Projectleider Programma Versterken Financiële Functie & doorontwikkeling financiële keten

De gemeente Utrecht werkt aan het versterken van haar gemeente brede financiële functie. Aanleiding daarvoor zijn signalen over tekortschietende werking van processen. Binnen het programma Versterking Financiële Functie (VFF), dat gestart is in 2025 en doorloopt tot eind 2026, wordt ingezet op het versterken van de samenwerking en het positief beïnvloeden van werkwijze en gedrag. Verder worden 5 sporen onderscheiden: organisatie en besturing, structuur en interne beheersing, processen, informatievoorziening en systemen en medewerkers.

Als vervolg op het programma VFF wordt inmiddels ook onderzocht hoe we de ondersteuning van het werk anders en slimmer kunnen organiseren. In het kader van deze doorontwikkeling zijn we aan het onderzoeken welke ondersteunende taken we in de financiële keten efficiënter en effectiever kunnen doen waarbij ook gekeken wordt wie doet wat, wanneer en vanuit welke rol/positie.

Om uitvoering te geven aan de afronding van het programma VFF en het onderzoek om de financiële keten efficiënter en effectiever in te richten zoeken wij een ervaren projectleider die nauw samenwerkt met de programmamanager, het programmateam en de betrokkenen binnen de gemeente Utrecht voor het onderdeel versterking financiële functie. Daarnaast werkt deze aan verdere verbeteringen in de ketenprocessen binnen de financiële keten van Utrecht.

Als projectleider ondersteun je de programmamanager bij het realiseren van de doelen uit het programma en het MT Financiën bij het onderzoek hoe we de ondersteuning van het werk binnen de financiële keten anders en slimmer kunnen organiseren. Je leidt (deel)projecten gericht op verbetering van processen, informatievoorziening, financiële kaders, interne beheersing en cultuur. Je verbindt medewerkers binnen de lijnorganisatie, control en Financiën & Inkoop (F&I), en weet wanneer je stuurt op inhoud, proces of gedrag.

Concrete taken:

• Ondersteunen van een aantal (deel)projecten.
• Opstellen van projectplannen en bewaken van voortgang, capaciteit, middelen en kwaliteit.
• Faciliteren van bijeenkomsten met betrokkenen bij de verschillende projecten. Daarin laveer je tussen het procesmatig faciliteren en leveren van een inhoudelijke bijdrage.
• Ondersteunen rondom realiseren voortgang, afstemming en rapportage.
• Hands-on leveren van inhoudelijke bijdragen op de verschillende projecten.
• Verbinden van verschillende onderdelen binnen de financiële functie en andere organisatieonderdelen.
• Bewaken van samenhang tussen initiatieven binnen en buiten het programma.
• Signaleren van kansen, risico's en afhankelijkheden tussen projecten en hierop anticiperen.
• Actieve kennisdeling, zowel intern als via externe netwerken (zoals andere gemeenten).
• Rapporteren aan de programmamanager en de manager(s) Financiën en bijdragen aan de algemene voortgangsrapportages.

Resultaat van de opdracht

Het eindresultaat van de opdracht is dat het programma Versterken Financiële Functie (VFF) succesvol is afgerond en dat de doorontwikkeling van de financiële functie binnen de gemeente Utrecht concreet is gerealiseerd en geborgd.

Concreet betekent dit:

• Verbeterde en gestroomlijnde financiële processen en interne beheersing.
• Effectieve samenwerking binnen de financiële functie en met andere organisatieonderdelen.
• Een werkende en gedragen centrale inrichting van ondersteunende financiële taken.
• Verbeterde informatievoorziening en sturing op financiële data.
• Aantoonbare voortgang op de programmadoelstellingen en duurzame implementatie.

Gedurende de opdracht worden onder andere de volgende resultaten opgeleverd:

• Projectplannen en aanpakken voor deelprojecten binnen het programma.
• Voortgangsrapportages (inhoud, capaciteit, middelen en kwaliteit).
• Ingerichte en verbeterde processen en werkwijzen.
• Concrete verbeterinitiatieven en implementaties binnen de financiële functie.
• Afstemming en besluitvorming binnen projecten en programma.
• Inzicht in risico's, afhankelijkheden en beheersmaatregelen.
• Bijdragen aan kennisdeling en samenwerking binnen en buiten de organisatie.
• Adviezen richting programmamanagement en managementteam Financiën.

• Je beschikt over een WO werk- en denkniveau in financieel/economische richting, aangevuld met een postdoctorale opleiding tot registercontroller.
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider binnen financiën bij een 100.000+ gemeente.
• Aantoonbare kennis van gemeentelijke financiële processen en BBV.
• Beschikbaarheid voor ten minste 25 uur per week.
• Bereidheid tot werken op locatie in Utrecht.

Wensen

• Ervaring met programma- en projectmanagement binnen complexe organisaties.
• Diepgaande kennis van financiële processen, interne beheersing en governance.
• Ervaring met organisatieverandering.
• Vaardigheid in het verbinden van strategie, processen en gedrag.
• Stakeholdermanagement binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Ervaring met het aansturen en begeleiden van verbetertrajecten.
• Ervaring met werken in grote overheidsorganisaties (>2.000 medewerkers).
• Ervaring met het ontwikkelen en implementeren van gemeentelijke financieel beleid en P&C-instrumentarium.
• Ervaring in werken in een veranderkundig programma binnen gemeentefinanciën.
• Veranderkundige ervaring (leidinggeven aan gedrags- en cultuurverandering).
• Kennis van of ervaring met het werken binnen regierollen zoals coördinerend regisseur, business controller of coördinator P&C.
• Een pré is als je als adviseur werkzaam bent geweest bij een adviesbureau.
• Een pré is wanneer je leidinggevende bent geweest binnen gemeentefinanciën waarmee je ervaring hebt met de context en problematiek waarbinnen het programma acteert.
• Je hebt een training gevolg op het gebied van samenwerking in teams, bijvoorbeeld teamcoaching.

Competenties

• Proactief, verbindend en resultaatgericht.
• Analytisch sterk en bestuurlijk sensitief.
• Kan schakelen tussen strategie, proces en operatie.
• Sterk in het structureren van complexe opgaven.
• Ervaring met complexe stakeholderomgevingen.
• Draagt bij aan cultuurverandering: aanspreekbaar, samenwerkend, transparant.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn.

Gesprekken zijn gepland op 6 of 7 mei. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Optie tot verlenging: De opdracht heeft een looptijd van circa 12 maanden, met mogelijke verlenging.

Hybride: Bereidheid tot werken op locatie in Utrecht is een vereiste.

Overig algemeen:

Voor deze opdracht geldt er een verscherpte integriteitsscreening welke door een externe partner wordt uitgevoerd. De uitkomst van het onderzoek is bepalend voor de definitieve opdrachtverstrekking.

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.