPV code 79000000-4 - Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging.