Senior Informatie en Proces Adviseur

Senior Informatie en Proces Adviseur
Periode: Van 01-8-2025 tot 01-01-2026 (5 aantal maanden) met mogelijke opties tot verlenging
Belasting: 36 uur per week gemiddeld
Tarief: Maximaal 125 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW
Functieschaal: 12

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!
Het team Informatie- en Procesmanagement (IPM) van de ontwikkel organisatie Ruimte zoekt een Senior Informatie- en Procesadviseur (IPA). Op deze diverse en uitdagende plek moet je zowel oog hebben voor de bestaande organisatie met al haar taken en verantwoordelijkheden, maar ook voor nieuwe ontwikkelingen die de medewerkers en hun werk naar een hoger plan kunnen brengen.

Je komt te werken in het Informatie- en procesmanagement team, bij Ruimte. Dit team telt ruim 35 medewerkers die gezamenlijk zorgen voor de integrale ondersteuning op het gebied van informatiebeheer, gegevensbescherming, digitaal werken, procesmanagement, datagedreven werken en innovatie. Bij Ruimte werken we met ruim 1000 collega's aan de toekomst van de stad en beantwoorden we de vragen van morgen. Dit brengt uitdagingen met zich mee, maar die gaan we samen aan. Samen met (keten)partners, inwoners en ondernemers bouwen we dagelijks aan een beter Utrecht: een stad die klaar is voor klimaatverandering, de energietransitie, passende huisvesting en groenere, gezondere wijken. Slimme, veilige oplossingen zijn essentieel, waarbij digitalisering en innovatie een sleutelrol spelen.

Opdrachtomschrijving:
Er is een mogelijkheid om deze opdracht uit te voeren als duo.

Als Informatie- en Procesadviseur (IPA) ga je aan de slag met het identificeren, analyseren, beschrijven en verbeteren van financiele processen. Ruim 20 processen dienen eerst geanalyseerd en beschreven te worden. Met een grondige procesanalyse identificeer je verbetermogelijkheden op het gebied van kwaliteit, doorlooptijd en kosten. Deze bevindingen vertaal je naar een gestructureerde verbeteraanpak die in samenwerking met medewerkers van de betrokken werkstromen wordt uitgevoerd en geborgd. Het vastleggen en conformeren van standaarden en het inrichten van procesrollen is hier onderdeel van. De mogelijkheid is er om deze opdracht als duo uit te voeren. Hierbij is de inschatting dat je 4 dagen per week van je tijd besteed aan het identificeren, analyseren en beschrijven van de processen en dat 1 dag van week ingezet kan worden in het daadwerkelijk uitvoeren (begeleiden) van de verbeteraanpak, het verder ontwikkelen en inrichten van de procesrollen en rapporteren over de voortgang.
Dit betekent dat je:
Processen identificeert en diepgaand analyseert op knelpunten en verbetermogelijkheden met betrekking tot kwaliteit, doorlooptijd en kosten
Processen vastlegt in BPMN (Business Process Modelling Notation) en Archimate en in onze tool Bizzdesign
Je analyse van knelpunten en verbeterpunten vertaalt naar een gestructureerde verbeteraanpak
In samenwerking met medewerkers van de werkstromen de verbeteringen implementeert standaarden opstelt en wijzigingen borgt in de werkwijze en/of documentatie
Bijdraagt aan de implementatie van de procesrollen (eigenaar, coordinator en expert) in de teams
Medewerkers en leidinggevenden begeleidt gedurende de veranderingen
Medewerkers en leidinggevenden traint en coacht op benodigde kennis en vaardigheden voortkomende uit de implementatie van de procesrollen
Fungeert als klankbord en sparring partner voor de andere IPA collegas voor de doorontwikkeling van de procesrollen
Rapporteert over de voortgang en resultaten

Je werkt autonoom; waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden waarbij je rapporteert aan een stuurgroep.

Je/jullie herkennen je in het volgende:
Je bent een resultaatgerichte en pragmatisch ingestelde verbinder. Als ervaren programmamanager vorm je een brug tussen proces en mens en weet je collegas samen te brengen, te enthousiasmeren en aan te zetten tot ander gedrag.

De ideale kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het diepgaand analyseren, vastleggen en verbeteren van bedrijfsprocessen bij voorkeur binnen domeinen als financien en inkoop.

Dit in combinatie met jouw sterke communicatieve vaardigheden dragen bij aan het opstellen van heldere adviezen, het onderbouwen van standpunten en visievorming. Verder beschik je over:

Minimaal 7 a 10 jaar ervaring met proces verbetertrajecten, bij voorkeur in hightech, politiek en bestuurlijke context of gereguleerde omgevingen in een organisatie van >1000 medewerkers.
Aantoonbare ervaring met Lean of andere methodieken voor procesoptimalisatie op incl. praktijkervaring. Voor de senior collega geldt aanvullend praktijk gecertificeerd in procesoptimalisatie op universitair niveau.
Kennis van het vastleggen van processen in systemen als; BPMN (Business Process Modelling Notation) en Archimate in onze tool Bizzdesign.
Vaardig in het betrekken van medewerkers, het faciliteren van workshops en het creeren van draagvlak voor verandering.
Kennis van en ervaring met het optimaliseren van financiele processen is een pre.
Analytisch sterk en in staat om procesknelpunten te vertalen naar praktische, meetbare verbeteracties.
Aantoonbare ervaring met het coachen en trainen van medewerkers en leidinggevend kader
Zelfstandig maar met een scherp gevoel voor afstemming en samenwerking in een bestuurlijke context
Kennis van het concept Werken onder architectuur.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zon inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Goed om te weten:
Gesprekken vinden op 10, 15 of 17 juli plaats. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. De gesprekken zullen plaatsvinden op het Stadskantoor in Utrecht aan het Stadsplateau 1.

In het kader van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) is inschrijving door zzpers niet toegestaan.

Er is een mogelijkheid om deze opdracht uit te voeren als duo.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beeindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.